高校档案目录数据库建设点滴谈

蹇文燕

（四川师范大学档案馆 四川 610000）

信息化、数字化的发展推动了档案的信息化、数字化进程。档案的数字化包括了档案目录数字化以及档案全文数字化两个方面。从全国范围来看，各级各类档案机构根据各自的具体情况都在逐步开展档案的数字化工作，目前主要集中在档案目录数字化建设，也就是档案目录数据库建设方面。关于档案目录数据库建设，尽管有国家行业标准档案著录规则（DA/T18-1999）作为指引性文件，但很多单位目录数据库建设过程中仍然出现了很多问题，走了很多弯路。根据笔者参加高校档案馆档案目录数据库（以下简称“建库”）建设的实践和体会，笔者认为在进行建库时应当注意以下几个方面。

一、做好建库前的准备工作

（一）做好人、财、物基本设施的准备

在建立档案目录数据库之前，首先要做好建库前的准备工作，例如工作人员的安排、设备设施的购买、资金的筹集等等。根据本单位的人员配置情况，抽调一人或多人共同承担整个建库任务。同时通过利用现有资源或购买、租借等方式取得建库所需的计算机、电脑桌以及其他可能用到的辅助设备例如缝纫机、装订机、归档章等等。此外，还应当根据对建库工作的估计争取单位领导财务上的支持。完成这些，只是完成了准备工作的一部分而已。

（二）做好对待建库档案的摸底工作

对待建库档案进行摸底，掌握库存档案实体整理情况是相当重要的。档案的整理情况很大程度上决定了建库的效率和质量。可以通过查看已有的手工目录或者单机目录以及抽检各门类的部分档案来了解库存档案的整理程度。例如文书、科技类档案的案卷题名是否准确，档号、归档单位、起止日期、保管期限等项是否都填写清楚，卷内文件是否需要去除金属物、复印、编页号、装订、盖归档章等；声像类档案是否都有详细的文字说明；档案卷盒是否需要更换，是否需要进行除虫处理等等。

掌握档案整理情况后，建库工作应根据利用率、重要程度、难易程度等分阶段进行。同时也应保持相对的系统性，例如不宜将利用率高的涉及众多门类的档案拆散开来著录等等。档案目录数据库建设是一个长期的过程，要有一个长远的计划，一个一个阶段逐步完成全部档案的目录数字化建设。一般来讲先对利用率比较高的、重要的、容易的某个门类的档案进行建库，有经验后再处理其他较为复杂的门类。建库前，根据档案原来的整理情况进行人员安排，若原整理基础较好，只有极少部分需要改动，就可以边著录边修改。但是修改的部分需要得到档案工作人员的指导。如果有大量档案存在诸如题名不规范或者完全没有，无保管期限，案卷有发霉、虫害、受损等情况时，应先组织人员对档案进行整理，整理结束后再著录。笔者曾经在成都市档案局（馆）参加民国档案抢救和保护项目的著录工作。由于该项目工程量大，耗时长，所以裱糊、切边装订、著录等各个环节都是分开进行的，由专人分别负责管理。人员配备较少，办公场所比较紧张的档案机构应当综合考虑，统筹安排，以达到保证进度的同时保证质量。

（三）做好对建库人员的培训

建库的准备工作还有一项就是对建库人员的培训。档案机构的人员配置一般都比较少，而档案目录数据库建设的工作量又大，因此需要借助“外力”。一般的地方性综合档案馆进行数据库建设时多采用服务外包的方式，比较小的档案馆或者综合档案室多采用临时聘请人员专门从事此项工作的方式。在高校，采用招聘研究生助管以及勤工俭学学生的方式比较多。在对建库人员进行培训时除了基本的档案著录规则和著录要求的培训外，也应当注重工作纪律的要求。将工作的质量与工作的报酬结合起来，提高建库人员的责任意识，保证建库的质量。建库工作中可能会接触一些涉密档案，这就要求建库人员要有保密意识。同时建库人员也有责任保证档案的安全完整，如不允许档案上涂改，不允许将档案带出工作区域等等。

二、做好建库中的监控工作

在建库过程中要实时进行监控，对出现的问题及时解决，并对建库前的计划进行修订。无论档案的再整理与建库是同时进行还是分开进行，都必须加强过程干预和控制。档案再整理的质量决定了建库的质量。对再整理过程进行检查，发现问题及时修改，保证再整理工作的质量。例如页号的标识就相当重要，尤其是年代较为久远的档案。笔者遇到过这样一个例子，在录入上个世纪50年代形成的行政档案时，由于卷内文件多，页号编制很混乱，常出现断号、重号等情况。著录时按照正确的页码进行，但是没有重新编页号。在查找利用时发现虽然建库了，但是查找很不方便，只能一页页地翻，不可避免地浪费了大量的宝贵时间。另外题名的准确性对档案检索的查全率和查准率的高低也起着决定作用。案卷题名和文件题名是档案检索的主要手段，是档案利用者最为熟悉也最喜欢采用的检索方式。题名的准确相当重要。笔者在建库过程中发现，上个世纪七八十年代之前的案卷题名一般都是“××系/处文件材料”，完全没有揭示卷内文件的内容特征，很不利于查找。诸如这种案卷题名如果在建库时没有修正，之后就更可能淹没在库房中，再无整理的契机。

目录数据库建设是一项基础性工作，需要投入较多的时间和精力，因此不能急于求成。必须严把质量关，虽然档案数据库的建设以数量作为最直观的显示方式，但是质量才是根本。离开这个根本，数量再多也只是“镜中花，水中月”。这就要求在建库的过程中，要注意著录的准确性。也就是说在档案著录过程中，要尽可能地完善各个著录项，包括题名、时间、责任者、文（图）号、类目、主题词等等。著录标引越准确，就越有助于利用者迅速准确地找到自己所需要的档案。在大力开展目录数据库建设的时候，不能一味追求速度，加快速度的同时也应当保证建库的质量。建库初期，档案工作人员对著录要进行实时监控，发现错误，立即修改。笔者发现，由于建库人员一般未接受过专业的档案专业知识，加之建库一般按录入记录数计工作量，著录过程中常出现各种错误。以“南大之星”档案管理系统为例，常出现的错误包括：将案卷级目录与文件级目录等同只录一次、档号录入错、保管期限错、卷内文件题名录入过于简单、责任者选择错、文件时间录错等等。由于该系统默认为“继承添加”的方式，因此第一个录错，很可能接下来的数据都错，导致后期修改量非常大。因此在录入初期对著录的质量加强检查的频率，可以显著提高著录的质量。

在著录过程中，除了保证准确性之外，还应注意对题名只有简单变化的条目进行简录，如人事处归档的职称呈报表、教职工报到证、教务处归档的学生成绩表等等。以“南大之星”档案管理系统为例，可将人员名单录入一张表格，放入“全文”选项中。这样，既可实现人名搜索，又能节约系统内存空间，提高对数据库读取的速度。

在建库的同时，档案专业人员对著录数据进行逐条检查后，应当以年度或者门类为单位及时提供检索利用，以便在第一时间发挥目录数据库的实效，进一步推动目录数据库的建设。目录数据库建设的目的在于使用，只有使用才能发挥其实效，体会目录数据库所带来的方便快捷，才能从另一方面说明目录数据库建设的重要性与迫切性，从而为目录数据库的建设与应用营造更良好的环境，进一步地推进目录数据库的建设。及时提供利用还有一个功效就是：根据对已著录数据库在利用过程中反映出的问题，及时对建库的相应环节做出相应调整，以此来进一步提升目录数据库建设的质量，真正做到“以用促建、用建结合”。

三、做好建库后的总结工作

建库结束后，应当对建库的工作进行总结。一般来说，建库都是分步骤分阶段逐步进行的。在完成一个阶段的建库工作后，应当及时对建库工作的方方面面进行总结，这样才能积累经验，形成规范，为下个阶段的目录数据库甚至以后的全文数据库建设的开展提供借鉴和参考。

通过全面筹划和参与一个阶段的目录数据库建设工作，档案专业人员的综合能力和素质得到了锻炼；通过“借助外力”，积累了档案再整理与著录的培训、对建库人员的管理等方面的经验与教训；同时为确保建库工作的顺利开展，形成了自己的《档案整理要求》、《档案目录著录注意事项》等操作规范和标准，这些都为今后开展目录数据库或者全文数据库的建设工作提供了可资借鉴的宝贵经验和工作方法。

[1]杨永明《建立档案目录数据库中目录录入应注意的问题》云南档案2005/6.

[2]李军《如何进一步确立目录工作在档案工作中重要环节的地位》黑龙江科技信息2010/20.

[3]吴新宇《高质高效，积极推进目录数据库建设工作——浙江省档案馆目录数据库建设工作情况介绍》浙江档案2005.3.

[4]洪桂荣,肖洪芳《基层档案部门机读目录录入工作中存在的问题》山东档案2003/5.

[5]杨仲迎《对网上录入档案信息的思考》兰台世界2007.6.