图书馆文献资源建设的新举措:重点文献入藏调研与补充——以东莞图书馆为例

李正祥,陈秀琴

(东莞图书馆,广东 东莞 523071)

图书馆获取文献信息资源的手段很多,包括购买、受赠、交换、复制,等等。当然,建设一个结构合理、特色鲜明、文献保障率高的馆藏文献资源体系,仅仅机械地采用这些方式显然是不行的,必须不断创新文献资源建设思路。笔者一直工作在图书馆文献资源建设工作第一线,长期致力于探索用科学的方法开展图书馆的文献资源建设。在此,笔者以东莞图书馆为例,介绍一种文献资源建设的新方法——重点文献入藏调研与补充,欲与同行共享,并求商榷。

1 “重点文献入藏调研与补充”之含义

所谓的重点文献入藏调研与补充,就是先对我们认为是比较重要的文献进行馆藏入藏情况的调研,在此基础上,根据本馆的文献收藏原则,对无馆藏的文献进行补充采购,对已入藏但数量不足的文献补充所需复本。关于这项工作,有几点需要说明:1)这里所说的重点文献,不是经过权威机构的认定和规定,而是由东莞图书馆采访工作人员自行确定的,相对东莞图书馆来说具有重要意义的文献。2)从载体形式来看,一般是指纸本中文图书,也有少量的音像制品。3)这项工作的开展,一般以年度为界限,在每年年初的几个月里集中进行。

2 “重点文献入藏调研与补充”之程序

2.1 重点文献的界定

要进行重点文献的入藏情况调研,首先必须搞清楚何谓重点文献,哪些文献才是重点文献,这些重点文献如何界定的问题。

2.1.1 内容的界定。我们认为,所谓的重点文献是指近两年来在社会上产生一定影响的文献(包括中文图书和部分音像制品)。从内容上来界定,主要是指以下几个方面:1)获得各种奖励的文献,如“冰心图书奖获奖图书”“第二届中华优秀出版物奖获奖作品”“首届中国建筑图书奖获奖图书”“国家图书馆文津图书奖获奖图书”“中国最美的书”“首届(2008)中国法学优秀成果奖获奖图书”等。2)得到权威机构或专家认可、推荐的文献,如“新闻出版总署向全国青少年推荐百种优秀图书”“30年中国最具影响力的 300本书”“60年中国最具影响力的600本书”“五个一工程入选作品”“年度十大商业图书”“年度十大家庭教育图书”等。3)受到各种媒体好评的文献,如“中华读书报年度图书之 100佳”“搜狐网‘读本好书’年度好书”“凤凰网年度最佳图书”等。4)有关的畅销排行榜图书,如“2008年度中国内地人文社科类畅销书”“2008年度中国内地文学类畅销书”“当当网年度畅销图书”等。

2.1.2 时间范围的界定。由于很多的评奖项目和排行统计是在年末岁终完成,因此,对重点文献的收集大多也只能在年末才能得以实现。我们收集的重点文献主要是指在过去一年出版并在社会上产生过一定社会影响的文献,也可以是几年之前出版但其影响是在过去一年才表现出来的文献。

2.2 重点文献的搜集

重点文献界定之后,就是如何进行重点文献的搜集了,这是重点文献入藏情况调研与补充工作的重要环节,直接决定了该项工作开展的深度和广度。搜集的渠道越广、来源越丰富,那么我们得到的重点文献就越多,这项工作就越有价值和意义。作为文献采访员,需要经常阅读有关书目、书评,浏览相关网站的读书频道、网络书店的销售信息等,并有计划、有选择地记录下我们需要的重点文献或重点文献的信息来源。根据我们的实践经验,这几年搜集的重点文献主要来源于《中华读书报纸》《出版商务周报》《中国图书商报》《文汇阅读周报》《中华书目报·图书馆报》《中华书目报·社科新书目》《中华书目报·科技新书目》以及当当网、卓越网、搜狐网、新浪网、凤凰网的读书频道等。

2.3 重点文献文档的建立

在对重点文献进行搜集的过程中,有时候得到的是具体的文献信息,而更多的是关于重点文献的信息来源,这就需要采访人员按照信息来源的提示,逐一查找具体的文献信息,建立重点文献文档。文档中的一条书目信息一般包括:书名、ISBN、出版社、出版时间、价格、开本、装帧形式等。

2.4 文档的整理

有时候,某一种重点文献可能出现在多个重点文献来源之中,所以在建立文档之时,为确保文档信息的完整性,我们应该如实按照标准格式进行记录。待整个重点文献文档完成之后,再按题名对所有重点文献进行排序,将重复的文献集中在一起,这样就很容易删除重复的书目信息了。

重点文献文档虽然建立起来了,但并不是所有的重点文献都适合于每一个图书馆收藏,所以,在对这些重点文献开展馆藏入藏情况调研之前,应先对他们逐一审核,排除一些不适合本馆收藏原则和收藏范围的文献,这样可以减少馆藏入藏情况调研的工作量,避免不必要的人力和时间的浪费。

2.5 馆藏入藏情况的调查

重点文献文档建立和整理之后,就要对其入藏情况进行调查,以确定是否有馆藏,馆藏数量多少;是否有预订,如果有预订,是向哪一个图书供应商预订的,什么时候预订。记录并掌握这些情况,将能极大地方便下一步的补充采购。

就调查方法而言,可以通过采购预订系统进行批量查重,然后对照原始重点文献文档逐一核对馆藏和预订情况;也可以通过书名或 ISBN的途径一条一条进行查重,并在该条书目后面记录下馆藏和预订情况。前者可以保证查重的速度和效率,后者则确保了调研结果的准确性。

2.6 缺藏文献的补充采购

根据调研的结果,对无馆藏也无预订的重点文献即刻进行报订,交与相关图书供应商进行采购,并及时跟进。对有预订记录的重点文献,可依据预订的时间来判断该文献是否还在采购的过程中,并把这些有预订记录的重点文献书目交由相关的供应商,以最终确认是否有货,或者由他们再次进行采购。

3 “重点文献入藏调研与补充”工作之实践

2008年初,东莞图书馆采编部指派专人首次对2007年国内的各类重点文献馆藏情况进行了调研与补充采购,得到了东莞图书馆领导的肯定。2009年,该馆总结上一年的工作经验,一方面,注重对2008年度各种重点文献信息及信息来源的搜集;另一方面,组织更多的人力参与到这项工作中来,建立了翔实、完备的重点文献文档,缺藏的重点文献及时得到补充,而且还撰写了调研报告。经过 2009年的实践,“重点文献调研与补充”工作日臻完善和规范,并逐步形成了一套切实可行的流程,为该项工作持续开展和常规化实施奠定了坚实的基础。2010年是开展“重点文献调研与补充”工作的第三年,虽然规模较 2009年有了一定的扩大,但由于有了一套行之有效的工作程序,因此效率也显著提高。下面以 2009年为例,介绍一下东莞图书馆开展“重点文献调研与补充”工作的情况。

3.1 重点文献的信息源

2009年所调研的重点文献,主要是来自以下信息源所包含的图书:

(1)《中国图书商报·阅读书周刊》2008十大好书

(2)2008—2009中国十大家庭教育图书

(3)2008年“茅台杯”人民文学获奖作品

(4)2008年度中国内地生活类畅销书

(5)2008中华读书报年度图书之十佳作品

(6)2008中华读书报年度图书之 100佳

(7)搜狐网“读本好书”2008年评选结果

(8)2008年《当代》长篇小说“五年最佳”

(9)21世纪年度最佳外国小说

(10)2008年和讯华文财经图书获奖作品

(11)2008年度十大图书

(12)《父母必读》与“红泥巴读书俱乐部”评选2008年度十佳童书

(13)改革开放 30年 30部优秀科普翻译图书

(14)“中华诗词终身成就奖”获奖作品

(15)《蚁呓》获 2008年世界最美图书特别制作奖

(16)30年中国最具有影响力的 300本书

(17)2008年度中国内地文学类畅销书 TOP10

(18)2008年度中国内地经管类畅销书 TOP10

(19)2008年度中国内地人文社科类畅销书TOP10

(20)2008年度中国内地少儿类畅销书 TOP10

(21)2008年十大商业图书

(22)2008中国最美图书获奖作品

(23)第二届(2008)中华优秀出版物获奖作品

(24)第六届华语文学传媒奖获奖作品

(25)第三届中国图书出版集团图书奖获奖作品(54种)

(26)2008年冰心图书奖获奖作品

(27)2008年十大股票图书

(28)2008中国十大健康图书

(29)第四届(2008)“国家图书馆文津图书奖”获奖图书

(30)首届(2008)中国法学优秀成果奖获奖图书

(31)五个一工程入选作品(少儿系列)

(32)2008年度最佳少儿读物

(33)2008年十大品牌童书

(34)2008十大员工培训图书

(35)凤凰网 2008年度最佳图书

(36)首届中国建筑图书奖评选作品

(37)新闻出版社总署第五次向全国青少年推荐百种优秀图书

(38)第二届“三个一百”原创人文科类图书

(39)第二届“三个一百”原创出版文艺少儿类图书

(40)第二届“三个一百”原创出版工程科学技术类图书

(41)2009年《中国图书评论》月度排行榜图书

(42)深圳读书月评选的 2008年十大好书

3.2 调研数据分析及补充采购结果

经过对1 744种重点文献馆藏入藏情况的调查和统计,东莞图书馆已入藏的有 973种,占所调研重点文献的 55.8%;暂缺 515种,占所调研重点文献的 29.5%;预订而未到馆的有 256种,占所调研重点文献的 14.7%。一半以上的重点文献已入藏,从一定程度上反映出东莞图书馆文献采访工作的成效。但是,仍有 30%左右的重点文献没有进入采访人员的视野,甚至连预订记录都没有,这也说明了今后的采访工作需要进一步加大书目提供的力度和范围。

截至 2009年 3月,东莞图书馆暂缺重点文献共有 771种(包括有预订但无法到馆的),出版时间范围较广。其中主要集中在 2007年和 2008年,分别达到了 263种和 308种,占 34%和 40%。但也正是因为年份集中为我们的补充采购提供了方便,确保了较高的到货率。这也说明,我们对新近出版的重点文献的书目信息掌握还有所欠缺,在今后的工作中需要改善和加强。

4 开展“重点文献入藏调研与补充”的意义

4.1 真正达到了图书馆文献采访工作的目的

文献采访工作并不是一种简单对文献实施购买的行为,它还包含有一个对文献内容和书目信息进行“访”和“求”的过程,要求对各种文献出版动态、文献的社会影响以及文献书目等有所了解(甚至还要加以比较和研究),这样,才能确保文献采购的质量。“重点文献入藏调研与补充”这项工作不论是对相关文献社会影响力的关注、重点文献信息源的搜集,还是对重点文献馆藏情况的调研,都达到了文献采访所要求的目标。其表现出了文献采访工作研究性的一面,是对文献采访行为的一个全面提升,而这也正是当前许多图书馆的文献采访工作所欠缺的。

4.2 为馆藏文献质量的分析提供依据

通过调研,了解这些重点文献在东莞图书馆的入藏情况:哪些有入藏,入藏率有多少;哪些缺藏,缺藏多少,为什么缺藏;哪些需要补充,哪些不需要补充,等等。对这些情况的了解和掌握,以及文档的建立,将为我们开展馆藏文献质量的分析、评价与研究提供相关的依据。

4.3 弥补日常采购之不足

在常规的文献采购工作中,由于受新书书目来源以及一些其他因素的制约,有些受到好评、产生着一定社会影响的文献并不一定能如期采购、入藏到图书馆,因而给我们的文献采购工作带来一些遗憾。通过调研,可以对缺藏的重点文献进行补充采购,从而弥补采购工作之不足,提高采购工作质量。