中小型图书馆书目数据质量控制的三个环节

张 梅

(西安文理学院图书馆,陕西 西安 710065)

与大型图书馆相比,中小型图书馆在技术、管理、人才、经费、馆舍条件等各个方面都存在比较明显的差距。改善管理、提高服务质量和服务效率,是中小型图书馆发展的主要方式。书目数据控制是图书馆服务的上游工作,影响颇大且十分重要。规范、标准的书目数据,不仅是图书馆文献建设、自动化管理、读者利用、书目信息交流和资源共享的基础,更是实现现代图书馆“以人为本”“读者第一”等服务理念的基本要求。在实践工作中,因书目数据漏查率、误查率过高而引发读者不满、加大流通管理人员的劳动强度等不良现象时有发生。因此,对于基础都比较薄弱的中小图书馆而言,通过事前、事中、事后全过程的质量控制,以确保书目数据质量,非常必要。

1 书目数据质量的前期控制

书目数据质量的前期控制,主要是指要做好书目数据回溯建库前的各项准备工作,包括编目人员业务培训、选择适用的管理系统、明确书目数据来源渠道等。

1.1 回溯建库前的人员培训工作

图书馆集中进行回溯建库,往往会组织大量的非编目人员参与。这些工作人员编目专业知识相对薄弱,对著录规则、《中国图书馆分类法》(第四版)、机读目录格式等知识掌握得不全面、不准确。因此,在回溯建库之前,首先要对这部分工作人员进行系统的业务知识培训,制定出科学的操作流程和质量监督管理办法。最大限度地减少套录数据错误、著录内容不全等严重影响书目数据质量问题的出现。

1.2 选择适用的管理系统

在高校图书馆合并过程中,书目数据合并往往会涉及两个棘手问题。一是各馆著录详简级次不同,分类标引没有统一的标准,这给数据合并工作造成了很大的困难。先论证、后合并,先模拟合并、后实质性合并,是控制书目数据质量比较有效的办法;二是合并各方使用的自动化集成管理系统不同,将涉及系统的转换、升级或更换问题。如果这个环节处理不好,不仅会出现大量的数据错误或数据丢失现象,而且还可能影响到图书馆的长期发展。因此,通过科学论证与科学决策,选择既符合现实需要,又符合长远发展要求的自动化集成管理系统,是书目数据质量事前控制的一项重要内容。

1.3 外部书目数据源的选择

在回溯建库或新书著录中,外部数据源的选择与引用非常重要。图书编目可利用的外部书目数据源很多,如中国国家图书馆的数据、CALIS联合编目中心的数据、图书在版编目(CIP)数据、书商提供的免费数据等。由于这些数据在著录标准、著录格式和数据质量上存在着一定的差异,编目效果也会随之不同。因此,编目人员可优先考虑采用中国国家图书馆或 CALIS联合编目两大中心的数据。如果书商提供的数据质量差、错误多,一定要向书商提出或在图书采购合同中约定要求书商提供指定数据源的数据。

2 书目数据质量的编目控制

书目数据的著录过程涉及大量标准、规范的运用,如中国文献标准化委员会等制定的《文献著录总则》《中国文献编目规则》《信息交换用汉字编码字符集》《汉语叙词表编制规则》《文献叙词标引规则》《中国机读目录通讯格式》等。从以往编目工作的实践来看,一些比较常见的错误看似简单,但出现错误的频率很高,需要引起编目人员注意。

2.1 ISBN号著录不正确

ISBN(国际标准书号,International Standard Book Number)记录于 MARC书目数据的 010字段,具有唯一性。ISBN的分配原则是一个定价单位一个号码,一种著作的精装书和平装书定价不同,号码也不同[1]。这一现象常常被编目人员忽视。另外,遇到图书与附盘的 ISBN号不同时,编目人员在录入过程中要认真仔细地核对,防止因粗心大意而造成著录错误。

2.2 题名与责任者项著录内容不准确

相关统计表明,95%以上的读者在检索文献时,会首选题名或作者为检索词。为了提高读者对文献的检全率和检准率,编目人员在书目数据著录过程中,要注意一些细节。

(1)正题名、副题名、丛编名混淆著录。由于编目人员粗心大意或图书出版信息不规范、不标准,编目时常常会出现正题名、副题名和丛编名混淆著录的现象。这很容易造成漏检或误检。

(2)忽略了同一责任方式第一责任者之外的其他责任者。按照著录规则的规定,同一责任方式的责任者为三个或超过三个以上时,只著录第一个责任者,其后加“等”字。在 701字段,计算机只能自动生成一个责任者,其他几个责任者需要编目人员另外添加[2]。

如:数据库系统原理与设计/万常选等编著(所题编著者还有:廖国琼、吴京悲、刘喜平)

著录为:200 1#＄a数据库系统原理与设计@f万常选等编著

701#0＄a万常选@4编著

需要添加:

701#0＄a廖国琼@4编著

701#0＄a吴京悲@4编著

701#0＄a刘喜平@4编著

(3)译著中原著责任者个人姓名的著录前后不一致。一些译著作品,由于版本或译者不同,对原著责任者的译法也会不一致。除了汉译名的汉字不同之外,有的采取“名·姓 ”形式,有的采取 “姓 ,名 ”形式。在这种情况下,编目人员需要严格按照规范要求进行处理,避免责任者项著录混乱。

如:美国小说《飘》,原著责任者就有几种译法和形式,出现了几种著录结果:

200 1#＄a飘 ＄f(美)玛格丽特·米切尔著

200 1#＄a飘 ＄f(美)玛格丽泰·密西尔著

200 1#＄a飘 ＄f(美)米切尔,玛著

200 1#＄a飘 ＄f(美)米西尔,马著

2.3 版本项与出版发行项内容不准确

正确区分版本与版次,区分题名中含版次说明与版权页版次对于正确著录版本项与出版发行项的内容非常重要。一般而言,正题名中含版次说明(影印版多见)的,可以作为说明题名文字在著录中给予说明;正题名中含原教材题名的(如教学参考书、教学大纲、复习指导书等),可以作为完整的题名来著录;版权页版次则作为图书版次著录。

如图1所示,目标区域是一个L×W的矩形区域,网格法将目标区域用平行于x轴和平行于y轴的一系列等间距直线划分成一个个的网格,网格间的距离称为粒度d,由期望的覆盖判断精度所决定。

如:200 1#＄a世界宗教 ＄e第九版 ＄f(美)霍普菲·伍德沃德著

200 1#＄a自动控制原理(第五版)同步辅导及习题全 ＄f解孟浩,刘东星主编

200 1#＄a高等数学 ＄e2006最新版 ＄f《高等数学》编写组编205##＄a 4版

当出现两个或两个以上出版者时,一些编目人员往往只著录其中一个,或将两个或两个以上的出版者著录在同一个子字段里。由于计算机只识读最前面的一个,所以后面的内容就无法检索出来。因此,著录时要按机读目录格式要求重复 210字段的子字段 ＄c、＄d并添加相应内容,使每个出版社都可以作为检索点供读者检索查找。

如:《中央音乐学院海内外钢琴(业余)考级曲目》/人民音乐出版社,华乐出版社,2001年 2月

不能著录为:200 1#＄a北京 ＄c人民音乐出版社,华乐出版社 ＄d2001.02

应著录为:200 1#＄a北京 ＄c人民音乐出版社＄d2001.02＄a北京 ＄c华乐出版社 ＄d2001.02[3]

2.4 载体形态项著录内容不全

最近几年出版的计算机类、语言类图书,许多都配有随书光盘。随书光盘可以帮助读者加深对图书内容的理解,激发读者的阅读兴趣,有很好的学习辅助作用。因此在编目中,需要给图书 MARC书目数据 215字段的子字段 ＄e添加有关揭示该书随书光盘内容的著录说明,将载体形态项所涉及的内容著录齐全,以便于读者利用。

2.5 丛书与多卷书的著录方式不一致

在著录丛书与多卷书的过程中,需要根据两者的编辑出版特点、具体特征而采取集中著录或分散著录的著录方式。由于多个编目员同时著录、各自为政,集中著录或分散著录采用的著录方式常常不统一,致使同一套书出现两个不同的编目结果,导致书目数据记录混乱。为保证此类图书的编目质量,应该注意总题名、分题名的查重,使同一套书编制体例一致。

2.6 分类标引、主题标引不规范

分类标引和主题标引的质量是文献检索效率的保障,分类不准确甚至错误,就不能准确地揭示文献;主题标引不全面、主题标引错误或没有主题标引,则不能全面揭示文献的信息内容。在具体的分类标引和主题标引中,要严格按照分类规则、分类法、标引规则、标引工具对文献进行规范标引,避免出现“同书异号”或“异书同号”现象。多卷书的索书号要前后保持一致;要正确处理同一版本的书与同一种书的不同版本;要避免主题标引的漏标、泛标、误标或不标。

2.7 馆藏项录入出错

馆藏项著录出版物的馆藏信息,包括馆代码、排架分类号,书次号等内容,以 MARC书目数据的 905字段表示。当外来数据的分类体系与本馆分类体系不相符时,就必须对 905字段的馆藏信息加以修改。著录馆藏项时,要特别注意索书号中分类号的类号及其大写、类目级次、阿拉伯数字、符号(如“.”“=”)等容易出现错误的地方。

如:Q-332录入为 O-332,错录英文字母大写Q为 O;TP36录入为 tp36,误录英文字母大写为小写;I267.1录入为 267.1,漏录英文字母大写 I;I267.1录入为 I26.71,符号“.”错位,类目级次出现错误。

2.8 著录符号不规范

在书目数据著录过程中,常会出现一些不规则录入,错录或误录。如常见的 ISBN号、分类号、题名、责任者等检索点的著录用字错误;数字、字母、标识符录入不规范;英文字母的大小写,全角、半角混杂著录;标点符号的误录等。这些细微之处都会影响读者文献查询的准确性,编目时应注意著录用字规则,避免录入错误。

3 书目数据质量的维护控制

书目数据质量维护控制主要包括规范编目标准,建立质量信息反馈制度,严格数据审校、合并重复数据、清理数据垃圾,提高编目人员的综合素质等。

3.1 规范编目标准

对文献编目标准作统一规定,采用《中国图书馆分类法》分类,严格按照《中国文献编目规则》(第二版)和《中国机读目录通讯格式》的标准进行编目。为了使编目标准统一,还需要给编目人员配备《汉语主题词表》《名称规范数据款目著录规则》《主题规范数据款目著录规则》等必要的工具书,以供编目人员随时查阅。

3.2 建立质量信息反馈制度

建立书目数据质量信息反馈制度是书目数据质量维护控制的一个重要环节。为把握好这个环节,编目人员应该主动与相关专业人员特别是图书流通部、阅览部的管理人员沟通,了解他们在管理过程中发现的或读者反映的有关书目数据质量问题。对于这些反馈信息,编目人员要随时记录、整理,确实属于编目错误的,要及时修改、更正。

3.3 严格书目数据审校

书目数据的审校程序,就是通过定期或不定期的自检、互检或专检(抽业务能力强的专业人员担任数据审校工作,实行专检)等方式,发现编目或书目数据存在的问题,以便及时采取补救措施,确保书目数据质量。

3.4 合并重复数据、清理数据垃圾

由于各种主客观原因,书目数据库中会出现一些重复记录或残缺不全、无法有效利用的垃圾数据,当这些数据累积到一定程度时,就会影响书目数据的质量和有效利用。因此“书目数据记录的清理、去重、合并已逐步成为图书馆书目数据维护工作的常规业务”[4]。编目部门要与技术部门相互配合,定期清理垃圾数据、合并重复数据,以保证图书馆采购分编、OPAC检索、典藏统计等基本业务正常运作。

3.5 提高编目人员的业务素质

图书馆从原始手工编目过渡到机读目录自动化管理,编目员从原先负责单项编目业务流程转变为由一人独立完成查重、标引、著录、审校等多项编目内容,这对编目人员的业务能力提出了更高的要求。因此,编目部门要定期或不定期地组织编目人员开展业务培训或业务学习,除了必须掌握编目工作的基本原理与方法和机读目录格式中字段、指示符及各子字段的含义、内容之外,还需要熟知《普通图书著录规则》(GB3792.2)、《中国文献编目规则》(第二版)、《中国图书馆分类法》(第四版)、《汉语主题词表》《中国机读目录通讯格式》等相关内容。通过学习与交流,不断更新知识结构、扩展知识面、提高编目人员自身的业务素质。

确保书目数据质量是一个系统性的工作,其中既有技术问题、管理问题、制度问题,也有编目人员专业知识以及责任心、服务理念、团队精神等个人的素质问题。对于中小图书馆而言,只有把好每一个环节的质量关,才能最终完成高质量的书目数据库建设。

[1]刘苏雅.中文文献编目[M].北京:书目文献出版社,1994:102—104.

[2]国家图书馆《中国文献编目规则》修订组.中国文献编目规则·第二版[M].北京:北京图书馆出版社,2005.

[3]谭慧华.关于当前书目数据质量的分析[J].图书情报知识,2003(1):68—70.

[4]周明华,刘荣珍.书目数据清理与合并[J].大学图书馆学报,2005(6):51—55.