中国—东盟博览会文献专业馆采访探索

黄祖彬

(广西壮族自治区图书馆,广西 南宁 530022)

1 图书馆是发展着的事业

中国—东盟博览会永久落户南宁,极大地提升了南宁会展业的水平,拉近了中国特别是广西与东盟各国合作、发展的距离。截至 2009年,南宁共接待了来自全球 65个国家和地区的参会客商 20.86万人次,成交金额累计 81.71亿美元,国际合作项目签约 350.62亿美元,国内合作项目签约3 353.46亿元[1-2]。

中国—东盟博览会成就前所未有,给南宁以及广西政治、经济、文化等领域带来了发展机会。作为一个信息平台,它牵动了地区经济和国际关系的神经。但是会展信息在传播时间、传播地域、传播受众等方面具有一定局限,尚有很多人无法获取会展信息。这时,图书馆可依靠其在文献资源、科学管理和开放时间上的优势来弥补会展信息交流之不足。

专业馆藏以传统的聚集文献和开放服务模式来解决上述问题,效果差强人意。面对新的需求群体和文献生产、发行模式应该有新的文献集聚策略。我们在运筹策略时首先要了解中国—东盟博览会文献的特点有所了解。

2 中国—东盟博览会会展文献的特点

2.1 出版物的非正式出版形式

会展资料是配合展品展出的印刷品。它们不需要经过注册和获取文号就能出版,其出版的形式和内容易于接受,方便人们获取材料时从中获得产品的信息。

2.2 信息前沿,且具体、真实、可靠

资料随展品而发行,是对该产品的解说。把产品、资料和解说合为一体,共同形成会展推销的手段。

2.3 多国语言、资料丰富、涉及面广

用文字和图片说明、宣传自己的产品,发动更多的参观者了解展品。展会资料的内容一般要做到既专业又通俗易懂。由于参展产品范围很广,资料很多,为便于人们了解,常用多国语言来表述。

2.4 部分资料具有隐蔽性

会展前准备阶段的会议筹划、运作细节、指导思想等文献以及会后总结、资料汇编整理等很多信息都不予公开,具有隐秘的特征。另外,出版时间和出版形式不确定,例如由于会展期间分会场多,文献信息发布时间可能会重叠或是研究文献的作者不确定。

2.5 信息发布的外围性

中国—东盟博览会属于大型会展,由政府(国家)主导,以推动经济贸易、社会发展为中心内容。围绕展会延伸了许多活动内容,如论坛、文化交流等。会场内的文献只是文献发行的一部分,大部分文献分散在各个分会场和几十个论坛里。论坛上有主题发言稿和非主题发言稿、投资环境介绍、发展规划及政策支持文件。论坛的对话内容和国家政府间的承诺在很多没有成文保留,但它却是该会展或该主题的重要资料。中国—东盟博览会前后举办了几十个论坛,签订了一批推动中国与东盟各国合作的重要文件[2]。

2.6 文献载体多样性

纸质文献占较大比重,有部分光盘、软件、影像资料。

2.7 资料性质的文献多,汇编成册或由出版机构出版的文献少

参展商出于参展推销的目的,将一件(部)产品的外观、性能、技术含量、运动功率、同类产品排行等信息通过最通俗的语言或图画向观众宣传。其文献多属资料性质。

2.8 商业产品信息的动态性及信息发布的单一性

商家从自身利益出发,展示目前最优秀的产品。但产品研发使得生产工艺不断改进,目前所获得的信息不是最终信息。产品信息的单一发布,由展商对自己的产品信息负责。

3 采访探索

3.1 知识积累理念

中国—东盟博览会内容延伸到政治、经济、文化等多个方面,中国与东盟各国人民交流所需要的知识是一个庞大的多文化集合。广西的图书馆文献建设应该以中国—东盟博览会永久落户南宁为契机,立足广西近邻东南亚的地域优势,将文献收藏的战略定位扩展于东南亚地区,建立独特的文献体系。

3.1.1 根据知识的科学结构布置文献。知识的科学结构在时间上应该可分为过去、现在、将来;从内容上可分为基本知识、普及读物、研究文献、专门著作;从著者上应汇集古今中外;在语种上应覆盖东盟十国;在载体上,应根据专业文献馆的设计目的和读者需求的特点,将非书文献、图书报刊、会展资料性文献兼容并包。中国—东盟专业文献馆(室)的定位应围绕展会并波及东盟各国的政治、经济、文化多个领域,吸引大家共同关注区域的发展问题。

3.1.2 会展专业信息资源与支持东盟发展的知识文献并重。

3.1.3 阅读知识积累与图书馆专业特色文献建设同步。大众读者的基本知识需求面宽,而专业人员专业知识需求较深,正确处理好个人和大众需要的矛盾。

3.1.4 东盟语种背景知识文献的收藏。以东盟为背景储存资料,应该覆盖东盟各国多个领域,深入各个前沿,抓住各个时段。如此一来,语言文字知识是必需的,否则研究无法实现。对于高水平的研究人员而言,阅读原文、占有第一手的资料相当重要。

3.1.5 建立图书馆文献支持联盟。目前在南宁的几所高校都开设了东盟人文科学的相关课程,各图书馆也在文献资源支持上做了积极的准备。这正可弥补个体公共图书馆的不足,互补有无,在整体上扩大文献服务能力。

3.1.6 关注纸质文献以外的多载体数据信息。为全面做好文献储备,除了图书、报刊外,还应注意光盘、视频文献的收集;在互联网上跟踪下载相关文献并建立数据库,为读者服务积累信息资源。

3.2 会展文献采访理念

中国—东盟博览会是服务并推动中国与东盟各国发展交流的平台。与会展有关的文献主要包括展馆内文献和展馆外文献;会展前、会展中、会展后文献;支持会展的经验性文献和媒体报道、延伸会展文献等。

3.2.1 展馆内文献。展馆内文献随物展出,是展品的附着物。它内容真实、印制精美、设计巧妙,近距离地向大众展示产品信息,用最易理解的语言和图表说明问题。这些文献形式多样,根据产品的复杂程度进行编印,内容庞杂则装订成册,内容少则以单页资料的形式呈现。

展会以实物为主,但附带资料的品种和数量很多。图书馆界很少关注展览会资料性质的文献,理由是:1)加工、分类标引、编目数据制作比较困难;2)书库存储单页文献,对排架以及提供给读者使用来说是一件难事;3)文献内容单一,且时效性较强,长期保存困难,不方便阅读;4)商业性质明显。

3.2.2 展馆外文献。指文献产生、发放、传播地点在展览馆之外,但文献围绕展会内容而作,是支撑会展不可分割的部分。

大型展会的外围活动非常活跃。会展不仅仅是产品展销,也是在更高层次、更大范围、更多领域调动更多行业和机构去推动社会全方位发展的战略性活动。中国—东盟博览会即属于这样一种会展形式,故外围活动与展会内活动同样活跃。国家首脑、企业家参加的投资高峰论坛和法律事务服务、文化产业投资、海关服务等几十个大小不同的专业论坛,信息前沿,其政策导向性相当强,对当前经济交流举足轻重。如中国—东盟自由贸易区的成立是历经几届论坛的推动才一步一步走向成熟。论坛上发出的信号,是研究人员重要的信息源,所以从各论坛上搜集文献成了专业图书馆(室)的工作重心之一。

3.2.3 会前、会后文献。一个大型会展需要动用庞大的社会资源,政府主导是基础,专门机构执行是重点。随会展动用的管理资源,如参与筹备、宣传、政策的动议机关。招商引资和直接招商、投资的机构,他们为了在活动期间争取到最大效益,高度重视展会机会,选择高素质人员积极准备每一份文献;各部门分工、协调,通过制定制度督促和保证会展的成功举办。这些文件是会前文献的组成部分,其内容属于系统设计文献,蕴含有科学的系统理论。它们是一份份检验系统科学应用的实验报告,是个案研究的材料。

会后文献大多是总结性的资料,如某某论坛主题演说汇编、记者述评、总结大会文件汇编,等等。

3.2.4 支持会展文献。任何一项大型活动,制造全民支持的氛围是必须的,这一重担自然就落在媒体身上。如今的媒体非常发达,从电视台的视频报道到报刊的论述与实况传播等都十分迅速、及时,覆盖面较广。媒体的大力支持助推了会展气氛,信息铺天盖形成了社会聚焦,掀起了支持会展的宏大浪潮。如第六届中国—东盟博览会吸引了 171家中外媒体1 419名记者参与报道,国内媒体发稿 1.8万篇、港澳台媒体 200多篇、外国媒体 240多篇,网络媒体涉及此博览会的新闻页面约计4 490个,各种相关新闻转载与报道页面约5 290个[2]。而图书馆目前的文献收集,对视频、音频等非文字记录的信息重视不够。

3.2.5 延伸会展文献。一是会展思想形成、构造组织、优化设计、实施规范、成果预计与意义、会展业的历史总结和会展事业研究成果类文献;二是为会展作资料背景铺垫的东盟十国政治、文化、科技、经济贸易状况,它同样涉及历史、现状及预测性内容。这些文献大部分出自研究机构,如广西东南亚研究所、云南社会科学院、一些大学的东南亚研究中心和国家级的亚洲研究机构以及东盟十国研究机构的作品;三是会展之后的会展精神,特别是国家政策、法律、政府服务的新动向,如广西北部湾发展规划、东盟自由贸易区文件、广西应对经济转型的指导性文件等。这部分文献出自各国政府部门和研究人员之手。

3.3 采访实践探索

正视会展文献内容特点与生产供应环境,积极探索文献搜集途径,是专业馆目前乃至往后长期的工作重心。

3.3.1 专业专营。国内外比较成功专业馆(室)的运作经验显示:专业专营、责任清晰、运作专业、经费定量(或倾斜)、政策扶持、人员优配是取得建设成效的保证。

3.3.2 树立员工高度的事业心。会展时间短、文献发行量大,收集文量的工作量和劳动强度大,因此采访人员必须具备高度责任感,抓紧时间。

3.3.3 加强文献建设的计划性。由于文献发行复杂,要很好地完成任务,必须经常分析研究所要采集的文献信息。分清缓急进行索取与购置,协调人力与物质资源。

3.3.4 委托采访和集体参与。1)外采历年或当前出版的图书、报刊及音像资料,为节省经费,可委托购买;2)主动联系相关作者,搜集全国各知名大学和研究机构出版的专业文献;3)博览会期间针对各分论坛在时间和内容上的冲突,做好事前安排,在集体参与的情况下分工合作,共同完成这项事业。

3.3.5 采访服务互动。采访信息来自服务需要,读者所关注的图书内容及需求指向是我们采访的依据。要重视对从展会上搜索来的资料性文献的加工、管理和使用,经常听取读者和业内人员意见。

3.3.6 应用现代化摄像技术收集纸质文献之外的资源,将文献收集和服务从重视纸质文献的收藏与服务向纸质文献和非纸质文献并重的方向发展。一个生动、活泼、有趣的音频、视频专业图书资源体系将会是该专业馆的亮点。

3.3.7 文献收集是一个渐进过程,加强采访必须有长期的政策和制度保障。

4 结 论

中国—东盟博览会文献专业馆(室)的文献采访是一项新的事业。面对新的文献源和读者群,我们的对策应是:提升馆员为读者服务的文献集聚理念,根据读者信息需求,搜集有关国内和东盟各国的政治、经贸、文化等文献,既有专门研究的正式出版物又有展会期间非正式出版的资料性及论坛音、视频文献;创新运作机制,动员一切可以调动的积极因素参与到文献资源的建设中来,做好读者服务的文献保障工作,推动图书馆事业不断发展。

[1]郑军健.2009中国—东盟商务年鉴[M].南宁:广西人民出版社,2009(10):335.

[2]第六届中国—东盟博览会胜利闭幕[EB/OL].[2010-07-01].http//www.caexpo.org/aboutcaexpo/caexponews/t20091024_65571.html.