论RFID技术在档案管理中的应用

凌玉华

（南京师范大学档案馆，江苏南京，210046）

1.RFID射频识别技术简介

RFID是Radio Frequency Identification的缩写，即射频识别，俗称电子标签，类似于条形码。它是一种非接触式的自动识别技术，通过无线射频信号自动识别目标对象并获取相关数据，无须人工干预。RFID系统有三部分组成，分别是：（1）标签（Tag）。由耦合元件及芯片组成，每个标签具有唯一的电子编码，附着在物体上标识目标对象；（2） 阅读器（Reader）。读取（写入）标签信息的设备，可设计为手持式或固定式；（3）天线（Antenna）。在标签和阅读器间传递射频信号。

RFID标签有以下几大特点：一是存取数据直接、快速，识别速度快，数据容量大。它具有读取方便快捷、快速读写、非可视识别、移动识别、多目标识别、定位及长期跟踪功能。二是快速扫描，且可同时读取多个标签。RFID标签允许在0.1m～10m以上的距离进行快速识别，且一次可以识别多个目标。同时，RFID标签是将数据存在芯片中，在磨损或污染等恶劣环境条件下，RFID标签也能准确识别物体。RFID标签作为一种识别技术，可以单独使用，可以和有关设备组成识别系统实现自动化识别，也可以和其他控制设备联系起来实现整个系统的自动化管理。三是使用寿命长，可重复使用。RFID标签使用寿命长、体积小，标签同时具有世界唯一的64位ID编号，可将指纹、掌纹、签字、声音、文字等可数字化的信息进行编码，将更多的档案信息写入RFID标签中。同时，可以重复地新增、修改、删除RFID标签内储存的数据，方便信息的更新，为档案信息提供了更大的存储空间，保证了其完整性。四是安全性高，防伪造、防抵赖。通过不同加密算法的软件，采用密钥防伪，以及利用所包含的信息如指纹、相片等进行防伪，具有较强的保密防伪性能，这可使其数据内容得到有效保护，在未经授权的情况下，防止数据被泄露和篡改。

在档案管理中应用RFID技术，能较好地实现档案的自动识别和档案信息统一管理，提高档案自动检索、自动查借阅、自动进出库登记、自动打印标签、自动盘库、自动调出、自动读写RFID标签等档案管理功能。可以说RFID技术的应用给未来的档案管理现代化发展提供了技术支持，也会像互联网那样深刻地改变档案工作的管理模式，强有力地推动档案管理的智能化、标准化和精细化建设。

2.RFID技术的应用是未来档案管理发展的方向

目前在国内档案管理系统中普遍采用“安全磁条+条形码”的技术手段，以安全磁条作为档案的安全保证，以条形码作为档案的身份证。使用RFID技术进行档案管理，与传统的管理手段存在明显的区别。

2.1从查（借）阅档案服务上。传统手工提供查（借）阅档案服务，劳动强度高，查找档案繁琐耗时；条形码扫描提供查（借）阅档案服务，自动化程度低，特别是对大批量的查阅档案，出库时要将档案贴有条形码对准条码扫描器进行扫描，然后进行消磁，有时档案上的条形码还扫描不到，还必须用手工输入条码号才能出库，管理缺乏人性化；档案归还后，还要进行手工分类，上架速度慢、效率低、容易出错。另外，档案磁条容易被消磁，防盗效果差，这些都是需要解决的问题。而RFID技术完全可以替代传统手工及磁条查（借）阅档案利用服务，具有档案库房自动进出库登记、自动退还登记、防盗等功能。

2.2从档案馆的馆藏管理上。档案馆的馆藏管理工作主要包括排架、整架、查找、盘点、核对和统计等，目前主要采取两种形式，一种是传统手工盘点，一般中等档案馆馆藏卷数在4-6万卷左右，整个馆盘点下来需要4人花费2个月时间，如有档案卷宗错放，则不得不使用人海战术，进行一定范围内直至整个库房的清点，才有可能找回放错位置的档案。二是条形码扫描盘点，由于无法直接从档案柜架上读取条码,仍需要大量重复的手工劳动，工作繁重，劳动强度大，质量难提高。而RFID技术，通过智能档案旋转库分层设置，或者通过标签读写器和无线网络，就可自动完成馆藏档案盘点、档案查询定位、错架统计等工作，快捷高效，省时省力。

因此，在新形势下大幅度提高档案管理的自动化、智能化、现代化程度，做到档案自动盘点、档案自助借还、档案自动分拣、档案区域定位，使用RFID技术进行档案管理是最佳的选择。

3.RFID技术在档案管理工作中的具体应用

档案馆收藏着大量的文献信息资源，积极的开发、广泛的利用这些资源是档案馆的重要职能之一。在计算机网络技术不断成熟并得到广泛应用的今天，许多重复性的工作已经由计算机来处理和控制，将RFID射频识别技术和计算机技术紧密结合，根据档案馆的实际情况，开发出新的应用模式，能够实现对档案的更有效、更及时的管理和控制，提高档案馆的管理和服务水平。

3.1 建立智能电子标签和安全的查借阅系统

建立智能电子标签和安全的查借阅系统以提高档案馆的个性化服务水平。档案粘贴RFID电子标签,利用标签转换装置将数据信息写入电子标签，电子标签内的唯一ID编号，可作为每卷档案识别凭证，系统数据库记录电子标签所对应卷宗的基本信息，如综合档案包括卷宗号、卷宗标题、保存期限、卷内目录等；人事档案包括人员身份、姓名、年龄、性别、籍贯、参加工作时间、参加组织时间、现工作单位、职务职称等；学生档案包括姓名、年龄、性别、籍贯、学号、所学专业、所属院系、照片等信息。通过软件不同加密运算方法，采用密钥防伪及利用所包含的信息如指纹、相片等进行防伪，这可使其数据内容得到有效保护。利用者在出示档案审批表、阅档审批表或身份证时，档案工作人员给每位档案利用者一张贴有RFID标签的借阅卡，办理查（借）阅手续时，就能在卡上自动记录下相关信息，同时计算机会自动登记这卷档案利用时间、利用何人档案、利用者、利用内容、审批人，有效简化手续。当没有办理查（借）阅档案手续的档案经过安全门时，安全门禁系统会自动进行声光报警，防止档案被带出。如果利用者想借而未借到的档案被记录在借阅卡里，一旦该档案回到库房，系统会自动将相关信息以手机短信或者E-Mail等形式反馈给利用者，这样可以使档案的服务利用工作达到新的水平。退还档案时，只要档案进装有天线库房的门，计算机自动登记退还这卷档案的时间、验收者姓名。每当有大批查阅档案上架时，系统就立刻将该档案的有关信息发送给OPAC系统，并统计档案进库的情况，这样档案人员就可以在第一时间查询到所需档案的位置及查（借）阅的状态。系统将跟踪和记录实物档案在流动过程中的每一个地点，在任何一台内部网络电脑上可实时监控，系统用户可以很方便知道档案目前的位置、存放的地点，确认档案的取出或者存入的合法性。

3.2 建立智能检索及数据统计系统

由于RFID阅读器对于被读取的标签没有位置、方向上的严格要求，而RFID标签又可记录档案摆放地点等信息，这使得自动分类设备的使用成为可能。

一是提高档案盘点工作效率。只要档案通过进库房门禁就自动通过一个RFID阅读器，再根据标签中的有关信息把不同地点位置的档案分发到不同的位置，档案检索系统可以快速便捷进行档案分拣定位、分类，采用了这项技术，当我们再进行盘点时，只需手持读写器，对摆放的档案进行扫描阅读即可，可以大大提高盘点的工作效率。RFID技术打造的智能化管理档案高效运作系统，可替代简单重复性工作，极大的减轻了工作人员在馆藏管理和服务上的劳动强度，使管理人员将更多的精力集中在服务上。

二是容易查清不在架或者乱架的档案。在档案的提供利用过程中，最让档案工作者担心的就是档案放错了位置。这种情况一旦发生，则不得不使用人海战术，进行一定范围直至整个库房的清点，才有可能找回放错位置的档案。如果档案上有RFID码标签、手持读写器，可以每隔一段时间对库架上档案进行错架检查，一旦发现有错架的档案，立刻向工作人员报警，并指示错架档案所在的具体架位，档案人员只需依系统指示，放回正确架位即可。

三是方便档案信息及各项数据的统计。在检查错架的同时还可以将统计盘点工作一并完成，系统随后自动将所盘点的资料生成统计分析，以便档案工作人员作及时有效的处理，这样就可以使高速盘点、快速查找、定位、顺架、分拣成为现实。RFID档案识别系统可以解放档案工作人员，以便从事更有价值的工作。

总而言之，RFID技术的应用必将使实物档案的管理趋于简单化、自动化、有序化和科学化。随着行业标准的制定，引入RFID档案管理系统，提高档案自动检索功能、档案利用自动查借阅功能、自动转进转出功能、自动打印档案外壳标签功能，从而实现档案馆管理的规范化、标准化、智能化、精细化，提高档案馆管理的信息化水平，这是国内档案管理工作创新发展的必然趋势。

*本文系江苏省档案局科技项目“基于RFID技术的档案管理系统”研究成果之一（项目批准号2010-L10）。

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[7]江苏省档案局科技项目“基于RFID技术的干部档案管理系统”系统设计说明书。