办公自动化在企业管理中的应用探究

陈奇

摘要：近年来，随着网络技术和软件技术，特别是internet的出现及其相关技术的迅速发展，带来了全球范围市场竞争的日益加剧，对传统的办公和生活方式产生了巨大的冲击，所有的企业都面临着严峻的挑战，企业内的员工作为一个团队能否及时交流﹑获取各种相关信息，从而高效地协同工作，把握转瞬即逝的机会，将成为在激烈的市场竞争中取胜的关键，面对这样的形势，越来越多的企业打算或正在将计算机网络技术引入到日常经营管理上来。笔者根据多年的经验从OA系统的特点与发展阶段出发，分析了目前企业的现状并提出了几点建议。

关键词：办公自动化；OA系统；企业管理

Abstract: in recent years, along with the network technology and software technology, especially Internet and relevant technology is developing rapidly, it has brought the global market competition intensifies; the traditional office and way of life have had a tremendous impact. According to many years of experience from the OA systems development and the characteristics of level sets out, this paper analyzed the current situation of enterprise and puts forward some suggestions.

Key words: office automation; OA system; enterprise management

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A文章编号：2095-2104（2012）05-0020-02

引言：当今世界，信息化潮流席卷全球。随着科技进步的加快、网络技术的快速发展，办公自动化技术也取得了突飞猛进的进步。办公自动化技术的飞速发展为社会信息化的发展提供了最重要的技术保证和技术支持，它是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。OA系统是目前国内最为普及和成熟的应用系统之一，它是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。

一、OA系统特点分析

OA系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。在市场经济条件下，政府和企业都要讲求效率和效益，可显著地提高办公效率和决策的科学性、准确性及综合管理水平。各公司、企业不仅把OA视为提高效率、节约成本的手段，更是利用它来加强经营管理，作为提高企业素质和企业竞争能力的重要条件。其具有以下几个特点：

1、实时通讯

提供知识共享和交互环境，当你有某个问题需要与专家商量时，能够及时通过基于网络的电子协作，找到相关人员，与专家进行深入交流。通过人的实时参与和协作，实现更有效的协作。

2、信息的广泛的管理和集成

OA系统中着重于文档的组织和管理，方便用户的检索和查询，在你有某个疑问时，能够及时地检索出最有用的知识，正确解决问题。

3、知识门户的构造

随着企业和客户联系的越来越紧密，企业内部的信息和企业外部的信息的相互交融，信息化应用和服务越来越多的转到基于WEB的体系结构上，企业的行政管理决策越来越依靠各种企业资源系统，如企业资源信息系统、客户资源信息系统、质量管理系统等，这个阶段的OA系统将是从企业各种资源中获取各种信息，使办公自动化从业务处理为中心的联机事务处理中进展到以分析处理为中心的决策型办公系统发展。

二、办公自动化在企业管理中的地位

办公自动化发展到今天，由原来简单的公文处理扩展到整个事业单位的信息交换平台，其功能实现了极大的飞跃。随着计算机技术不断发展和用户需要的不断增长，办公自动化、信息化程度进一步提高。可以概括的说，OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴，更集中关注企业日常办公的效率和可控性，是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。它突破了传统的工业时代“一站式”的单位办公模式，建立了适应网络时代的“一站式”、“一网式”、“一表式”新模式。办公自动化系统建设的一个突出特点是不仅仅重视信息的充分共享，同时更强调各方面之间的相互协作。

三、目前企业办公自动化的现状

近年以Intranet为基础的OA构造出了人与系统和谐的办公环境，实现了内外信息传递、工作日程安排、小组协同工作、工作流应用自动化等等，极大地改变了传统办公室以人工为主的工作方式，提高了管理水平和工作效率，节约了办公空间。据Cisco网络公司介绍，以网络为基础设施的OA系统比没有网络的OA系统提高工作效率50%以上。

我国的办公自动化建设经历了一个较长的发展阶段，目前企业的办公自动化根据发展程度可以划分为以下四类：

（1） 起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用，ms office系列﹑wps系列应用软件以提高个人办公效率。

（2） 已经建立了自己的intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处于闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。

（3） 已经建立了自己的intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。

（4） 已经建立了自己的intranet网络：使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过internet发布，宣传企业的产品﹑技术服务；intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。

四、实现OA系统的几点思考

1、实现了文档管理的自动化

可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度，办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。新员工报到后，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，自己上网就可以在身份权限范围内，看到公司多年积累下来的规章制度、各种技术文件等等，减少了很多培训环节。

2、增强流程监督控制力

领导及流程上的所有人员都能够及时有效监控流程上各个工作人员的工作进度、办理状态，随时了解每项业务、每个员工的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有挖掘的潜力，反馈至系统管理员后，可以进行流程的优化，进一步提高组织的工作效率和管理效率。

3、实现无纸化办公，节约费用

从纸质及手工办公向无纸化办公发展，节约了大量的通讯费、传真费、纸张费、耗材费。

4、实现了知识管理共享

可以将各类知识信息作为共享信息，也可把员工获得的工作经验和技术技能做为组织中强大的共享资源，使知识资源不断积累。

实现办公自动化需要自上而下的推进

5、办公自动化建设是一项艰巨复杂的系统工程，涉及方方面面，难度大，要求高，因此，必须加强领导，搞好组织协调，确保各项工作任务完成

加强领导，强化配合，构筑合力。各部门﹑各车间要高度重视办公自动化建设工作，切实纳入重要议事日程，强化组织领导。主要领导要经常听取工作汇报，及时指导工作运行。分管领导要具体抓，要深入实际，及时掌握办公自动化建设情况，及时解决工作中遇到的问题。要加强督促检查，有计划﹑有力度地搞好工作推进。各部门要落实专人，全程抓好本部门的工作。要集中人力﹑物力﹑财力保障本部门网络﹑应用系统的健康运行。尽快理顺办公自动化建设管理机构，积极开展工作，确保全厂办公自动化建设协调发展，整体推进。

6、建立严格的使用权限和层次分明的管理制度

根据工厂对文档的具体操作，从保密和安全的角度，对进入办公系统的用户，采取按部门﹑职务，进行优先等级和功能模块的设定。企业最高领导有权进入所有的模块，能查看到所有文档，但为了防止误操作，封掉了有些不会用到的修改功能。企业最高领导有权签发﹑查阅人事资料等与本部门有关的工作。秘书有起草﹑传递及允许查阅数据库的权限，应该说NOTES（办公自动化的支持软件）的保安工作是非常出色的，无密码就进入不了系统，有密码无权限时，进入了系统，也只是告诉你无权使用；有密码有权限无功能，重要操作不显示操作钮。可见信息化部门要把握好角色﹑权限和密码的设定，这样，办公自动化系统的宝贵数据才能高枕无忧。要建立办公自动化管理制度和考核办法，明确单位的责任领导﹑责任部门和直接责任人的工作职责和任务，制定相应的奖惩措施，推行一套融管理﹑监督﹑激励相一致的有效机制。

7、勤维护，常保养，使办公自动化系统处于最佳的运行状态中

办公自动化系统是办公人员的办公平台，经常使用，难免会出现一些问题，因此要认真对待办公人员的每一个求助，认真解决操作中的问题，及时处理系统的疵点。曾经遇到到这样的一种情况，财务部的报表无法发布，NOTES提示有错，在排错时，才发现是系统的源程序设定范围中，为包含那个出错的特殊字符。诸如此类问题的处理过程，可以让系统管理员获得更多的维护办公自动化系统的经验。还有定期的程序整理。以一年为限的数据库复制等工作都有利于办公自动化系统的良好运行。