如何做好基建项目档案资料的收集工作

吉曼薇

摘要：基建项目档案资料是工程建设的重要组成部分，是工程建设过程的真实记录，做好基建项目档案资料的收集工作，确保项目档案系统、齐全、完整、准确，是项目档案资料收集工作者责无旁贷的义务和重要的工作任务。

关键词： 项目，档案 ， 收集

Abstract: the construction project archives material is an important part of the construction of engineering, project construction process is truly record, completes the infrastructure projects files the collection of the data, and to ensure the file system, complete, complete and accurate, is the project file data collection workers compelling obligation and important task.

Keywords: project, records, collect

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：

基建项目档案资料是工程建设的重要组成部分，是工程建设过程的真实记录，它反映着工程建设中各方面的真实情况，是工程建设和竣工验收的必备条件和凭证，也是投产后生产进行正常管理、维护、扩建、改建的重要技术资料，搞好基建项目档案资料的收集工作，保证在工程竣工投产的同时向建设单位提供合格、系统、齐全完整、准确的基建项目档案资料。是档案资料收集工作者责无旁贷的义务和重要的工作任务。如何搞好这个环节工作，结合工作实践，下面谈谈这方面工作体会：

领导重视是做好基建工程项目档案资料收集工作的前提

基建项目一经立项，档案资料的积累就开始形成。档案资料工作的人、财、物就要到位，配备高素质的档案资料管理人员，提供各种档案设备和保管条件及案卷装具都应随着工程的锦衣深入而逐步增加和改善。因此，各级领导要对档案资料的收集工作给予足够的重视和支持，落实领导责任制，明确分管档案工作领导人和责任人。随着工程的进展，建立起由建设单位负责、各参建单位共同组建的工程档案管理体系。将工程档案资料的收集管理纳入合同，用经济手段来约束对方，定期召开参建单位档案资料管理部门的协调、解决档案资料在收集和积累过程中的实际问题，使档案资料管理人员有目的地进行收集，有秩序地进行整理，有制度地进行管理。

二、加强宣传，贯彻档案有关规章制度，提高项目档案资料的收集意识

基建项目档案资料收集工作是与设计单位、施工单位、设备厂家、调试单位联系比较密切的一项工作，要做好这项工作，首先要制定收集范围、归档时间、归档要求等，建立严格的制度、规定统一的收集标准，以保证项目档案资料收集工作的顺利进行。

一个完整的工程项目建设，从工程项目的提出、调研、评议、决策、计划、勘测、设计、施工、竣工验收、交付使用投产等全过程中，形成了大量文字、图纸、数据、声像等各种载体形式的重要文件材料，这些文件材料是基建项目建设进行审计、监督、管理、验收、以及生产维护、技术改造的重要依据，收集工作不管忽视了那个环节，将会带来重大损失。因此，坚持经常地、广泛地连接不断的利用各种机会进行档案资料的收集范围、作用、归档意义的宣传工作是非常必要的。有条件的话，根据工程进度，做一些定期的培训工作，让专（兼）职档案管理员了解在建设项目的全过程中形成的有保存价值的档案资料在收集过程中必须达到完整、准确、系统，以保障今后本企业发展的需要，保证档案资料能够全面的反映本项目的全貌。

三、与工程项目建设同步，保证各阶段档案资料的收集工作

遵循工程项目建设和档案资料形成的基本规律，坚持档案资料收集工作与工程建设同步进行，环环扣住，步步追踪，是搞好建设工程项目档案资料收集工作的重要保证。

工程前期阶段

建设工程项目从立项到设计，工程初期产生很多建设依据和前期管理文件，如：项目建议、选址、可行性研究、项目评价及论证、环境影响、水土保持、计划、征地红线、青苗赔偿、报建、路径、各种设计、合同（协议）等全套文件。一方面在设备订货时产生调研考察报告、比较论证方案、订货谈判记录、订货合同、招投标文件等文件材料。另外，由于涉及有些工程情况复杂，将出现异想不到的实质性的扯皮现象。所以，除收集建设工程项目档案资料外，还要收集各地区的来往文件，收集一些有依据性的零散资料及原始数据，为积累完整档案资料打下良好的基础。

工程施工阶段

这个阶段主要有工程施工准备和工程施工两个过程。在施工准备中主要形成施工合同、协议、图纸会审、预算、施工组织设计、方案、开工报告及报审表等文件材料。在工程施工过程中，一方面形成施工任务书及各种施工及验收记录，质量事故报告等。另一方面设备到货后根据合同、协议、订货单，会同有关部门开箱验收，相应形成的装箱单、随机文件、图纸和开箱验收记录等。施工阶段是一项面广、量大、专业交叉、涉及部门多、周期长的工作，故所产生大量技术文件和图纸、照片都是反映整个工程阶段历史面貌的原始记录，真实情况。是今后本企业生产、维护、改造、扩建不可缺少的依据。因此，只有将这阶段的档案资料完整的收集、系统的整理、科学的管理，才能为本企业提供有价值的利用效果。在这个阶段中，档案管理人员要经常深入现场，指导、检查形成的项目档案资料是否符合归档要求，一一提出具体的规定要求，及时发现和纠正在积累和形成过程中存在的问题，并贯穿与工程建设的始终，避免影响工程档案资料的质量。

工程竣工验收阶段

这一阶段形成的全套竣工图、竣工报告、竣工验收报告及验收说明、工程遗留问题的处理、工程总结、安全评价、工程决算书等竣工验收文件，是工程档案资料收集工作最关键环节。档案管理员应对工程档案资料收集、竣工图编制的有关规定做到心中有数，根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、中国南方电网责任有限公司《基建项目档案管理规定》等有关规定，会同相关职能管理部门对项目档案资料的完整、准确、系统性进行评价验收，对存在的问题提出改进意见，限期整改。严格按照合同要求和有关规定进行审查、验收，不能抱你交多少，我收多少的思想，以防有价值的档案资料流失，等到施工单位撤离，再想找回就更难了。因此只有把握住竣工收集关键，才能确保工程全过程形成的档案资料收集齐全、完整和及时归档。

四．充分发挥各职能部门作用，共同搞好工程项目档案资料的收集工作

基建项目档案资料收集工作涉及工程建设方方面面，贯穿与工程全过程，所以做好项目档案资料收集工作不仅仅是档案管理员的职责，而且也是其他有关人员的责任。首先，是工程质量技术部门要把好关，从施工过程的隐蔽工程检查开始，到单项工程竣工都始终注意督促帮助施工单位及时收集整理各种技术文件材料。

其次，是基建部门和财务部门积极配合、支持，认真执行不交合格的基建项目档案资料就扣工程质保金的规定，直至提交合格、完整的项目档案资料和竣工图才能正式办理移交手续，各把关部门和档案部门签字后再付款，促使各参建单位从经济上重视工程项目档案资料收集整理工作。

此外，档案管理人员要有责任心，敬业爱岗的精神，做好基建项目档案资料收集工作是确实可行的。

参考文献： 1、范大为 《对项目档案全过程管理的探讨》

《中国档案》2012年第1期

2、王黎平《建设项目档案工作实务》