陕京二线京58地下储气库群工程竣工文件归档总结

周晓兰张玉曾垂旋

摘要：竣工文件归档工作是每个项目完工之后必做的资料整理工作，因各个项目所在区域的不同、业主及监理对竣工归档文件要求的不同，各个项目的竣工文件归档工作大体框架相差不多，但是具体到各项目也略有不同。本文主要介绍我公司在陕京二线京58地下储气库群工程竣工文件归档的方法及要点分析。

关键词：竣工文件、归档、总结、要点分析

Abstract: the completion filing is every project completion will do data work, for each project areas, the different owners and supervision to file the documents require different completion, various projects are completed filing general frame similar, but specific to each project is slightly different. This paper mainly introduces the company in the shanxi-beijing second line Beijing 58 underground storage gas reservoir group operation project completion filing method and quantitative analysis.

Keywords: as-built documents, filing, the summary, the quantitative analysis

中图分类号：B025.4文献标识码：A文章编号：

工程简介

2009年3月至2011年4月我公司承建的陕京二线京58地下储气库群工程，由CPE华北分公司设计，北京兴油监理公司监督建成。该工程施工点多面广，监理部将此工程划分为15个单位工程，我单位涉及11个单位工程，具体细分我单位负责的区块（工艺管道、设备安装、构筑物工程）又分为24个分部工程，施工资料、材料合格证、按照分部工程组卷，管理、通用、HSE按照单位工程组卷。按照北京兴油监理部竣工文件归档整理细则的要求，竣工文件厚度超过30mm的另组一册，我单位负责的区块总计组卷250册，其中工艺管道、设备安装及构筑物工程施工资料42册、管理资料21册、通用资料12册、合格证资料38册、HSE资料11册、图纸95册、相册19册、总结11册、企业资质1册。如此大的工作量，如何能够又快又好、保质保量的完成竣工文件的归档工作显得尤为重要，本文将竣工文件归档过程、文件归档的方法及对应的要点分析做详细介绍。

2 竣工文件整理的内容及对应的要点分析、总结

2.1 施工资料的整理

2.1.1施工资料整理的内容

施工资料是记录施工现场发生的过程资料，要最大限度的反应施工现场的实际情况。施工资料整理的内容按照施工工程对应的标准及业主监理要求的竣工文件清单依次排序放置，超过规定厚度的另组一册。

原始资料的收集工作需要工号技术员在施工的各个环节完工后的第一时间收集存放，在整个工程完工后竣工资料整理时统一整理。

2.1.2施工资料整理过程的要点分析

施工资料的表格、格式、页边距及字体要统一，填写的单位工程、分部工程名称及项目编号要一致，内容要前后一致、与现场一致，不能出现重复、错位等原则性错位，签字要齐全、签字字迹要统一。

总结：施工过程资料使用的表格应与竣工文件要求的表格统一，需要在工程开工初期技术负责人与监理、业主确定使用统一的表格，并由技术负责人向工号技术员交底。施工用表格式一经确定，无特殊情况，尽量不要修改。

2.2管理资料的整理

2.2.1管理资料整理的内容

本工程管理资料内容为：项目成员一览表、项目主要管理成员资质证书、工程技术文件报审表、施工方案会审记录、焊接工艺评定、专项施工方案、施工组织设计。

2.2.2管理资料整理过程的要点分析

项目主要管理人员在施工过程中发生变更的，需要将施工过程中办理的《主要管理人员变更申请表》添加入管理资料；工程技术文件报审表内签字及盖章要齐全；施工方案会审记录由业主及监理出具，内容及日期要与工程技术文件报审表一一对应；管理资料为副本的，需要在卷内备考表中注明正本留存的部位；专项施工方案为施工过程中针对现场实际情况上报的各项方案，在管理资料卷中所列的专项施工方案需要与工程技术文件报审表、施工方案会审记录中的内容及顺序依次对应。

总结：施工过程中向监理及业主上报的各种专项施工方案、工程技术文件报审、管理文件报审以及监理及业主反馈的方案会审记录等文件，需要工号技术员及时放项目专职文控处存档，为竣工文档备用。

2.3通用资料的整理

2.3.1通用资料整理的内容

本工程通用资料内容为：工程说明、工程交工证书、开工报告、竣工报告、施工现场质量管理检查记录、单位工程质量交工验收申请报告、单位工程质量验收记录、分部工程质量验收记录、分项工程质量验收记录、工程质量控制资料核查资料、单位工程无损检测统计表、交工主要实物量表、交工主要设备汇总表、主要设备及备品备件交接清单、主要设备说明书及合格证交接清单、遗留工程项目一览表、图纸会审记录、设计技术交底记录、设计变更通知单明细表、设计变更通知单。

2.3.2通用资料整理过程的要点分析

工程说明包括工程概况、施工特点等描述；工程开工报告为项目开工初期办理，竣工报告、工程交工证书为工程竣工验收交接完毕后办理，工程开工报告、竣工报告、交工证书为结算时必要的结算依据，一般办理时需要一式八份，除了入通用资料的一份外，其它的要妥善保存；《分部工程质量验收记录》表格中的质量控制资料数据要与后面《工程质量控制资料核查资料》表格中填写的数据对应；《单位工程无损检测统计表》由检测单位提供，表内填写的日期应与施工资料依次对应；《设计变更通知单》由设计单位提供，通知单内所有设定的签字项须签字齐全、盖章清晰齐全，通常资料的装订为A4大小，设计变更通知单内有附A3甚至更大图纸的，需要将图纸折叠，图纸上侧及右侧边需要距离A4纸上侧及右侧边5～8mm以上，以防资料装订裁切的时候将图纸切断。

2.4合格证资料的整理

2.4.1合格证资料整理的内容

本工程合格证资料内容为：质量证明书/合格证汇总表、设备、防腐管材、焊材、补口材料、阀门、其他材料、原材料检验报告、钢材复验报告、水泥/砂子/石子试验报告单。

2.4.2合格证资料整理过程的要点分析

一册合格证资料需要对应单独的质量证明书/合格证汇总表，相同类别的合格证要按照规格型号等依次排放；需要粘贴在合格证粘贴单上的合格证，为正反页的，需要将合格证从中分开，正反页各粘贴一遍，无法分开的合格证，需要复印其中一页与另一页一同粘贴，粘贴为保证质量一般要求用强力胶水，不提倡用双面胶。在卷内目录中对应的责任者应填写产品合格证的生产厂家。合格证原件不在正本中的，需要的备考表中说明合格证原件存放的位置。

2.5 HSE资料的整理

2.5.1HSE资料整理的内容

本工程HSE资料的内容为：HSE管理成员一览表、工程技术文件报审表、HSE管理体系会审记录、HSE作业计划书、HSE作业指导书、HSE应急预案。

2.5.2HSE资料整理过程的要点分析

需要根据各个单位工程的不同情况在作业计划书及指导书中提出并分析作业过程中可能存在的各种风险因素，并在HSE应急预案中制定出相应的方案以备应急之用。

2.6图纸资料的整理

2.6.1图纸资料整理的内容

本工程图纸资料的内容为：图纸目录、材料表、图纸

2.6.2图纸资料整理过程的要点分析

本工程要求在图纸目录、材料表首页及每页图纸加盖竣工图章，填写编制单位、编制人、审核人、编制日期、监理单位、监理人，竣工图章要加盖完整、每个字都清晰可见。在图纸组卷前期，我单位多次与监理单位沟通确认：图纸按照图纸号每个编号组一卷，我单位组卷竣工图正本（集、消、水、热）88册、结图92册、制图102册，交由中石油北京档案馆审理过程中提出相同图集不同编号的图纸可合并组卷一册，例如：DL1-0106制00～09编号的可同组一册，由此图纸资料由原来组卷的282册缩减为95册。

2.7相册资料的整理

2.7.1相册资料整理的内容

本工程相册资料的内容：每个分部工程对应的各个工序的施工照片

2.7.2相册资料整理过程的要点分析

本工程照片要求用photoshop软件编辑：序号、工程名称、施工内容、施工日期，照片统一调整为5寸宽、3.5寸高，编辑的内容距离下宽7mm，距离左右各8mm，字体为宋体12号。备注：照片要求合格的照片（有不带防护帽、不穿工鞋、现场摆放杂乱等均属不合格照片），并且需要将照片原有的日期去除。每个相册制做相册简介、相册目录及照片提名卡（每张照片对应1张提名卡），制作完毕后用裁纸刀裁切相册简介、目录及提名卡粘贴至相册。

3竣工文件的组卷及装订

3.1竣工文件的组卷

按照竣工文件清单顺序将施工记录、管理、通用、HSE、合格证等资料排序摆放完毕后，需要给每册资料制作卷外封皮、内封皮、卷内目录及备考表。

卷外封皮需要填写的内容：案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限及密级。容易出错的是编制日期的填写：需要填写卷内施工记录资料最早及最晚的日期。

卷内封皮的填写内容：单位工程、分部工程名称，编制单位编制人、负责人签名、编制单位盖章；监理单位审核人、负责人签字、监理单位盖章；建设单位审核人、负责人签字、建设单位盖章；编制单位、监理单位、建设单位均填写日期。盖红章的卷内封皮及卷内资料所有加盖公章的页次均需要在最终电子版内放入对应扫描件。

卷内目录填写的内容：文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号。容易出错的为页号的填写，通过对本工程竣工资料的整理，总结出最好的避免出错的方法为在资料页面的左下角用铅笔给资料写页号，然后根据编号填写页次，在整册资料审核完毕后也可参照此编号打印页码。

组卷完毕的每一册资料需要录入进一个word文档中，所有签字的地方需要录入电子版签字，加盖公章的地方录入扫描件，每页纸板资料要与电子版资料一一对应。word文档整理完毕后向中石油档案录入系统中一一录入。

3.2竣工文件的装订

制作完毕的外封皮需要用A3牛皮纸打印，需要注意的是：在最终的打印之前核对一下编制日期的及页次，审核检查完毕后交由装订厂家装订资料，制定一套正本、三套副本。

结束语：负责竣工归档的人员首先应了解竣工文件归档的要求及归档方法，通过本文对工程竣工资料的整理的总结，我们熟悉了竣工文件归档的整个过程及过程中的各个细节的管理及控制，提升了竣工资料整理的能力。