论电子文件的特点及对档案管理工作的影响

李军红

（黑龙江省八五四农场 黑龙江 虎林 158403）

一、电子文件的特点

（一）电子文件载体的非直读性

储存在某种载体上的电子文件，在制作时是把可识别的文字、图形等输入计算机中转换成二进制代码来表示的，再加上信息密度极大，因此，其内容不能直接观看，只能是通过相应的计算机设备才能为人所看见。人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，所以也无法从字迹上分辨其某些特性。

（二）对设备及标准的依赖性

电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的，所以电子文件与计算机系统中的各种设备有着密不可少的关系，也可以说计算机是电子文件必不可少的前提和基础，这就决定了电子文件对设备的严重依赖性。这一特性，对电子文件保管和长期保存带来很多问题：例如设备发生故障、系统瘫痪、电子文件就读不出来；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，就无法读取。由于设备的更新速度很快，即使电子文件的载体——磁记录介质与光盘等可以保存长久，但计算机硬件和软件早已更新换代，也可能造成文件不能被读出，这也体现了电子文件对设备的依赖件。

（三）信息与载体的可分离性

纸质文件的内容与载体是密不可分的一个整体，电子文件存放位置不是固定的存储介质，而是可以变化，甚至从一种载体转换到另一种载体，其内容却不发生任何变化。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件的内容分解后分别通过不同的路径传递、存放在不同的地点不同设备的存储介质上，只是在需要时才临时把文件的内容装配起来。……