档案管理存在的问题及对策

何 琴

（湖北中医药高等专科学校，荆州434020）

档案管理存在的问题及对策

何 琴

（湖北中医药高等专科学校，荆州434020）

档案管理；问题；对策

档案管理工作中存在的主要问题：对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部，对档案工作的认识都存在一些误区：认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”、不丢失、不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想，表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

档案管理工作是一项专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持。

1 当前档案管理中存在的问题

1.1档案管理的重要性未被认识有的领导认为档案管理只是为了应付上级领导的检查，可有可无，对档案管理的重要意义认识不足，也没有安排专业的部门和专业的人员从事档案管理工作，档案管理往往被边缘化。由此，档案管理工作的不受重视与档案在人力资源开发与管理中的作用发挥不够形成了恶性循环。

1.2档案管理人员素质不高档案管理是一项专业性很强的工作，且比较繁琐，要求工作人员细心、不急不躁。但当前档案管理人员的理论知识、文化素养等与合格档案管理人员的素质结构要求有一定的差距。

1.3管理力量薄弱管理水平不高管理手段落后大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次，一些归档的材料不够真实和准确。

1.4档案室硬件环境设施不齐全很多单位对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观、整洁及完整。

2 档案管理工作的对策

2.1提高档案管理人员素质要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

2.2健全档案管理制度建立档案工作制度必须遵循以下要求：①规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。②简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。③坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。④坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门［2］。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

2.3改进和完善档案功能为使档案记录内容全面、客观、动态，对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。

2.4管理手段信息化采用信息化管理手段信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多［1］。档案计算机辅助管理势在必行。

2.5强化服务意识提高服务水平做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是有必要的档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

［1］李多.市场经济下的信用档案及其管理和利用［M］.合肥：安徽大学出版社，2005：108.

［2］乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策［J］.科技风，2008，18（6）：23.

10.3969／j.issn.1672-2779.2013.02.101

：1672-2779（2013）-02-0150-02

张文娟

2012-12-08）