高校档案管理人员的素质探讨

摘要：高校档案管理是各高等院校的基础建设工作的重要环节，是学校对教师学生进行评估的重要指标和依据。高校档案还是高校的历史历程，学校发生过的重大事件都记录在档案里，我们要加强档案管理工作，促进档案管理的发展.具有高素质的档案管理人员是保证档案管理工作健康发展的关键。如何提高高校档案管理人员的素质呢？本文为解决这个问题，从实际出发，先了解管理人员存在的素质问题，在根据问题提出解决措施，即提高管理人员的政治思想素质、职业道德、专业素质等综合素质。

关键词：高校；档案管理；管理人员

随着社会的发展，加强人才的培养成为世界每个国家的最重要工作，而各高校就是培养人才的摇篮，我们要注重高等院校的基础建设工作，高校档案管理就是其中的一项重要工作。高校档案是通过文字、语音、影像等方式记录的包括这个学校的历史记录、教师信息、学生信息等一系列信息，在进行学校评选、优秀教师及学生评选时作为评选依据，是学校具有重要价值的资料。档案管理是指将档案进行整理、保存、鉴定、收集、统计、利用的活动，并存放于档案室的信息。高校档案管理的发展需要学校各方面的共同努力，尤其是档案管理人员的认真工作，档案管理人员收集档案信息，通过整理，再进行细致标注，最后放到档案室里去。这样可以方便学校以后进行评选或查阅时找到相应的档案，节省时间。拥有好的高校档案管理人员，有利于高校档案管理工作的健康发展[1]。

1.在各高等院校的档案管理工作中，档案管理人员存在的素质问题

1.1高校档案管理工作的内容越来越大，而学校对档案管理工作的质量要求却越来越高，这样就使档案管理人员的工作量加大，但是学校又没有配备足够的档案管理人员，管理人员力不从心，久而久之，就会降低工作积极性，消极对待档案管理工作。

1.2随着社会科技的不断更新，档案管理手段也越来越先进，但是档案管理人员不肯接受新的管理模式和运用新的管理手段，还是顽固坚持用笔将信息写进档案里，严重制约了档案管理工作的进程，并让人们在查询档案时耗费较长的时间。

1.3现在高校中的大多数档案管理人员还是坐在办公室里，等着师生将信息送到他们的手里，没有与时俱进的工作理念，不会运用计算机将信息统一收集上来；而且这些管理人员害怕师生在翻阅档案时对纸质档案造成损坏，就限制师生进去查看档案，降低了档案的利用率。

1.4大多数高校的档案管理人员专业素质普遍不高，大多数都是一些没有经过专业训练的拥有一般学历的人，他们没有专业的技术知识，没有工作经验，不熟悉档案管理的程序和内容。这样的人无法将档案进行划分、标注、分门别类的放好，会阻碍档案管理的发展。

1.5大多数高校都不注视档案管理工作，没有给档案管理人员提供晋升机会，也没有给他们好的待遇，使档案管理人员容易流失，工作积极性下降，阻碍了档案管理工作的发展。

2.提高高校档案管理人员的素质的措施

2.1提高档案管理人员的政治思想素质

2.1.1要坚持毛泽东思想、邓小平理论、三个代表的重要思想指导，要坚决拥护党的领导，依据党和国家的法律法规进行档案管理工作。

2.1.2要树立正确的世界观和人生观，坚持一切从事实出发，运用辩证唯物主义理论解决档案管理工作中出现的问题。

2.2提高高校档案管理人员的职业道德素质

2.2.1高校档案管理人员要踏踏实实地工作，不要好高骛远，更不要总想着去做高官、赚大钱。高校档案是学校最重要的资料，必须要小心谨慎保管。

2.2.2对于机密的档案内容，档案管理人员必须保密，不允许有一丝一毫的泄露。对于普通内容的档案也要注重保密制度。在师生要进行档案查询时，档案管理人员要按照法律以及学校规定，热情的将档案提供给他们，但是一般情况下，是不允许带出档案室的。

2.3提高高校档案管理人员的专业素质

2.3.1高校档案管理人员必须是学习过档案管理的专业知识，并对档案管理工作有一定的认识，拥有巩固的基础知识。但是只拥有专业的知识还是不够的，档案管理人员还要有一定技术水平，对于档案管理的程序以及内容都要比较熟悉，能够快速地进入档案管理工作中去，这样的管理人员才有利于提高档案管理的工作效率。

2.3.2高校档案管理人员要运用最新的科技手段对档案进行管理，实现档案管理工作的现代化。将每一份档案信息都输入电脑中，设立专门的校内网站，方便师生可以在校内电脑上就可以查询到想要的信息，不用再到档案室里到处的寻找，还可以减少对纸质档案的损伤。运用这样的档案管理方法有利于学校在进行重大活动时，能够以最快的时间找到资料，让学校更加重视档案管理工作，从而提高档案管理人员的待遇。

2.4提高档案管理人员的综合素质

2.4.1高校档案管理人员要具有扎实的专业知识水平和专业的基本技能。

2.4.2高校档案管理人员是需要将档案信息编录档案中去的，这就要求档案管理人员要有比较好的文字功底。

2.4.3在档案中易出现外国文字，这时候就要求档案管理人员能够看的懂并能进行一定程度上的翻译，也要可以与国外档案管理人员进行交流。

3.结语

高校档案管理是各高等院校的基础建设工作的重要环节，是学校对教师学生进行评估的重要指标和依据。高校档案还是高校的历史历程，学校发生过的重大事件都记录在档案里，我们要加强档案管理工作，促进档案管理的发展就必须招聘好的档案管理人员，应聘人员都必须拥有专业的档案管理知识，有一定的工作经验，可以很快的进入工作状态，再结合应聘人员的素质以及道德意识，选取综合素质高的人进行档案管理工作。学校领导也要尊重档案管理人员，提高他们的福利待遇，并定期的为他们提供培训机会和专业座谈会，提高他们专业水平以及工作积极性，让他们能够更好更快的工作[5]。

参考资料

[1] 郭蓉. 当前高校档案管理人员的素质培养方法探究[J]. 通化师范学院学报.2012，（30）.

[2] 姜丽蓉 宁庆降. 关于提高高校档案管理人员素质的几点思考[J]. 重庆电力高等专科学校学报.2011，（15）.

[3] 伊林 龙政军. 高校档案管理人员的素质及其提高途径[J]. 中国冶金教育.2010，（15）.

[4] 吴热. 论提高高校档案管理人员的素质[J]. 内蒙古财经学院学报.2011，（7）

[5] 翟翠萍. 试论高校档案管理人员应具备的综合素质[J]. 漯河职业技术学院学报。2012，（8）.

作者简介

朱丽荣（1959—），女，辽宁鞍山，大学专科，工作于盘锦职业技术学院，馆员，档案管理。