立足三个抓手 大力提高公文办理质量

郭菁

[摘要]一个单位公文质量的好坏，直接关系到公文本身的效用和单位的执行力、工作效率，直接影响发文单位的形象和声誉。文章从规范公文管理制度、提高文秘人员综合素质、查摆问题三个方面论述了如何大力提高公文办理质量。

[关键词]公文 公文办理 质量

公文是一个单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是联系和处理工作的一种书面工具，在机关公务活动中发挥着及其重要作用。能否及时、准确地将公文尤其是需要反复协调、领导多次批示的文件，及时呈送有关领导或部门，并适时将领导批示和意见转达给相关人员或部门，将直接影响领导的决策质量和实施效果。同时，一个单位公文处理水平的高低直接反映一个单位工作人员的水平和素质，关系到单位“面子和里子”工程。为进一步贯彻落实中国葛洲坝集团公司《关于开展公文质量月活动的通知》文件精神，三峡电力职业学院结合学校实际情况，采取针对性措施，规范了公文办理流程，较大幅度的提升了公文质量。

一、 以规范公文管理制度为抓手，夯实公文办理基础

1.建立领导负责制度。根据中国葛洲坝集团公司公文质量月活动文件精神，学校迅速召开了“开展公文质量月活动”的专题会议，成立了公文质量提升活动领导小组和工作小组，由一把手为领导小组组长，由办公室主任任工作小组组长，负责具体工作的组织和落实，制定了提高公文质量的具体措施和办法，健全公文管理制度、公文质量控制责任体系和公文运转、督查、归档等程序，为公文质量提升活动顺利开展奠定了制度基础。

2.建立退文制度。对各部门上报的公文如出现格式不符、文种混用、内容不清、文理不通、核对严重失误、成文日期与送达时间间隔过长等问题的，办公室一律不予受理，并作退文登记。

3.建立总结制度。办公室每个月总结各部门上报公文质量情况，召开会议，对优秀公文进行表彰，对质量欠缺公文进行指正，并派遣办公室文秘人员对存在问题的部门进行帮扶。

二、 以提高文秘人员综合素质为抓手，为公文办理奠定良好基础

从一定意义上讲，秘书人员的素质决定着公文质量。要注重培养、提高秘书人员的综合素质，全面加强秘书队伍建设，为确保公文质量奠定良好的基础。

1.加强思想政治建设。教育和引导秘书人员加强学习，提高运用马克思主义的立场、观点和方法分析问题的能力，保证办文工作始终坚持正确的政治方向。

2.加强业务培训。要把秘书人员业务培训工作做为重要内容，纳入到监狱培训规划之中，积极创造条件，采取多种形式，组织秘书人员学习公文处理业务知识，不断提升水平，使秘书人员都能按标准和规范处理公文。同时，在撰写、修改文稿的实践中，不断总结经验，在更高层次上探索公文处理的经验和办法。我校根据“纠错小分队”提供的检查报告，将公文办理中存在的错误下发到各部门负责人，要求各部门组织相关人员认真学习。学校还积极将文秘人员送到外面培训学习，提高业务素质。

3.加强作风建设。通过职业道德教育，增强秘书人员从事公文处理工作的光荣感、责任感，形成和保持认真负责、实事求是、雷厉风行、无私奉献的良好职业道德。

三、 以查摆问题为抓手，不留一个死角

1.成立“纠错小分队”，找准“病根”。为了找出学校公文管理和公文办理过程中存在的突出问题，使公文质量提升工作更有针对性，学校成立了以办公室主任为组长，以各部门书记和干事为主要成员的“纠错小分队”，将以前发出去的文件从档案室调出来，深入分析，找准“病根”。发现存在主要问题有：（1）公文文种使用不规范、行文关系不当。有的部门“请示”、“报告”不分，用“报告”请示工作，或在“报告”中夹带请示事项；有的请示性公文一文多事。（2）公文格式不规范。有的部门混用上行文与下行文的格式；有的在请示性公文中未附注联系人、联系电话，给文件的及时正确处理带来影响。（3）公文报送不规范。有的部门工作缺乏计划性和前瞻性，报送的请示性公文中急件、特急件过多，影响了正常的公文处理工作；有的多头报送公文或直接将公文报送领导个人；有的未按规定数量报送公文；有的在报送纸质公文的同时，未报送电子公文或电子公文报送不及时。（4）公文内容差错较多。有些公文中文字、标点、语句、逻辑错误时有发生；公文内层次序号不规范、不连贯，字体不符规定；引用文件未注明发文字号等。

2.推行无纸化办公，要求“两条腿走路”。学校要求各部门上报的公文，一方面必须坚持呈报纸质文档，便于领导签字审阅和归档保存；另一方面必须熟悉0A系统操作流程，所有的文件必须按照0A系统操作流程进行上报，以便于提高工作效率，做到环保节约。

3.严格遵守公文处理程序，把好七道“关口”。质量是公文的生命。只有高质量的公文才能为领导指导工作、实施决策发挥重要作用，产生良好效益。为此，学校坚持严谨、细致的公文审核原则，明确责任，主要领导为第一责任人，分管领导为直接责任人，承办公文处理的工作人员为具体责任人，严把“拟稿人——部门领导——文字秘书——办公室主任——分管领导——校长——机要秘书”七道审核“关口”，力求做到“四查”：一查政策界限是否明确，有无矛盾抵触。即检查文稿内容是否符合党的方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示、决定，是否完整、准确地体现发文机关的意图，是否与过去发的公文有出入；二查措施是否落实。即检查公文是否符合实际情况，所提措施办法是否明确具体、切实可行；三查文字表述是否准确、简练。即检查公文条理是否清晰、明了，文句是否通顺、严谨，合乎语法、逻辑，标点符号和数字用法是否正确，有无错别字等；四查体式是否合适。即检查文种使用是否得当，语体是否得体，格式是否整齐规范。以高度的政治责任感，严肃、认真、准确地做好公文处理工作，牢固树立精品意识，切实做到严格规范，精益求精。

通过查摆问题，找准公文办理短板瓶颈，以三个针对性措施为抓手，我校着实提高了公文办理质量和公文办理效率。在中国葛洲坝集团公司组织的“2012年公文质量月”活动中荣获“优秀公文及无差错公文单位”称号，递交的参评公文获得二等奖。

（作者单位：三峡电力职业学院 湖北宜昌）