加强单位档案管理工作的思考

沈帆

【摘 要】档案保密工作作为单位管理工作的组成部分，涉及的内容多、范围广，是单位保密工作中的重中之重。本文结合笔者多年的工作经验，就加强单位档案管理工作进行了探讨。以提高单位档案保密工作的质量，切实把保密工作做到实处。

【关键词】单位；档案管理；制度建设；保密工作

单位档案记录着单位日常决策问题的全过程，是单位日常活动中所形成的价值文件的总和，其涉及到单位的安全、生产、经营、管理等诸多方面的秘密，其中还包括核心秘密，一旦泄密，很可能影响到单位的发展。因此，单位的档案管理者和全体员工应当切实履行好单位保密的义务，加强档案保密工作，以此保护单位的利益，提高单位的整体形象。

1.加强单位档案管理工作主要作用

1.1 作为考察依据的作用

在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。作为历史的鉴证与其它的文献是不一样的，档案具有法律的效应。由于档案所具有的自身特点及自然的形成方式，使档案的记录更具客观性，成为更容易令人信服的证据，因此，档案作为真实凭证而存在。

1.2 作为参考的作用

由于档案属于最可靠的参考材料，没有被篡改过，很多都涉及亲笔签名或是手稿，有些还包含着照片或是录音带等，因此是反映历史最为客观的材料，是最有利的实事凭据。同时，档案的参考性和内容非常广泛与丰富，任何地区或公司等都有自己的档案管理工作室，所以，当所涉及的难题需要参考档案的时候，只要到有关档案工作室就能找到答案。由此我们可以知道档案管理工作的重要性。作为档案管理工作的工作者，要定期接受和保管好档案，在树立法制观念的同时做好档案的保密工作，并热爱档案管理工作等。

2.当前单位档案管理工作的现状

2.1 档案管理工作不能充分的重视档案资源的重要价值

现阶段，很多单位对档案管理工作的认识主要停留在最基本的对档案信息的收集、整理、保管等层面，很少注意到档案资源的综合利用。事实上，档案管理工作的主要目的在于有效的提供档案管理基本信息，对单位工作的开展提供基本的参考资料。但现阶段，很多单位的档案管理工作均较少了利用档案资源，且档案资源存在方式单一、范围相对较小的状况，不能有效的推动档案管理工作的深入开展。

2.2 单位档案管理基础设施相对落后

随着社会的不断进步与发展，尤其是随着信息化时代的到来，计算机技术已经开始作为一门基本的技术应用在各行各业的发展中，但很多单位并没有普及计算机技术，很多单位只是简单的将档案信息录入到计算机中，但并没有实现档案的信息化管理，很多事业单位依然存在基础社会老化的现象，严重影响了事业单位的持续发展。

2.3 档案管理工作人员的素质有待进一步提高

档案管理工作对技术性要求相对较高，因此要求档案管理工作人员要具备专业化的档案管理技能与素质，但现阶段，很多单位的档案管理人员均缺乏专业的档案管理知识培训，对档案管理工作的程序不清楚，很大程度上影响了档案管理工作的科学发展，进而影响了单位自身的持续发展与进步。

2.4 档案管理的科学性与规范性管理程度相对较低

目前很多单位由于对档案管理工作的重视程度相对较低，因此不能充分认识到档案管理以及档案资源的重要性，导致对档案管理工作的投入、管理工作错位甚至错位。很多单位的工作人员甚至认为档案管理工作是可有可无的部门，较少的对档案管理工作进行规范化管理，导致档案管理工作的松散性发展，影响了事业单位的整体发展。

3.加强单位档案管理工作的对策

3.1 完善硬件设施

档案保密室是档案保护和存放的重要场所，完善内外部硬件设施是保管好档案的必备条件。在做好档案的保密过程中，我们加强了档案室的管理，对档案室进行了调整。一是将单位的基建档案、文书档案、人事档案、会计档案搬到较高楼层，解决档案容易受潮、发霉的问题。二是根据国家、省市有关保密规定安装了“三铁二器”。

3.2 健全档案管理制度

（1）规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。

（2）简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。要严格执行档案查借阅制度、保密制度，健全档案材料形成、报送责任制，并把执行情况作为检查管理人

3.3 提高人员素质

做好档案管理的保密工作，提升档案人员的素质是关键。随着单位保密工作的不断发展，对档案管理人员的素质提出了更高要求。保密室的档案人员须按保密管理规定由局保密工作领导小组审核确定，经保密培训持证上岗，并报市保密行政管理部门备案。档案管理人员的素质直接影响到保密工作的质量。那么如何提高档案管理人员的素质呢？一是要有正确的政治方向，较强的责任心和高度的责任感，坚持贯彻《档案法》和《保密法》。二是努力学习钻研业务。档案人员在熟悉和掌握本专业知识的同时，还要掌握计算机应用等相关的知识，参加针对不同类型单位开展的档案管理专题培训。三是档案管理人员要转变观念，勇于实践和创新，积极参与科研、生产活动，为推动单位进步和产业升级服务。在具体的实践中，我们结合本单位的实际情况，一方面从实际出发，把学习《档案法》、《保密法》纳入学习教育计划，举办保密干部培训班；印制了新《保密法》学习资料共600本，分发到局机关全体人员和各中心所属班、组长以上人员人手一册，组织认真学习；另一方面，广泛开展宣传教育活动，组织保密知识竞赛及征文活动，悬挂《档案法》、《保密法》的宣传图解，将与保密有关的小册子印发到各处室，提高全体员工的保密意识。坚持专业人才培养，营造尊重知识，尊重人才的良好氛围。通过学习，我们深深体会到，档案管理人员的素质是国家秘密得以保守的重要保障。在档案管理及保密过程中，技术的发展和运用、设备的使用和管理、制度的制定和实施，每一个环节都是依靠人来完成的，所以管理好人就是管理好国家秘密。

3.4 加强单位档案保密工作

正确处理好保密和利用的关系是做好档案保密工作的重点。由于本单位的特殊性，科技档案的利用颇显频繁，而科技档案大部分是涉密档案。根据这一特点，我们建立了《涉密档案复印制度》，规定涉密档案的复印必须进行严格的审批及登记。即先由利用者提出申请，注明要复印的原因、内容、份数，经主管领导签字、批准后方能由涉密人员在涉密复印机上进行。复印件视同原件处理，并限期归还，减少文件的处延。档案管理人员对单位的科技档案室库存的档案图纸进行了清理，对一些还没有登帐，漏登的文件、图纸进行了整理编目工作，新编专项目录达二十余册。对工艺文件、图纸发放实行定点、定额，以旧换新，避免以往文件、图纸利用发放工作中存在的保密隐患。档案管理人员着重对2000年以来的案卷重新整理，把涉密文件与非涉密文件分开组卷，分开提供利用，彻底解决了涉密与非涉密材料混卷、涉密文件分散不集中、调密查找不便的问题。进一步完善了《涉密档案利用制度》，规定涉密档案的借阅，必须履行登记、签字手续，经主管领导审批后，由档案管理人员借出，任何人无权擅自提供借阅，涉密档案在规定时间内使用完毕后，档案管理人员应及时核对归档。同时抓好档案的日常利用工作，档案部门编制了各种案卷目录及卷宗介绍，努力开发档案信息，编写大事记及专题汇编。几年来，档案管理人员战斗在保密工作的第一线，在基础管理工作中，多次在管理程序和方法上积极探索改进，取得了良好的成效。

4.结束语

档案管理是一项技术性很强的工作，加强档案管理工作将成为本单位重中之重的根本任务。合理科学的对档案进行管理，不但可以对企业或单位的业绩给予衡量，还可以对企业或单位的管理水平给予衡量；同时要把握新《保密法》精神实质，紧密结合特区机关后勤工作的特点，积极研究把握特区机关后勤保密工作的规律，学以致用。

参考文献：

[1] 王敬霞.浅谈如何做好企业档案管理的保密工作[J].科技信息.2012年第19期

[2] 刘丽霞.保密工作在企业档案管理中的重要性[J].办公室业务.2011年第S1期