浅述网络环境下档案信息资源开发利用策略

赵丽琴

【摘 要】目前，网络环境下档案信息资源开发利用工作虽然存在着一些问题，但是随着各种技术的不断发展以及相关法律法规的不断完善，在未来的时间里，网络环境下档案信息资源开发利用工作将会得到不断的加强和改善，更方便、更快捷地满足社会各界的档案利用需求，推进档案工作实现最大化的社会效益和经济效益。

【关键词】网络环境；档案信息资源；开发利用；策略

目前，网络环境下档案信息资源开发利用工作虽然存在着一些问题，但是随着各种技术的不断发展以及相关法律法规的不断完善，在未来的时间里，网络环境下档案信息资源开发利用工作将会得到不断的加强和改善，更方便、更快捷地满足社会各界的档案利用需求，推进档案工作实现最大化的社会效益和经济效益。笔者认为，开展网络环境下档案信息资源开发利用工作应重点抓好以下3方面的工作：

1.切实做好网络环境下档案信息资源的鉴定工作

1.1要鉴定档案信息资源的真实性

目前，我国正处在传统的纸质文件向电子文件与纸质文件并存的档案保管方式的转变中，在将纸质文件转为数字化的档案信息资源时，即使原件是真实的、准确的，因扫描技术或其他转化技术原因转化而成的数字化档案信息资源与原件也可能会有一定的偏差，并且因为数字化后的档案信息资源比较容易进行修改，所以，档案信息资源形成机构要设置安全要求的操作日志，要对操作人员及操作对象等相关信息随时自动记录，以确保档案信息资源的安全性和真实性。在开发档案信息资源的工作中必须严格谨慎地进行校对，避免将有错误的或者被恶意篡改的档案信息资源提供给广大利用者，造成歧义或者误解。

1.2要鉴定档案信息资源的完整性

只有完整齐全的档案信息资源，才能真实地反映档案信息的全貌，才能为档案信息资源提供利用打下良好的基础。在开发利用档案信息资源时，要注意档案信息资源的完整性，既不能将连续的档案信息硬性分开，使利用者在使用档案信息时无法获取完整信息，从而造成断章取义或残缺不全的歧义。应将残缺不全、字迹模糊的档案进行修复，不能修复的要向公众作出说明。此外，网络环境下档案信息资源的完整性还包括档案自身的各种信息，如电子文件的背景信息、内容、结构等相关信息是否缺损，数据化后的档案信息资源是否相关联，文件数量是否齐全，与主文件相关的各种辅助性和附件性的文件是否附带。

1.3要鉴定档案信息资源是否具有可开放性

对于自形成日期已满30年的档案进行随时开放。对设有密级的档案信息，根据档案内容对可降密的进行密级调整，对密级失效的档案信息进行解密，对公众予以开放；对仍需保密的档案，需要加强保密工作，暂不公之于众；对于半公开的档案信息可通过设置权限来控制访问；对于重要的档案信息资源最好不要收入数据库，确有必要可以到档案机构进行实体查询。

1.4要鉴定档案信息资源在数据库中的唯一性和可识别性

在网络环境下开发档案信息资源时，要注意档案信息资源在数据库中的唯一性。因为数字化后的档案信息资源比较容易复制，所以要将档案信息资源数据库中重复的档案信息资源剔除，避免占用数据库的空间造成冗余信息，影响检索的速度和利用效果。此外，要鉴定档案信息的可识别性。不论是实现共享的档案信息，还是本机关自己开发的档案信息，都可能因为网络或者数据库支持格式不同而无法识读。因此，在网络环境下档案信息资源开发利用过程中要对档案信息资源不断进行检测，防止因病毒侵入或格式不支持导致档案信息不可识别。

2.不断更新档案信息数据库内容

在网络环境下，只有不断更新网站信息才能吸引公众访问和利用，被各大搜索引擎收入和检索。因此，为确保网络环境下档案信息资源有较高的访问率和利用率，就必须对档案网站及档案信息数据库进行不断更新和充实。档案信息数据库不仅要涵盖政治、经济、文化、社会、历史、科技等丰富的馆藏信息资源，还需要对档案信息资源进行开发，通过各种形式在档案网站上展示，以供公众提供利用。例如，在中国档案局网站首页设有一个名为《共和国脚步——1949年档案》系列视频的专版，其以文字表述、图片展示、视频回放等多种形式生动形象地还原了真实的历史面貌，极具吸引力，其推出后全年点击量高达2亿6千多万次，这充分说明了以网络形式公布档案史料是广大人民群众非常欢迎的形式。因此，只有对档案信息不断更新和充实，吸引更多的用户前来利用，才能确保网络环境下档案信息资源开发利用的持续发展。

3.加强网络环境下馆际之间档案信息资源开发利用的集约化管理

在网络环境下，馆际之间档案信息资源的集约化管理是达成档案信息资源共享的最高境界。笔者在调查中发现，大部分省级档案网站在链接过程中仅是页面的链接，并没有实现数据库的共享。而在许多省级网站中却可以访问到该省地级市的档案网站并查询到档案信息。从这一点来说，在档案信息资源集约化管理中，省级档案网站纵向实现集约化的程度要比横向好很多。因此，网络环境下要实现馆际间档案信息资源集约化，必须做到以下几个方面：第一，加强档案机构横向和纵向的相互联系、相互合作。在设计检索系统或者档案信息资源数据库时，应留有与其他档案机构对接的端口，并具有较强的可扩展性和兼容性，方便将来各档案机构之间的检索系统或数据库对接工作，实现档案信息资源共享与档案信息资源互补。第二，对已公开的档案信息资源进行共享，避免各级档案机构重复开发造成资源浪费。在网络环境下实现馆际之间的档案信息资源集约化管理，可以实现档案信息资源共享，大大节省各档案机构的开发利用成本，以低投入、高回报的开发模式，为在网络环境下的档案信息资源开发利用提供强大的资源保障体系，这是未来档案信息资源网络化建设的一种必然趋势。