档案馆应该坚定地走民生档案信息推送之路*

林苾芾

（三明学院文化传播学院，福建三明，365004）

1 引言

1.1 民生档案信息推送的含义

民生档案信息推送是指档案的集中保管处所如档案馆、档案室等，通过研究某些公民的信息需求，将所选信息主动地通过某种传播渠道特别是网络渠道送达给公民的行为。

在互联网时代我们每天都能接触到借助网络推送的各种信息。网络信息推送比起一些传统的信息推送方式来有着独具的优势。但是我们却见不到对民生档案信息有很高知悉优势的档案馆在网络上推送出的关乎民生的信息，反倒是一些商业网站或娱乐网站等把有如养老政策、医保政策等等的信息给推送了出来。再则档案馆传统的档案信息推送多是在档案日或其他节日通过展览、发送宣传材料等方式进行，主题较多涉及的是爱党爱国的，属于宏观层面。由于这些信息与公民的切身利益不够紧密因而引起关注的时间往往难于延续。

1.2 民生档案的含义

所谓民生档案是指与公民切身利益紧密相连的档案。如食品、婚姻、计生、房产、移民、学籍、社会福利、诉讼等方面的档案。

国家的各级政府就是执政和行政为民的政府，档案信息是他们日常操心和管理国计民生后自然而然留下的副产品。国家的各类型组织日常在运行过程中也从各自的生产、经营、管理等领域产生与民生相关的信息。只要档案工作人员能够为公民着想，就能敏锐地抓取公民感兴趣的信息。

1.3 现阶段的开放档案与档案信息推送的区别

1.3.1 开放档案是依法开放或依公民申请开放，操作较难，比较被动

近几年来我们常常关注和探讨开放档案这一事物。目前开放档案主要是依法开放或依公民申请开放合法档案。若是法律不允许公开的就不能公开，或者法律条文对公开所需的条件规定比较模糊的就要审慎对待；再就是若公民没有申请要求公开的便不可自行公开。《档案法》在档案馆室的档案开放中起着了举足轻重的作用，因为法往往是至高无上的。而翻开《档案法》粗放模糊的条文较多，没有很好地与时俱进。比如第四章档案的利用和公布中的第十九条：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。利用未开放档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定［1］。可以看出《档案法》通过增加操作难度来约束档案的开放利用，这使档案工作者在实践中较为被动。

1.3.2 档案信息推送是一种主动作为

推送档案信息思想首先立足于档案馆是一个公共服务部门应该主动为公民提供所需信息，再则档案馆是政务信息资源的重要积存地，从信息资源的战略高度来看理应发挥出资源的效益。档案信息推送和目前的开放档案工作在档案提供利用方面是两种不同的做法。档案馆在开放档案中基本处于被动状态，只是在解除一般可以公开和保密期限满的档案的“禁闭”这一方面体现着一定的主动性。而档案信息推送要求档案馆积极主动地作为，想公民所想，急公民所急，把关乎民生的档案信息主动地及时地发布，尤其是以网络的方式推送。在信息时代档案馆应该努力地把持真正意义上的开放档案思想，以档案信息推送为主要服务手段和服务方式，只有这样档案馆才有望走出困境，成为无愧于时代的公共服务理念的贯彻者和信息资源的拥有者。

2 做好档案信息推送工作是实现真正意义上开放档案的重要举措

2.1 档案馆尚未实现真正意义上的开放档案

有研究显示：1991年—2007年我国的各级综合档案馆馆藏档案年均开放率仅为27.9%，欧美多数国家档案开放率已达到或超过60%，美国的档案开放率甚至达到了90%以上［2］。另外自从2008年5月1日《中华人民共和国政府信息公开条例》公布并开始实施以后，许多现行文件都已经由其产生的各级机关企事业单位、组织进行了公开。而当这些已公开过的现行文件走入档案馆后却反而由于相关法规而难以公开了。来看看法国的规定“存放到公共档案馆之前已供自由查阅的文件，在存入到公共档案馆后，对任何要求查阅这部分档案的人继续开放，没有任何限制［3］。”对比之下可以看出我们的档案馆仍处于很封闭的状态，我们的法律法规仍然滞后。

2.2 只有努力实现民生档案信息的推送才能促进档案法律的与时俱进

《档案法》最新的版本是1987年9月5日通过的，最近的修改时间是1996年7月5日［4］。在这二三十年间国家已经发生了翻天覆地的变化，一部与时俱进的法律法规的制定已是众望所归，势在必行。档案界要看到这一情况，紧跟时代步伐在实践中大胆创新，作档案法律法规修订的促进派。

2.3 只有努力实现民生档案信息的推送才能激发公民对档案信息的需求

越是信息闭塞的个体就越没有知晓探究更多信息的欲望。也就是说若公民对档案馆很陌生，或者不知道档案馆里存放着什么，那么档案馆对于公民来说相当于不存在，也就更不可能想要进一步去查找什么。若档案馆主动地推送信息就可以减少这种现象的存在。公民在一定信息量的刺激下想要探究更多信息的欲望就会活跃起来。活跃的公民信息需求是一股正能量，能够极大地促进档案馆加速开放档案的一系列工作的进展。这样在档案信息资源的拥有上才不会走入马太效应所揭示出的强者越强、弱者越弱的现象中去。例如曾经发生过国家出台一些针对残疾人出行不便的优惠政策，但真正的残疾人知晓的并不多，倒是被一些信息渠道畅通的非残疾人知晓并加以利用了。因此档案馆要积极地推送档案信息，刺激公民的信息挖掘欲望。争取在打破信息获取的不对称、不公平状态上贡献出应有的力量。

3 制约档案馆民生档案信息推送的因素分析

3.1 档案馆人要坚定地把持公共服务理念

档案馆工作人员“公共服务理念”的缺失是制约档案馆信息推送的一个首要因素。公共服务理念是指把工作行为当成一种服务，至少不能当成一种权利；认清服务的对象是公民，至少不只是某一部分特殊阶层；服务的效果是追求公民的利益，包括让公民获得生存权利、知情权利、民主权利等等。这是符合社会发展的趋势的。

档案馆人在抱持公共服务理念方面尚有很大的努力空间，原因很多。法律法规的不明朗是其中的一个重要原因。对比来看，美国在1967年颁布的《信息自由法》中有一条原则：政府信息具有公共财产的性质，人人享有平等获取的权利［5］。这就从法律高度明确地指出了提供政府信息为公民服务是政府信息拥有方应尽的法律职责，否则就可视为违法。而我国在这方面的表述都比较模糊，也可见出差距。如：档案馆为文化事业机构的性质；档案馆不应成为党委、政府或档案局的内部职能机构；档案限于党政领导、生产建设、科学研究；档案馆为社会主义现代化服务；档案馆为社会利用服务；档案馆是档案安全保管基地、爱国主义教育基地、现行文件集中向社会提供利用中心、档案信息服务中心等等。虽然档案馆是各类信息尤其是政府信息的积存地，但类似这样的一些条文却将档案馆公共服务的职能置于了不明朗的状态，极大地加重了档案馆在提供利用时的保守与难于作为。张辑哲深刻地指出：我国的“国家档案馆”在社会现实中表现出强烈的附属性（或称依附性），政治性和政府机关的性质［6］。虽然这一表述的出处上的时间是1995年，但时至今日这种状况没有根本改观。

档案馆人应该大胆地转变观念，把提供档案为公民服务视为档案工作的宗旨，由此才能够认真地面对并思考那些束缚着自己的不合时宜的法律法规和陈腐的观念。

3.2 要深刻地拥有“信息资源的效益观念”

“信息资源效益观念”的缺失是制约档案馆档案信息推送的又一个因素。档案信息资源的效益是指档案信息资源的有效产出与所需的投入二者之间的比例关系。当信息资源未被利用时它是不会带来任何效益的。有一个是认识上的误区即公共服务思想就是免费为公民服务的思想。当然在进行公共服务时能否免费的问题是需要考虑的，如果能够免费提供给公民的服务就不能收费，但并不因此就说公共服务等于免费服务。

具有信息资源的效益观念的一个重要体现就是始终把为公民提供档案信息资源服务摆在重要的位置，并因此能够在工作中体现出来，如能够对实体档案馆和虚拟档案馆的访客密切关注，当观察到实体档案馆的利用者减少或者网站点击率减少时会产生紧迫感，能够进一步通过从现象到本质的分析、归纳、推理和概括寻找对策，不断有效推送关系公民切身利益的信息。相反如果只看到利用信息可能带来的负面结果，是造成信息资源效益观念薄弱的一个原因。相信档案馆通过不断的主动推送信息的实践会积累各种各样的经验，最终走向成熟。

信息资源的效益观念在视效益为生命的企业里尤其凸显。这一点值得档案馆工作人员学习。例如身处企业的薛德香认识到：只有深入车间、站场、施工现场、技改一线，根据现场出现的问题，结合平时自己对各类档案的研读，自己掌握的档案资料信息，提供及时有效的帮助，才是档案管理的真谛［7］。在她看来档案管理的真谛就是能够为现实提供及时有效的帮助。再如王晓轩通过所见的实例：2004年四川省内江电力勘察设计院在承担220千伏凉水井变电站的一系列改造工程的设计任务时，档案发挥出了巨大的经济效益，共节约了大约17万元的成本投入。有感而发：所以，“档案记载的是过去的事，是故纸堆，只要保存好就行了”的古董观点一定要克服［8］。可见在他看来只把档案束之高阁而没有发挥出档案的作用是陈腐的做法。在今天并不是只有企业才需要讲效益的，任何不考虑效益的组织机构都不符合时代要求。虽然现实中的一些组织机构还往往会因为机制体制等原因使效益问题没有突显出来。但是拥有如此多档案信息的档案馆显然应该意识到信息资源的效益是一种客观存在，把这些效益挖掘生产出来是档案馆人责无旁贷的职责所在。当档案馆为公民的信息需求提供了到位的服务后公民的生活质量会因此得到提高，效益也就在其中了。

3.3 要强化“档案馆人的社会有机体及其生态位意识”

“档案馆人的社会有机体及其生态位意识”的缺失是第三个制约档案信息推送的重要因素。所谓社会有机体是指以生产实践为基础的各个社会层次，各种社会因素和关系有机联系而又相互制约构成的社会整体［9］。从系统的角度来看，档案馆是社会有机体这个大系统下的子系统。所谓生态位（ecological niche）是指每个个体或种群在种群或群落中的时空位置及功能关系［10］。档案馆人增强自身的社会有机体及其生态位意识就可以从系统的角度和生态位的角度出发研究自身的生存状态，研究如何更好地变革和发展自身。

例如可以从系统论中的耗散结构理论得到启发。该理论指出：一个远离平衡态的非线性的开放系统，通过不断地与外界交换物质和能量，在系统内部某个参量的变化达到一定的阈值时，通过涨落，系统可能发生突变即非平衡相变，由原来的混沌无序状态转变为一种在时间上、空间上或功能上的有序状态［11］。依此原理我们把档案馆看成储存、保管和利用档案的有机系统，它们也遵循着上述规律。档案馆应该走向真正的开放之路，开放的过程就是档案信息提供利用的过程，就是档案馆与公民互动的过程，也就是档案馆与外界进行物质与能量的交换过程，而那些在开放中出现的问题和困难恰恰是一种打破了平衡后的产物，此时看似混沌无序，实则如果能够加以很好地解决的话，档案馆就能在解决后找到新的平衡点，达到了更高的有序状态，也就意味着档案馆前进了。相反若总是处在惰性导致的低级平衡状态中就难免停滞不前，最终危及生存。

生态位理论则启发我们，社会中的每一个大大小小的有机体就好比自然界中的每一个个体和种群都有其生态位，当环境不适合生存时，将会被淘汰。从该理论角度出发，档案馆人有必要首先分析认清自身在社会大环境中的生态位，因为现在的社会大环境变化很快，新事物层出不穷，因而很难把握。尤其是要尽全力避免由于生态位重叠带来的危机。档案馆的生态位重叠是指档案馆的自身特色丧失，功能的发挥被取代，比如公民查阅档案信息可以直接通过产生民生档案信息的组织机构而不通过档案馆，档案馆只是作为存放纸质档案和电子物理载体档案的地方，功能相当单一。那么当电子工具相当成熟和完善，已实现无纸化办公后，档案馆的存放保管功能也就可能丧失，至此档案馆还有什么生存的必要了呢？

因此社会有机体及其生态位理论的视角可以大大提高档案馆人的生存危机感和紧迫感，努力分析自身生存面临的优势和劣势，机遇和挑战，更好地谋求生存与发展。

4 结语

档案信息推送是解决档案真正得以开放的一个重要的举措。通过主动的档案信息推送，可以提高公民的信息需求欲望，健康的公民信息需求欲望是促进档案馆发展的重要的正能量。档案馆人必须树立坚定的公共服务的理念，走真正意义上的开放档案之路；必须深刻地拥有档案信息资源的效益观念，不辱使命；还必须强化社会有机体及其生态位意识，大胆地打破封闭，实现和外界的信息和能量的交换，即大胆收集、利用和开发档案信息资源。促进自身的变革和发展，走自强自立之路。真正意义上的开放档案不仅是公共服务理念的要求，也是档案馆自身生存与发展的要求；开放的档案馆不仅惠及公民也惠及自身。

*本文系福建省三明学院科研基金资助项目“制约档案信息推送的因素探寻”（项目编号：201314/Q）、福建省中青年教师教育科研项目社科B类“制约档案信息推送的因素探导”（项目号JB13250S）研究成果之一。

［1］［4］开放档案.［DB/OL］.（2013-03-22）［2014-01-03］.http：//baike.baidu.com/link？url=ZNGxvLcYHiV9asLMbI-up_vAEQ6xatV3Wg- JEIS20fxjN-pWi9_MWbNOh9CZai9nc2gM -Mzj3db3UdKNM6s05v0Lq.

［2］杨霞.我国综合档案馆档案开放与利用情况综述［J］.北京档案，2009（2）：23-25.

［3］江苏省档案考察团.法国、意大利档案工作管窥［J］.档案与建设，2010（4）：23-26.

［5］美国《信息自由法》.［EB/OL］.（2012-06-18）［2014-01-06］.http：//www.360doc.com/content/12/0618/13/235269_218877479 .shtml.

［6］张辑哲.维系之道——档案与档案管理［M］.北京：中国档案出版社，1995.

［7］薛德香.浅议如何开发利用企业档案信息资源［J］.管理创新，2012（16）：81.

［8］王晓轩.浅谈档案利用效益［J］.办公室业务.2012（6）：2.

［9］社会有机体.［DB/OL］.（2014-01-04）.

［2014-03-04］.http：//baike.baidu.com/link？ url=HpOnf8VtG3_Uhy3DkhguQuK6XqskaMxwup7qFSAles- ipzcEHxX3WTMF2vpyPOwoeEd -kxfFqK3_Sr0bx6gX5W_.

［10］生态位.［DB/OL］.（2013-10-23）.［2014-03-04］.http：//baike.baidu.com/link？ url=wUTP9L- _8lAdD_lW2HSqlPqDLb6jqvUlpMxZ4K-kQSHDkJGbJp5IiCfkQB6oh-qa

［11］耗 散 结 构 理 论.［DB/OL］.（2013-11-18）［2014-01-12］.http：//baike.baidu.com/link？ Url=_ZQ3D2bJOVwl_4MStQt26bEXpfsEto8BxGZpXXqK -MBNGHmnAfy_EBWeAdV0ZxFfs.