高校学生档案管理及档案流转之我见

刘崇富， 张 梅

（昭通学院a.招生就业处，b.科技处， 云南 昭通 657000）

高等学校毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，是学生在校求学过程的真实记录[1]。多数学生档案记录从中学时代开始，而大学阶段档案所记录的内容，是学生档案的重要部分，集中反映学生就读期间的主要表现，是了解学生个人的学习历程和整体表现的主要途径，同时也是毕业生由学校走向社会的重要通行证。对于每一名毕业生而言，档案的作用极其重要，大学阶段的学习历程所形成的今后工作单位选拔任用考核的依据和凭证[2]，成为单位考察录用毕业生的第一手资料[3]，为用人单位提供毕业生在高校阶段全面的个人在校学习情况，学生在大学阶段的思想政治表现、知识水平、道德品质、在校行为等多方面的综合素质在档案中能够真实全面地反映出来，一旦学生被用人单位录用，以后的工作变动、工资调整、干部的提升晋级和各种考核，档案的查阅是必不可少的，毕业生档案将伴随学生本人一生，成为整个人事档案中的重要组成部分，为用人单位选拔人才提供重要的依据。

总的来说，在目前我国的就业形势之下，学生档案是学生走上工作岗位的重要凭证，在就业中有着重要的作用，做好毕业生档案管理与流转工作显得尤为迫切[4]。

一、高校学生档案特性及其构成

高校学生档案不仅记录了学生中学、大学求学的整个历程，还能全面反映学生在校学习期间的各种原始情况，涉及内容十分广泛，它包括几个大的方面，一是学生的由原来就读高中所产生的中学阶段档案材料，二是在大学阶段所产生的个人履历和鉴定材料，三是学生学习成绩记录的各种材料，四是原件有党团关系材料，五是在校期间受到的各种奖励材料，它是高校在校期间各项表现真实记录[5]。高校学生档案，能够真实地记录和反映大学生在校期间的学习、生活以及各种社会实践等个人成长经历，是宝贵且不可再生资源[6]。总之，高校学生档案是学生思想道德、文化素养、科技能力、社会工作能力和身体状况等综合素质的集中反映[1]。

二、高校学生档案在管理工作中存在的一些问题

（一）学生档案管理体制不完善

首先是学生档案是学校档案中的一部分，在许多学校档案的日常管理中，没有意识到学生档案管理工作的重要性，往往只重视教学和其它行政管理中产生的档案，没有专职人员对学生档案进行管理、监督和指导。其次是实行招生工作在网络上进行后对学生档案的转递没有统一的要求，毕业高中地（市）区教育部门为降低成本，许多高中生自带档案，入学后档案压在个人手里不交、忘交或丢失，导致学生毕业时缺少高中阶段档案。再次是档案经常被拆封，难于保证档案中内容的真实性。最后是有的学生档案材料过于简单，对于高校管理者了解其中学时的表现及其家庭情况没有指导作用。

（二）收集归档的材料填写不规范

部分学生在平时的学习过程中没有意识到学生档案的重要性，在填写时不按要求认真填写，填写内容不全面准确，敷衍了事，造成了学生档案归档材料质量不高，不规范，学生档案一般由学生档案管理部门进行统一管理，由于有的学校学生档案管理工作没有配备专职人员，兼职人员业务不熟悉，导致学生档案的收集整理缺乏一定的规范操作，当中错误多。

（三）毕业生对档案缺乏认识，学校管理难度偏大

随着社会职业的多样化与细致分工，就业观念发生很大的改变，就业形成多样化，许多学生在毕业后进入到私企或外企工作。对企业而言，一是不具备管理学生档案的权限，二是企业只管聘任用人，不需毕业生个人档案，因此许多学生毕业后对自己的档案不闻不问，形成人档分离的局面。通常多数学校把学生档案寄回学生的生源地，由当地人事部门处理，直到这些毕业生遇到转正、定级、转单位、增加工资等问题时才关心找档案，而由于时间的间隔也会造成学生档案难于找到。

三、强化高校学生档案管理工作的建议

随着社会经济科技的迅猛发展，社会各界对人才有着越来越高的要求，加强高校学生档案的管理，确保学生档案的真实性、准确性和完整性，是各高校毕业生管理中一项重要的工作。

（一）完善档案的传递流程与途径

新生入学时档案应由学生所在地招办统一邮寄至录取院校，杜绝学生自带档案，避免学生自带档案引发的一系列问题，确保学生档案内容的真实性和完整性，保障学生档案安全。

一方面各级相关单位必须认真执行学生档案转递制度，根据国家要求通过机要件寄送学生档案，寄送单位必须是具备国家规定的具有管理档案资质的单位与机构。若用人单位与机构不具备人事档案保管资格与条件，应送到人力资源和社会保障部门所属的当地人才服务中心托管。另一方面，在学生档案中能够体现在学校期间德育、智育、能力等的各种材料，如学生的成绩表、毕业生登记表、教师资格认定申请表、党团关系、三好优干等材料形成一式两份，一份外寄，一份留在校内进行存档。便于在以后有的学生档案丢失后可通过在学校保存的学籍档案来重新建档，避免补办档案时学生利用重新建档的机会伪造档案。

（二）建立归档材料收集制度

对于毕业生档案材料的收集，一般分为三类，第一类是在招生时收集新生入学前的高中阶段档案材料；第二类是收集学生在校读书期间的社会实践活动表现材料；第三类是学生在校期间的各种总结和评价材料，如优生优干表，一般从学生处收集；毕业生鉴定表、成绩总表和积分表，一般从教务处收集；学生党员关系，从组织部收集；团员关系，从团委收集；毕业生体检表，一般从校医务室或后勤处等收集。此外，还应建立规章制度规范档案的收集归档，相关部门应有相应负责人，及时收集与传递各阶段形成的档案材料，如学生毕业时形成的成绩表、实习鉴定表、毕业论文评定表等。

（三）丰富档案材料的内容

由于当前高中阶段档案内容较少，要想办法规范高中阶段学籍材料、体检表、家庭基本信息、联系方式等相关信息，因人施教，因人管理，才能有利于高校对学生的管理和教育。我校自主开发了学生管理系统，能够在学生刚入学时报到时就完善学生的这些基础信息，并能设置不同权限的管理者有一定的管理使用权限，有利于高校管理者与学生家长的沟通和联系，为学生以后毕业时提供基础数据。

（四）严格规范归档材料

学生在校期间填写自己所有资料时，要养成良好的习惯，按照人事档案管理要求，统一使用纸张，字迹材料不得使用圆珠笔、复写纸、铅笔等，对于不符合归档条件的，要求归档单位必须重新处理加工，以确保归档材料的规范统一，符合归档质量要求，配备责任心强、素质高、业务熟练的工作人员，严格规范管理学生档案。

（五）引导毕业生重视个人档案

大多数毕业生离校时清楚自己的档案是发到生源地、工作地或未办清手续滞留学校等多种去向的哪一种，等到要用档案时才到处寻找自己的档案，所以要建立毕业生的档案去向台账，以免人档分离。根据毕业生档案管理的规定，假如毕业生就业单位不具有档案、人事管理权限，可以申请暂缓邮寄档案由学校暂时统一保管，也可以把档案挂靠在教育厅大中专毕业生服务中心或当地人才交流市场代为保管，毕业生只要按照要求，缴纳一定的手续费和档案管理费用。

（六）加速学生档案的网络化管理

现在的大多数大学随着招生量的增长，档案数量急剧增加，传统的手工操作方法已经不能适应现代发展的需要，学生档案管理人员要充分利用信息技术，加强档案数字化管理，建立学生档案、目录、全文信息数据库，以实现学生档案管理工作的信息化，使学生档案管理工作全部信息化、网络化。我校开发了学生档案查询系统便于学生查询自己档案的去向，在需要档案时能及时查询到自己档案的所在地。

综上所述，学生档案是学校管理中的一个重要成分。虽然高校学生档案管理工作有着不足之处，但高校学生档案是用人单位使用人的可靠凭证，起着直接宣传与介绍毕业生的作用。进一步加强学生档案管理，完善归档制度，及时丰富完善学生档案内容，加快学生档案数字化管理步伐，使毕业生档案更好地发挥其服务社会服务人才的作用。

[1]赵淑惠.论高校学生档案管理工作[J].科技资讯，2011，（25）：242.

[2]王金玉.浅谈如何加强技工学校的学生档案管理[J].黑龙江史志，2011，（18）：41—42.

[3]莫萍.浅谈高校学生档案的管理方法[J].贵阳市委党校学报，2011，（05）：60—61.

[4]王爽.加强高校学生档案管理为大学生就业服务[J].中国外资，2011，（22）：200.

[5]练红珍.就业视角下的高校学生档案实效性管理研究[J].档案与建设，2011，（08）：21—23.

[6]黄华.浅议高校学生档案管理工作[J].科技信息，2011，（23）：609—623.