档案电子化管理的可依赖程度

王一峰

摘 要：电子档案已经逐渐成为一种重要的档案管理形式，可以说它是时代发展的必然选择，是对档案管理工作的巨大创新和发展，对档案管理工作起到了巨大的促进作用。但电子档案并不是十全十美的。对档案电子化管理的现实意义进行讨论，在此基础上结合档案电子化管理不完善之处对其可依赖程度进行分析，并对电子档案和纸质档案并存模式进行思考，以期能够最大程度地提高档案管理工作的实效。

关键词：电子档案；纸质档案；档案管理；依赖程度

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-6835（2014）04-0099-02

档案电子化管理就是在计算机上将档案内容进行存储和管理，包括文本、图形和数字等各种形式的档案信息。通过计算机可以对这些文件进行传输和处理，从而实现对档案的管理。随着高新技术的不断发展和信息时代的到来，办公自动化的工作模式越来越符合人们的要求，这个现实促使档案电子化管理逐步成为档案管理工作的主流和潮流。电子档案能够在很大程度上减轻人们的工作量和工作负担，同时还具有很多其他优点，不过在笔者看来，在做档案管理工作的过程中，可以对电子档案有一定的依赖，以减轻工作量，提高档案管理工作的条理性；但电子档案的不足决定了我们不能够过分依赖档案的电子化管理，应该构建电子档案和纸质档案并存的全新发展模式，促进档案管理工作更好地开展。

1 档案电子化管理的现实意义

1.1 缩短档案信息的加工时间

传统信息加工方式具有“慢工出细活”的特点，二次文献信息的开发工作要在文件资料形成很长时间后才能够完成，这容易造成信息失效，对档案信息的价值也会产生很大的影响。但在档案电子化管理过程中，工作人员可以直接利用机读档案快速完成二次文献的开发，缩短了档案信息的加工时间。

1.2 实现工作效率最大化

手工完成信息的编研需要大量的经费，但是当前乃至以后一段时间，将国家对档案部门投拨的经费大量用于信息编辑是不现实的。不过，在电子档案管理工作的推行过程中，对信息的编辑能够很好地控制成本，对当前经费限制信息加工工作局面进行改变，有利于实现档案管理工作的效率最大化。

1.3 拓宽档案管理工作服务范围

实行电子化的档案管理工作可以多份拷贝信息成果，能够将信息成功发送到各部门和各领导，对其社会影响的扩大起到很好的促进作用，而且也有利于提高档案部门的地位。实施电子化的档案管理方式，能够使电子管理工作与最新技术接轨，适应全新的时代发展趋势和要求。实现劳动电子化，可以使档案管理工作更好地服务于更多部门。

2 对档案电子化管理可依赖程度的分析

电子档案具有先进性，但是档案的完整性和真实性在电子化过程中会受到影响，尤其是它有十分特殊的载体，这就使得电子档案的安全性变得异常重要。也正是因为电子档案和电子产品的特殊性，使其存在很多不安全的因素。在档案管理工作中，如果对电子档案的依赖程度过高，且由于电脑系统的问题或电力问题而不能正常工作的情况时有发生，例如出现瘫痪现象。这就使得电脑在紧急情况下无法使用，也就无法实现资料的快速搜索和查询，这是一个急待解决的现实问题。

现在人们的生活和工作对电脑的依赖程度过高，有人认为在工作中文档性质的档案只要按序排列即可。这样，当对文档进行检索和管理时，只要在电脑系统中运用查找软件查找即可，所以平时，不用把档案做得十分详细。笔者的意见是，不论档案管理软件多科学，也不论什么时候，都不能对电子化的档案管理过分依赖；一名合格的档案管理人员应该做到在任何情况下都能将所需要的档案和文件第一时间找出来，在特殊情况下也是如此。可是，如果对于电子档案的依赖程度过高，在停电或电脑系统出现故障时，档案管理人员就没办法在最短时间内完成对所需文件的检索，这不利于档案管理工作的发展。

总之，对于电子化档案的管理，我们需要辅助以纸质档案进行管理工作，不能够过分依赖电子化的档案管理。

3 电子档案与纸质档案并存模式的思考

3.1 必要性分析

电子档案和纸质档案两种档案管理模式共存的局面能够丰富档案管理工作的管理方式，但也给档案保护技术带来了新的思考。在数十年的发展历程中，我们在纸质档案保护工作方面已经有了相当丰富的经验，无论是纸质档案的修复、去酸、防有毒气体，还是在防霉、防虫等保护方面，都已经建立了一套完整的保护措施。可是，在电子档案的保护方面的经验非常匮乏，有待于进一步对其保管条件进行研究。档案管理工作单位一定要确定电子档案的保管年限、保管制度和其相应的保护标准，可是，当前对光盘等电子档案储存手段的寿命存在着不一致的说法，所以，这些都是需要加以考证和研究的，而档案管理部门要用相应的保护手段对电子档案储存设备等进行维护。基于此，建立电子档案和纸质档案并存的档案管理模式是十分必要的。

3.2 需注意的问题

此外，电子档案和纸质档案并不是独立存在的，它们在档案管理内容方面存在着一定的联系。在档案管理工作中我们认识到，在构建电子档案和纸质档案并存的档案管理模式中还有许多需要注意的地方，由于纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理，避免对电子档案前期的工作产生影响，从而减少二次返工现象的出现，也能够有效保证电子档案的质量，节约档案的扫描时间，缩短工作周期。由此可见，在建立电子档案和纸质档案并存的档案管理模式的过程中，要重视纸质档案的质量，这样才能促进档案管理工作顺利进行。

总之，电子档案和纸质档案在档案管理过程中都具有自身的优势和局限性，在档案管理过程中还有很多的现实问题有待进一步的讨论和研究。对档案管理工作实行“双套制”的管理方式，使两种管理模式相互补充，相互促进，有利于在保证计算机管理效率的前提下提高档案管理工作的质量，也有利于经济效益和社会效益的提高。

4 结束语

虽然在档案管理工作中实行电子化管理方式具有便利性和可操作性，但是对电脑的过分依赖会使我们在工作过程中失去工作热情，会让我们不再拥有探索纸质档案归档方式的乐趣，而且在紧急情况下，平时具有便利性的电子档案就会体现出其局限性，不利于档案管理工作的开展。所以，我们既要适应和发展先进的电子档案管理模式，还要重视传统纸质档案的管理方式，构建电子档案和纸质档案共存的局面，充分利用但不过分依赖电子档案，才能切实促进档案管理工作的发展。

参考文献

[1]张建国.对电子档案与纸质档案在现阶段长期并存的思考[J].山东档案，2007（01）：34.

[2]李宁.浅议电子档案在利用中的安全问题[J].陕西档案，2007（06）：12-13.

[3]陈谷.全面推进档案信息电子化进程[J].江南论坛，2009（05）：48-49.

〔编辑：白洁〕

Abstract： Electronic files have become an important form of file management， you can say that it is an inevitable choice for the development of the times， is a great innovation and development of file management， file management to play a huge role. But the electronic file is not perfect. The real significance of the electronic file management discussions， combined with inadequate management of the electronic file for analysis on the basis of the degree of their dependence on paper files and electronic files and coexistence model thinking in order to maximize the improve the effectiveness of file management.

Key words： electronic files； paper files； records management； dependence