文件“扫盲”，靠培训跟进

孔祥民

当向一些企业管理同仁询问其企业的规章制度、管理流程以及作业指导书等文件（以下统称“文件”）的落实情况时，经常会听到他们感叹——不但文件根本无法落地，还经常引起员工的质疑：

“这个文件下发了吗？我怎么不知道。”——文件执行者甚至都不清楚这份文件是否存在，殊不知原来的文件已被束之高阁了。

“这个文件中所要求的我做不到。”——企业管理者在制定文件时，并没有认真分析执行文件的主体是否具备执行能力，导致执行者无力执行新文件。

“文件为什么做出这样规定？以前的文件还算不算数？”——企业管理者只关心修改旧文件或制定新文件，却没向文件执行者讲清楚条款内容，导致执行者不知道文件条款到底用来做什么，或应将哪份文件作为工作的标准。

为什么会出现上述情况？笔者认为，原因在于文件制定下发前，企业领导调查了解的功课没有做足，有闭门造车之嫌，因此，若想将制度执行到位，培训是根本。

制定前——表达用意，收集素材

在闭门造车、脱离现实的情况下制定和出台的文件，是很难保证实施效果的。文件的制定不是个人的想法，而是集体智慧的结晶。制定文件前，管理者必须明确该文件的具体条款和适用范围：

究竟要解决什么问题？

要达到什么样的标准？

涉及到哪些业务部门或岗位？

在文件制定前要由文件主责部门组织一次培训，通过沟通交流统一思想，对文件所涉及的部门主管进行培训，讲清该文件的制定背景、动机及需要解决的问题，让他们认识到该文件的重要性，确保制定出台的文件能“接地气”，符合企业客观需求。……