论施工企业档案管理工作存在的问题及对策

杜 玲 （华东送变电工程公司，安徽 芜湖 241000）

0 引 言

随着市场经济的不断发展，企业想做大做强，档案工作是社会经济中、企业发展过程中、工程建设过程中不可或缺的一项重要工作。一个企业的档案记载了这个企业成长的每一步，也可以为企业发展提供第一手资料。企业档案管理工作做的好，可以使企业扬长避短，制定企业好的发展方向。所以企业管理者充分认识到档案工作的重要性，对企业的生存发展尤为重要。

1 档案管理范畴

1.1 科技档案

①公司所承建的工程项目的合同协议、招投标文件、开竣工及验收鉴定文件、工程结算及施工过程中形成的施工质量记录等；

②自身基建项目的规划施工许可证件、勘察设计、合同协议、招投标文件、开竣工及验收鉴定文件、竣工图、工程结算及施工过程中形成的施工质量记录等；

③公司新增设备仪表的合格证、说明书、附件清单等以及公司从事的科研项目所形成的资料等。

1.2 文书档案

公司机关党、政、工、团活动所形成的文件以及生产和经营活动中形成的财务、审计、安全、质量方面的文件与报表等；重要的会议文件；经营、资格证书及证书的年度审核文件。

1.3 人事档案

公司人事档案组织干部科主管，档案室负责档案的整理、归档、保管、利用（向组干科申请）。

2 档案管理中存在的问题

2.1 档案资料收集中的问题

文书档案资料，基本来源公司各个部门和经济实体，相对比较好收集，但还是要采取主动方式到各个部门收集，而且应不断地督促移交，因为资料来源部门很容易忘记将他们应该或者不知道是否应该移交的资料交一份到档案室。

科技档案资料的收集，目前是公司档案管理上的较困难的一个环节，公司近几年施工项目是点多面广，档案资料的来源又不是同一部门。比如一个工程项目的合同协议、结算等由公司经营部提供；施工招标投标文件、报价书及中标通知书等来源于营销部或各市场部、事业部；施工过程的质量记录等竣工资料和验收签证由施工项目部或工程处提供，这也是档案资料中最难收集的，主动与项目部或事业部联系是档案室获得资料的主要途径，资料归到档案室多是通过邮寄的方式（少数是项目部顺车送来或我自己到项目部提取），而邮寄来的资料往往是缺这样少那样，通过电话联系等方式最终所缺的资料也很少能补齐。

2.2 整理归档中存在的问题

文书档案平时收集整理齐全后，分类暂时保存，按年度统一组卷装订归档；科技档案按项目划分，每个工程项目的资料收集齐全后应立即组卷归档，因资料的收集过程中各部门提供时间不一致，造成较多工程档案资料的堆积，给档案的归档工作带来不便，且公司施工项目多，大量纸质文件的整理和装订给档案管理人员带来很大的工作量。

2.3 档案利用中存在的问题

公司局域网上创建了档案资料数据库，档案室收进的档案资料和己归档的档案资料在数据库内可以查到资料的案卷目录，利用者打开数据库搜索到需利用资料的目录点击就可向档案室发出申请，但资料的利用必须到储存室翻阅查找再复印或借出，远程利用只有通过电话或传真的方式，厚重的资料无法提供远程利用，档案资料的利用价值打了折扣，利用便捷性也较差，如公司每年的一些资质年审都要整理出大量的资料并进行复印。

在有针对性地进行一些档案编研工作时，如公司在参与工程招投标时常用的企业荣誉、各等级产品的施工业绩等，都要翻阅大量的资料才能实现。

3 做好档案工作的几点思考

3.1 重视档案工作

企业领导人要从长远的、战略的眼光认识档案工作的重要地位和作用，完善档案工作机制，随时解决档案工作中出现的问题，保障档案基础设施建设和信息化建设的资金需求。项目经理是一个关键，负有对整个项目的组织、协调、管理的责任。做为一个项目经理，应该对工程档案有较高的思想认识。项目部必须建立机制，明确分工，保证工程技术资料管理工作的有序进行。

3.2 建章立制

施工企业要根据自身特点及各类档案形成规律，制定出一整套档案规章制度。在规章制度的执行过程中，进行绩效考核，做到奖罚分明，体现规章制度的权威性。建立了科学的归档制度，归档时就要对文件、资料进行全面、认真的检查，检查归档的文件、资料是否准确、齐全、完整。只有这样，才能保证文件、资料无论是在工程施工各阶段还是在各个部门，从源头上保证不疏忽、不丢失。

3.3 提高档案管理工作人员的综合素质

档案管理工作纳入信息化发展也是必然趋势，而企业档案管理人员素质与新时期的档案管理要求有点不相适应。要解决这个问题，一是逐步引进档案专业人才，二是提高现有档案人员的业务水平。档案管理人员要加强学习，熟悉掌握档案工作中的各个环节和基本要求，积极掌握科学管理方法，提升工作效率，提高档案质量。可以分期分批选送档案工作人员到高等院校档案专业进修，也可以不定期的开展专题讲座、观摩学习、交流经验等等。由于档案工作的连续性，还要保持档案人员队伍相对稳定，不能频繁换人，需要进行较长时间的学习，积累经验。同时，档案行政管理部门也要及时了解档案人员变动情况，抓好短期培训，发挥领导协调作用，互相学习、交流，提高业务水平。

3.4 建立工程项目竣工资料管理平台

目的是为了减小档案资料的收集难度，充分发挥档案资料的利用价值和利用的便捷性，同时也减少档案室对大量纸质文件的整理和组卷工作。

以工程项目为单位，按公司《企业档案管理规定》资料归档组卷划分，施工项目部和相关部门及时填制。

①工程施工合同、协议书；安全、廉洁协议等纸质文件交档案室，扫描件上网。

②工程招标文件、投标报价书、施工组织设计纲要、中标通知书纸质文件交档案室，中标通知书扫描件上网。

③开工报审表（包括组织设计、进度计划、工具仪表设备、作业指导书等），单位工程开竣工报告，分部工程开工报审表、验收报告等纸质文件交档案室，扫描件上网。

④施工组织设计；调试大纲；安全、质量保证措施；作业指导书；特殊作业方案等电子文件上网，施工技术、安全交底记录扫描件上网。

⑤基础钢筋、水泥、砂、石等检验报告；水泥出厂检验报告；钢筋质保书；混凝土配合比及试块检验报告等纸质文件交档案室，扫描件上网。

线路基础、铁塔、架线施工安装记录；变电所土建施工记录；一、二次设备验收与安装记录；试验、调试报告；参数测试记录等电子文件上网，要求签名齐全。

线路铁塔、导地线与金具等产品合格证与质保书；变电所设备与控制屏柜等产品合格证与质保书交档案室，扫描件上网。

土地征用协议书、土地使用证；房屋拆迁协议与付款凭证；树木砍伐许可证、协议书与付款凭证；青苗赔偿协议与付款凭证等政策处理资料交档案室，扫描件上网。

⑥设计变更单、业务联系单、隐蔽工程签证交档案室，扫描件上网。

⑦工程施工总结、技术总结、工程照片、施工大事记、工程简报等电子文件上网。

⑧工程竣工验收签证书、施工安全情况签证书、工程质量汇总表、移交竣工资料签证和清册、质量监督检查报告等交档案室，扫描件上网。

⑨质量回访记录交档案室，扫描件上网。

档案室将收到的工程的纸质文件资料进行组卷归档，并将网上的电子文件和扫描件刻录于光盘保存。

4 结 语

大多数施工企业都能够贯彻中华人民共和国《档案法》、《档案法实施办法》，并且能够结合本企业实际情况制定了《企业档案管理办法》，但在具体落实上力度不够，缺乏执行力。笔者从事档案工作20多年，结合实践谈谈一点心得和体会，目的是希望所有企业都能管好、用好企业档案这笔可贵的无形资产，为企业创造出更多更好的经济和社会效益。