企业档案数字化管理中的问题与对策

马雨薇

摘 要：数字化的档案管理已经发挥了它的优势，成为企业管理不可或缺的网络管理形式。但是在档案信息数字化进程中还存在许多问题，阻碍了档案信息数字化管理的发展，现就档案数字化管理中存在问题与对策探讨如下：

关键词：档案；数字化；管理

一、档案数字化管理概述

档案信息一般用纸质文档存储在档案室里，查找检索起来非常费时费力，存储空间大，维护不方便。档案数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机储存档案信息，它的好处是检索快捷方便，容易实时同步备份，存储空间小，维护方便。

二、企业档案数字化管理中存在的问题

（一）档案数字化硬件严重不足。就硬件而言，档案数字化主要需要三类设备：一类是信息采集设备，一类是信息存储设备，一类是信息利用设备。存储设备在设备选购方面主要以数字化对象的种类和数量、数字化速度、数字化质量为依据。信息利用设备一般包括计算机、因特网、打印机、复印机等。但由于当前基层财力紧张，各地档案馆、室这些设备严重不足。有的只有少数价值不高的简易设备，很难满足档案数字化的需要。[1]

（二）档案数字化软件开发滞后。现今档案部门所使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发、购置的软件不能乱用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。

（三）档案工作缺少规范化标准。档案材料的标准化、制度化和规范化是档案信息化建设的前提和必要条件。……