探析当前做好人事档案管理信息化的几点建议

李卫东

摘 要：随着科技的不断发展，计算机技术的应用已经得到了普及，它逐渐改变了人们的生活和工作方式，社会的各行各业也在不同程度上受到了计算机技术的影响，数字信息化的新时代已经来临。人力资源作为企业在市场竞争中的重要资源，对它的管理工作有很重要的意义，员工的人事档案对于企业来讲是很重要的一部分，做好人事档案的管理工作，可以帮助企业更加系统地管理公司的人员资源，增强企业的市场竞争力。因此本文将对人事档案管理的问题进行研究，对目前人事档案管理方面存在的一些问题和缺点进行分析，对人事档案管理的信息化建设提出一些看法和建议，希望本文的研究对今后的人事档案管理工作有所帮助。

关键字：人事档案管理；信息化；现状；建议

1 前言

人事档案是对某个人的全部人事信息的详细记录，包括一个人的求学经历、奖惩记录、政治面貌、任职记录等等，具有一定的法律作用，是企业对求职人员进行选拔的重要参考资料，也是企业对员工进行管理的重要依据，是企业发展的重要战略资源保证。人事档案的管理是指对员工的人事档案中的信息进行系统化管理的过程，随着数字信息化新时代的来临，人事档案的管理工作也由传统的人工手动管理进入到了信息化自动管理的新阶段，但是目前人事档案信息化管理的技术应用的时间比较短，发展还不成熟，在管理系统中还存在着很多的问题，因此，为了企业或其他单位对其员工的人事档案进行更好的管理，就要对人事档案管理信息化建设进行改革和优化，本文将从对人事档案管理信息化的现状分析结果出发，对人事档案管理信息化的建设提出具体有效的解决方案。

2 人事档案管理的现状

人事档案管理作为一种人力资源管理手段，不管是对于企业、政府部门，还是其他单位都是非常重要的工作，然而，由于当下的人事档案管理信息化建设还处于初级阶段，发展水平并不高，我们发现其中还存在着存在着很多的问题，首先，人们的信息化意识比较薄弱，档案管理人员长期的人工管理档案所养成的习惯不是马上就能改过来的，他们对人事档案管理的理解只停留在对档案进行保存，供他人查阅的层面，不了解人事档案的其他有用用途，他们认为人工管理就可以满足这些需求，没有必要进行信息化管理，信息化管理的意识比较不足，对信息化管理不够重视。其次，档案管理的设备基础不够，要想对人事档案实现信息化建设，就需要一套完整的信息管理设备，计算机，扫描仪，共享的网络系统等，可是现在大多数的企业或单位的信息化管理设备不齐全或者过于落后，无法满足档案管理信息化的要求。还有，现在的人事档案管理工作没有形成一定的系统，管理比较混乱，没有严格的管理标准，造成形成电子信息的人事档案资源不能很好的实现资源共享。最后，人事档案管理的工作人员很多都是还在沿用以前人工管理档案时的人员，缺乏信息化管理数据的专业知识，专业素养比较低，不能很好的完成人事档案管理信息化的工作，阻碍了人事档案管理信息化建设进程。

3 做好当前人事档案管理信息化的建议

对人事档案进行信息化管理对于有效的利用人事档案中的信息来讲有很多的好处。首先，对人事档案实行信息化管理，可以更加方便、快捷的查阅员工的个人信息，提高了工作效率，同时，还可以把员工在本单位的工作表现记录在里面，对员工的人事档案进行及时的更新，使其档案更加全面；其次，人事档案信息化，可以实现档案信息的资源共享，管理时更加方便，有条理，保存时间长，不受纸质档案缺点的限制。由于其上两点原因，做好当下人事档案的管理工作对于企业或三位的人力资源管理来说有很深远的意义。下面，我们将对这项工作提出几点建议

3.1 强化人事档案管理的信息化意识

要想提高人事档案管理的信息化建设水平，首先就要让档案工作人员接受人事档案管理信息化的观念，强化他们人事档案管理信息化的意识，只有有了意识，才会付诸于行动，因此，可以对人事档案管理人员进行信息化意识的培养，营造信息化管理的氛围，工作人员对人事档案管理的信息化有深入的理解和认识，才有可能从根本上改变了工作人员思想观念，使得传统的人工管理档案更加顺利的转变为人事档案的信息化管理，为人事档案管理的信息化建设打好思想基础。

3.2 完善人事档案信息化管理的设备基础

完整、先进的信息管理设备是对人事档案进行信息化管理的物质基础，因此，为了提高人事档案管理的信息化建设水平，企业或政府单位一定要加大对人事档案管理的经费投入力度，为档案管理部门购买先进的管理设备，改善、优化网络环境，形成一个设备齐全，且能满足档案信息化管理要求的管理设备系统，有了优越的环境基础和技术支持，人事档案管理的工作效率将会大大提高，人事档案管理的信息化建设进程的步伐也会加快。

3.3 提高档案管理人员的专业素质

人事档案的管理的主体是相关的工作人员，他们是对人事档案进行管理的主宰，他们决定着人事档案管理信息化进程的速度，要想提高人事档案管理的建设水平，一定要想办法提高档案管理工作人员的专业素质，丰富他们信息管理的相关知识，提高他们的理论水平，对他们进行一定的计算机操作技术、信息管理技术等相关的培训，帮助他们熟悉网络环境操作，还可以引进一些档案信息管理的专业人才，他们拥有深厚的理论基础和高水平的管理技术，创新意识强，在他们的带动下，把档案管理部门建立成高水平、高素质的管理团队，实现人事档案管理的专业化，加快人事档案管理信息化进程。

3.4 实现所有档案数据化

有了思想基础、物质基础和专业和技术基础作保证，人事档案管理的信息化建设接下来要做的，就是把所有的档案都形成信息数据，现在的人事档案管理部门存在着大量的纸质档案，需要经过工作人员的努力，把这些材料的原始信息都经过扫描、录入电脑，还需要设计一个合理的、完善的人事档案管理系统，将单位内的所有人的档案进行统一的信息化管理，通过资源共享，在全国范围内，所有企业的人事档案数据之间可以互相参考，建立起全国性质的人事档案信息管理系统，提高人事档案信息化管理的建设水平和高度。

4 总结

对人事档案进行信息化管理将会提高档案管理工作人员的工作效率，实现档案资源的共享，方便了企业对人力资源的管理和有效利用。本文对人事档案管理系统现存的一些问题进行了分析，从思想基础、物质基础、技术基础、数据基础等四方面提出了相关的建议，希望对当前的人事档案管理信息化建设有所帮助。

参考文献

[1]许慧丽.关于对人事档案管理的创新研究.《黑龙江史志》.2014年1期

[2]王乐，张浩.略论人事档案管理信用化改革.《档案学研究》.2010年3期

[3]武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径.《中国行政管理》.2013年6期endprint