从双元价值的视角看当前人事档案价值的实现

肖艳

[摘 要]人事档案的利用率并不高，其价值越来越被忽视，本文将从档案双元价值的视角，将具体案例与档案人事价值实现与椭圆理论相结合，使人们对人事档案的价值有更深层次的理解，以期指导业务实践，使人事档案工作能进一步改进和发展。

[关键词]人事档案；双元价值；椭圆现象

人事档案是人生历程的写照，从入学到入职，从加薪到提干，人事档案都记录着点滴细节。笔者在机关人事档案工作实践中发现，虽然人事档案有一定的含金量，它的利用率并不高。究其原因，是我国档案管理上存在一定的问题，使人事价值难以实现；本文将从档案双元价值的视角，将具体案例与档案人事价值实现与椭圆理论相结合，使人们对人事档案的价值有更深层次的理解和把握。

一、档案双元价值观的提出、价值实现与椭圆现象

1、档案双元价值观的提出

“档案双元价值观”是湖北大学历史文化学院覃兆刿教授于2003年出版的《中国档案事业的传统与现代化》一书中提出的。他认为档案始终可以作两个层面的理解：一是它作为一种行为方式，人类的初衷在于借助它的结构形式所赋予的功能，称为“工具价值”；一是作为记录或者文献归属的实体（或结构对象实体），其内容负载的价值，称之为“信息价值”。前者是一普遍意义的价值，后者是一种个性价值；前者由档案的自然属性赋予，后者由档案的社会属性赋予。在我看来一切对档案价值的分析都可以包括其中。

人事档案具有档案的一般属性，具有双重属性，是工具价值和信息价值的统一体。人事档案的工具价值首先体现为一种控制方式和维护手段，是对人事信息的合目的保存，是对档案信息凭证性的赋予和维系；信息价值则是在人事档案的工具价值得以确认的同时产生的。

2、档案双元价值实现与“椭圆现象”

（1）档案价值实现

“档案价值实现是档案潜在价值（本体意义）向现实价值的转换”（1）。也就是说，档案价值实现是档案价值的外化或外在表现，是通过利用行为所达成的对档案价值本身的反映。

（2）个别利用行为的“椭圆现象”

“椭圆现象”是以“双元价值”视角解析档案价值本体与档案价值实现之间关系的模型。“椭圆现象”是基于个别利用行为所反映的档案价值本体与档案价值实现之间的关系，这是“椭圆现象”的微观基础。

在具体的利用环境中，“双元价值”集合的呈现量是不同的，其呈现的规律符合“椭圆现象”。在图1中，TV表示档案工具价值取向的反映量大小，IV表示档案信息价值取向的反映量大小，档案价值量等于TV与IV之总和。如图2，在该次档案利用时，其工具价值的实现大于信息价值的实现（TV>IV），就档案价值的本次利用总体实现程度来看，并没有达到最大（其所在“点”高度未及短轴端点）。很显然，当TV=IV时（见图2），档案在某次利用时价值实现程度达到最大化。这表明本次档案利用是同时注重了工具价值与信息价值的实现。

二、档案双元价值实现与“椭圆现象”结合案例分析

档案双元价值实现与“椭圆现象”从字面上理解有些抽象和费解，但若与具体案例结合会发现其理论上的先进性和应用上的实操性。

案例一：弃档族

2002年，武汉市人才服务中心的数据表明，其所代理的5万余档案就有1.5万份被遗弃。根据记者对人事部全国人才流动中心、北京市人才服务中心、中国上海人才市场、中国北方人才市场、中国南方人才市场以及四川、贵州等省人才交流服务中心的不完全统计，全国至少有60万“弃档族”。仅成都市人才中心代管的档案中，就有五分之一的档案成为没人要的“死档”，存放时间最长的已达15年，四川省有关部门估计，全省的人才“死档”已超过20万份。（2）来自南京大学公共事务与政策研究所的调查显示：有66%和68%的被访者认为档案在他们求职及职业发展中不重要或作用不大，而且越是年轻人和非党员，越是不重视档案。（3）

尽管上述数据是多年前的，统计方式也有待考证，但从一个侧面反映了人事档案越来越不受重视的事实。具体到图1椭圆理论中，O点到纵轴的距离过短，小于人们的期望，人事档案价值没能实现，“弃档族”队伍越来越庞大。

案例二：汤国基案件

汤国基，知名青年作家，在海内外发表作品三百多万字，1983年毕业于湖南益阳师范专科学校。在那个急需人才的年代，汤国基并没有顺利地找到工作，而是多次被拒绝。20多年来，汤国基一直以自由撰稿为生，没有正式的工作单位。直到两年多前确认人事档案里有“严重的神经官能症”等评语后，汤国基才最终明白自己20年来找不到工作，谈不到对象，处处碰壁的原因。最终他一纸诉状将母校益阳师专和原工作单位宁乡县教育局告上了法庭。

这个案件中，体现了典型的我国人事档案管理体制的特点“组织上垄断，个人利用隔绝”。具体到图1椭圆理论中，OM过于偏向F1区，过分强调工具价值，忽视信息价值，使人事档案价值实现不完全。

案例三：无锡市开放人事档案

《无锡市档案管理条例实施办法》2013年6月15日起施行，其中提到公民对本人人事档案有知情权、对归档内容有补充权，目的就是增强管理人事档案的部门的责任意识、完善管理制度，主动做好档案管理。知情权、参与权的含义是公民在需要时，可向有关档案机构了解其个人范围内的档案构成情况，自己在工作学习成长过程中形成的应当归档的材料，可向档案机构提供补充。（4）经过近两个月的开发、测试、完善，全新的无锡市人事档案综合管理分析决策系统已正式上线投入使用，市民在无锡公共就业和人才服务网上进行档案查询时，不仅可以查询到档案是否在无锡市人才服务中心档案库保管，还可以查询档案于何时由何地转入以及档案于何时转出到何地。新系统的另一个亮点是二维码档案标签系统。今后，每份人才服务中心库存档案均有相对应的二维码档案标签，内含个人的八项基本信息（包括姓名、身份证信息、毕业学校、学历、专业、家庭住址、联系电话、户口情况等）。新的档案标签系统的使用将进一步方便档案管理部门对于档案信息的查询更新，提高工作效率。（5）

这个案例是我国人事档案开放利用的实质性尝试，也是人事档案突破传统与信息技术结合的产物。具体到图1椭圆理论中，就是OM逐步向F2区靠近，更加注重档案信息价值的发挥，更加注重档案利用手段的革新。

案例四：美国人事档案利用

在美国，所有任职或离职的雇员都可以在正常工作日，出于合理的要求，申请查阅本人的人事档案（鉴定、考核、录用等材料除外）。如果档案保管部门拒绝雇员查阅档案的合理要求，雇员可以向法庭或者有关部门申请法律援助。如果雇员对人事档案的部分内容产生质疑，可以向主管部门提出，如判定确实有错误，可将其剔除或由本人提交一份澄清事实的备忘录，放入人事档案中。所有的人事档案只对本人或他授权的人开放，不向公众提供利用。在美国的某些州，让未经人事档案主体授权的人看他的档案是违法的，对执法部门也不例外。如果联邦调查局或当地警察想要查看某人的档案，他们必须向法庭提出申请，得到搜查证后才可查阅。如果人事档案的主体已经死亡，在查阅他的档案前需提交他的死亡证明。

这个案例体现了美国人事档案“积极利用”与“审慎开放”的有机结合，实质上是美国“以人为本、立档为民”理念的具体体现。具体到图1椭圆理论中，即M点越来越向纵轴靠近，最大限度地发挥人事档案的作用，也就更高地提升了人事档案的价值。

通过以上案例与档案双元价值与椭圆现象的结合，让我们形象具体的认识到了人事档案是工具价值和信息价值的统一体，只有两者完美的结合才能充分实现人事档案的价值。覃教授指出“人事档案应成为人事部门和被记录对象个人共同拥有的信息，个人和管理部门成为一种共建、互认的新模式中的契约关系，个人对记录自己信息的档案拥有知情权、纠错权、利用权、隐私权、个人应有的权利在人事档案的管理中应得到充分尊重”。希望我们能用双元价值的视角，重新审视我国人事档案管理工作，使其能健康快速的发展。

参考文献：

[1]覃兆刿.《双元价值观的视野：中国档案事业的传统与现代化—兼论过渡时期的档案思想》[M].中国档案出版社，2003年6月版

[2]覃兆刿、范磊等：椭圆现象：关于档案价值实现的一个发现[J].档案学研究，2009，（5）

[3]黄艳敏.人事档案的价值构成与双元价值观研究[J].云南档案，2007，（1）

[4]王尹芹.“双元价值”视阈的企业档案工作[J].湖北档案，2011，（10）

[5]李蕙名.关于我国人事档案信息公开的思考———从“汤国基档案事件”说起[J].北京档案，2009，（5）

[6]黄霄羽.国外人事档案管理的特点及启示[J].北京档案，2006，（1）.

[7]王红敏.美国的人事档案管理[J].中国档案，2003，（4）

注释：

（1）张斌：《档案价值论》，中央文献出版社.2000年，第137页

（2）新华网2002年11月4日http：//www.hicourt.gov.cn/news/news_detail.asp？newsid=2002-11-14-9-19-13

（3）新华网2006年1月4日http：//www.ah.xinhuanet.com/news2005/2006-01/04/content_5961332.htm

（4）无锡传媒新闻网，2013年6月14日，http：//www.wxrb.com/node/kandian/2013-6-14/16AI1EEDG454924.html

（5）江南晚报，2014年3月19日，http：//www.zgdazxw.com.cn/NewsView.asp？ID=28656