浅谈高等院校人事档案管理

2016-07-19 17:20刘俊杰
企业导报 2016年13期
关键词:人事档案高等院校管理

刘俊杰

摘 要:人事档案是高校档案工作的重要组成部分,在高校人才政策制定和人才引进培养方面具有举足轻重的作用,本文探讨了高校人事档案管理的重要性,提出了高校在人事档案管理中存在的问题,针对这些问题提出了构建高校人事档案管理的新路径和改进的措施。

关键词:高等院校;人事档案;管理

档案管理是高校管理中一项非常重要的工作,而人事档案管理是高校档案管理工作的重要组成部分。人才管理工作的好坏直接影响着学校的人才选拔和任用,影响着学校教学和科研水平的提升。因此,在各个高校实施人才强校的大环境下,如何加强高校人事档案管理工作,是研究高校档案工作科学管理的重要课题。

一、高校人事档案管理的重要性

(1)教师信息的记录和保存。人事档案是学校人才基本信息的载体,记录和保存教职员工的年龄、学历学位、专业、职称、身体健康等情况,还反映了工资、奖惩情况、科研成果、职务变动情况,这些信息为教职员工职称评聘和行政职务的任命提供了基本信息,学校的人事部门、组织部门、教务科研部门都需要查阅人事档案,了解和掌握全体教职工的情况,为学校在人才政策制定和人才引进培养方面提供重要依据。(2)教职工身份和素质的证明。高校招聘教师,尤其是一些高精尖的人才,当人员尚未到岗,无法确定专业素养时,可以通过档案来进行分析和评估,因为一个人才是否具备所需的专业素养,是否有很强的事业心,仅仅通过面试和考试是很难完全确定的,但是我们就可以从他的人事档案中的考核情况、奖惩情况、任职情况、科研成果记录,甚至从他填写相关材料的字迹认真程度,就可以看的出他的敬业精神和责任感程度,所以说人事档案资料在高校人才招聘、职称评聘、职务任职等方面发现和选拔人才都具有重要的作用。(3)人事信息的核实和纠正。在高校管理中,高校在开展关乎教职工切身利益的事务时,有些人对自己的有些信息记忆不准确,再加上档案的保密性,使得不少高校出现了年龄、职称、学历、工龄、科研成果等信息和实际不相符,甚至出现了一些虚假的信息,这些虚假的信息给学校的管理带来了不少困难,但我们可以通过人事档案工作,对相关信息进行核查、比较、鉴别等,为学校相关部门提供准确的信息。

二、高校人事档案存在的问题和改进措施

(1)档案管理不规范,归档材料不及时不完整。随着近几年来办公自动化在各个单位公司使用,生成大量的档案材料是使用A4纸张,按照现行档案整理规范,现在的干部档案资料统一用A4纸张,如果不经过处理,将纸张大小不同的档案资料装订到一起,给整理和立卷的工作的人员带来不便,增加工作量。人事部门事务繁杂,有些高校的没有专职的人事档案管理员,有些高校人事档案管理人频繁变动,导致多年收集的档案资料不能及时归档,所以我们应加大人事档案人力物力投入,加强人事档案管理人员专业素质培训,提高业务能力。(2)档案管理方法待提高,信息资源难整合。目前,传统的手工操作依然是很多高校的人事档案管理的主要方式。大量的人事档案还停留在纸质档案,没有进行人事档案的全文扫描和录入,没有建立本单位的人事信息数据库,查询信息时还停留在人工翻阅原始档案,这种落后的档案管理方式容易的查阅档案中出现差错,也容易在翻阅过程损伤原始档案,档案信息资源难以整合,重复查阅工作太多,影响工作效率。随着信息化的不断发展,各高校都在开展数字化校园,人事档案管理信息迫在眉睫。高校可以整合各个部门调整信息资源,进行有效的整合,建立可集成的高校人事信息管理系统,利用校园网和校内其他管理系统进行对接,最大限度的实现人事信息的收、管、用。(3)人事档案管理队伍建设落后,科学化管理程度较差。

目前,大部分高校从事人事档案管理的都是以兼职为主,即便有专职人员,不论从职称还是学历来说都比较低,档案管理专业毕业的更是少之更少。无论是兼职还是专职档案人员,从事档案管理业务培训的人很少,缺乏档案管理的基本理论知道,有的甚至不会操作电脑,无法使用扫描仪、复印机等设备,难以开展数字化档案工作。严重阻碍高校档案信息化建设,影响人事档案管理的科学化、规范化。因此,应加强对人事档案管理人员的业务培训,尤其是计算机与信息技术的培训,努力提高档案管理人员的业务素质水平,同时也要积极引进一些档案专业人才,鼓励精通计算机、信息技术的人才从事档案管理工作,注重加强档案管理人员的实践培养和锻炼,探索档案管理的新理论、新技术、新手段,提高人事档案的管理水平。

人事档案的管理应该与时俱进,加强规范化、科学化建设,安全保障体系建设,提高人事档案管理人员的业务水平和技能水平,才能更好的适应信息时代的人才管理发展的需要。

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