浅谈公证档案管理的现状及对策

甘爱群

[摘 要]随着我国的公证事业也在迅速发展，管理工作的不断加强，其中公证档案管理在公证机构中占有主要位置。但是现如今我国的公证档案的管理出现许多弊端和漏洞，所以，本研究根据实际情况对公证档案管理工作进行了研究，并分析当今公证档案管理存在的问题以及提出相应的改进措施，希望为今后加强公证档案信息网络化的管理做出贡献。

[关键词]公证档案；管理工作；现状；对策

公证工作已经应用到社会各个层面，公证档案管理也被越来越多的人们关注着，同时不断地推动着公证档管理工作的扩大。由于公证档案数量大量的增长，导致在公证档案管理过程中现许多问题，而这些问题带来的危害远远大于人们的想象，所以本研究对公证档案管理中专业人员的技能问题、档案保管问题以及安全隐患问题进行了详细的探讨，为今后的公证档案管理提出改进措施。

1、公证档案管理工作的意义

国家的档案的离不开公证档案，因为它真实的记录了公证机关的实际活动内容及具体情况。在公证行业中起到参考价值和积极意义的作用。以下就是公证档案管理工作带来的作用与影响。

1.1有效地衡量公证工作

公证档案通常都是记录着客观事实，以及文件的内容包含着重要的民生档案。因此严格要求公证员在公证管理中要按照相关的规定法律、法规以及程序准则执行工作。要想加强公证档案的管理工作，就必须有一定的准则去进行规范，而公证档案恰恰就充当了这个重要的角色，所以说公证档案的文件是一种衡量公证机关工作的标准方法，不容被忽视。

1.2公证档案的合理采用

现今信息技术的快速发展，可以将计算机等网络系统与公证档案管理进行密切结合，使公证档案管理具有信息化、数字化及智能化等特性，采用这种方法可以大大提高公证档案的资源整合与重组效率，也可以减少因记录档案复杂而带来的弊端，充分的完善公证档案的保存、查考等作用。通过这种合理的改进措施来满足社会对公证档案管理的技术高要求。

1.3公证档案管是公证行业的基础

万丈高楼的伫立，离不开它坚实的地基。同样的道理，想要保障公证行业的发展，就必须依靠公证档案这一层基础。为什么说公证档案是公证机关中的基础呢？首先公证档案的负责人不只是简简单单的专业公证档案管理人员，同时还包括公证员以及其他方面的档案材料保管员和信息记录的相关人员。所以从这一方面可知公证档案系统是各个部门的交汇点，不论是公证机关的高层工作，还是下层的人员工作，它都起到决定性作用。其次公证档案管理工作要求公证机关的全体人员都应了解和掌握公证档案的知识，这样才能保证整个团队的工作顺利进行。所以说，公证档案管理不仅与公证当事人的人身财产利益有联系，也与公证机关的权益存在着密切的关系，保护好公证档案管理也就在为推动公证行业的健康稳定发展做贡献。

2、分析公证档案管理工作存在的问题

由于经济的快速发展，公证档案管理工作也只是刚刚走进人们的生活。所以公证档案管理体系还不够完善，仍存在许多不足现状，在这些弊端的影响下降低了档案管理工作的效率，使整体发展水平得不到提高，更严重的是给公证机构带来了声誉上的威胁。

2.1公证档案管理的体制缺陷

现今我国政府没有对公证档案管理工作采取积极地条文规定和整体规划措施，导致各地方的对公证档案管理不规范化。出现管理制度混乱，没有建立合理的保障体系，导致公证档案材料不足，记录材料不能及时得到整理和保管，例如：有时保管不当还会出现公证档案被他人随意领取、被人抄录和复印外传等现象，同时在进行调档和查询资料时难以翻阅，在公证档案管理中出现了十分恶劣的状态。

2.2公证档案管理的设备相对落后

在信息科技发展迅猛的当下，电子科技已经被广泛应用，但是在公证档案管理这种要求高的工作中，常常会看见管理者还是用传统的手工方式进行档案的收集、整理、编目、检索以及查阅，而缺少电子科技的使用。在与高速运转的电子相比中，不难发现传统的管理模式已经被高效率的网络化淘汰掉。所以正确对待电子科技的应用是十分重要的。

2.3公证档案管理人才短缺

在对公证人员进行专业知识的培养时，常常会出现许多人对知识不能深入理解和透彻的分析，在工作时就会影响到对公证文书立卷、归档和保管等工作的执行不到位，同时也不能对公证档案管理中出现的新情况和新问题立刻做出判断。公证档案管理人才短缺影响着整个管理工作的正常运行，这也是公证档案管理问题的关键之一。

3、对公证档案管理工作提出的改进对策

3.1完善公证档案管理的制度体系

要想提高公证档案管理的工作效率，就要从根本上改进。相关部门应当制定和完善对公证档案管理的规定，其中包括对档案的整理、装订、移交、借阅、保管等工作机制的要求，将所有的记录资料采取集中统一管理的措施，充分做到从立档归档到信息统计，保管资料都能进行科学利用、安全处理、以及严守机密的成效。同时加大对公证档案管理中因工作人员疏忽大意而造成遗失、损毁等错误的惩罚力度。对待公证档案管理的管理人员的考核应采取不定期的抽查测试。通过不断地完善管理工作的体制，可以为今后的公证档案管理的发展打下强行针。

3.2提高公证档案管理人员的专业技能

面对着公证档案管理工作的高标准，对公证档案管理人员的自身专业技能也有着很高的要求，各公证机构应当建立合理的档案管理岗位，分配适合的档案管理人员。在进行公证档案管理的人员考核时，要认真分析人员的自身掌握的能力是否符合能承担公证档案管理工作，同时要逐渐实行“持证上岗”制度，对未来的档案管理人员进行培训后，参加统一考试，取得从业资格后，才可从事公证档案管理工作。

4、结语

在公证档案管理的工作中往往会出现难以预料的问题，正是在不断地失败和困难中，公证档案管理不断吸取经验，一步一步进行改进和完善。本研究对公证档案管理工作的现状进行了细致的探讨，也提出了提高公证档案管理的相应意见，希望能为今后公证档案管理提供有意义的价值，同时也希望公证档案管理的相关部门做好一切应对新问题的措施，保证公证档案管理工作的顺利进行。

参考文献：

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[2]石桂华. 如何规范公证文书档案管理[J]. 才智. 2008（18）

[3]李险峰. 浅谈公证文书档案管理[J]. 达州新论. 2008（01）