档案的起源及其基本属性分析

◎马英哲

档案的起源及其基本属性分析

◎马英哲

对于档案管理者而言，如何对档案的属性进行分析研究是做好新形势下档案管理工作的重中之重，从现实经验来看，档案管理的属性可以分为知识属性和信息属性，对此，本文分析研究了档案的起源及其基本属性。

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档案既有它的本质属性，也有一般的属性。知识属性和信息属性，是档案的两个重要属性。知识和信息是档案的内容，载体是档案的形式，二者的统一就构成了档案这一事物。

一、档案的起源

档案是人类历史发展到一定阶段的产物。人类社会随着生产的发展，文字的发明，人们开始利用文字记事，交流思想和传递信息。因此，档案大约产生于原始社会向奴隶社会的过渡时期。我国历史悠久，文献典籍浩如烟海，我国的档案，历史久远，数量浩瀚，内容丰富，价值珍贵，是举世少有的。我国早在3000多年前的殷商时代，就已经有了档案。河南安阳小屯村出土的甲骨文，是我国公认的最早的文字记录档案。在陕西西安市西郊斗门乡花园村发掘了一批甲骨文，根据有关专家考证，这批甲骨文，比殷商时代甲骨文要早1200年以上。因此，如果这项研究能够最后被证实的话，我国最早的档案就不是在3000多年前，而是在4500年至5000年之前就有了。

二、档案的知识属性

知识，是人类的认识成果，它来源于人们的社会实践，是人的主观世界对于客观世界的概念和反映。档案是人类认识世界和改造世界的记录，是知识的一种载体。档案是人们社会实践活动的历史记录，它真实地反映了人类社会的各个历史时期在政治、经济、军事、外交、科学技术、文化艺术、教育和卫生等各个方面的实践经验，是古往今来人们积累起来的知识宝库。

知识是有继承性的，前人的知识后人要继承。档案是人类知识的结晶，是后人学习和借鉴前人知识的重要工具。人类以前人的终点作为自己的起点，才能够不断进步和发展。档案始终可以充当人类社会向前发展的起点线。档案是人类积累知识的一种手段，它对于人类社会活动的记录，是日积月累、年复一年、始终不断地进行着的。档案的这种形成和存在特点，决定了它具有积累、存储知识的职能和传播知识的职能。档案是人们获得知识的重要途径之一，还是人们进行知识再生产的一种重要资源。

三、档案的信息属性

档案是一种信息。什么是信息？目前国内外还没有统一的解释。《辞海》中的解释是：“信息是指对消息接受者来说预先不知道的报道”。信息论的创始人维纳对于信息的解释是：“信息是人们在适应外部世界并且使这种适应及作用外部世界的过程中，同外部世界进行交换的内容和名称。”意思是说，信息就是事物存在的方式或运动状态以及这种方式或状态的直接或者是间接的表述。而按照这个定义，档案无疑就是一种信息。档案是国家机关、社会组织和个人在社会实践活动中直接形成的文字、图形、声音等形态的历史记录，是客观事物存在和发展的反映，通过它人们可以了解事物发展变化的状态和过程。档案信息，就是记录在档案中的数据、情况、知识和消息。纸张、胶片、磁带等是档案信息赖以存在的载体。档案信息作为整个信息的一个组成部分，它具有其它信息一样的共性。它有可扩充性，随着时间的发展和变化，档案信息可以进行加工使之精练和浓缩。还有可代替性，利用档案信息，可以减少人力、物力和财力的消耗。可传输性是指档案信息可以通过各种形式进行传播，可分享性是指档案信息可以供人们享用而信息不会被磨损和丢失，档案部门不会因为档案信息被利用而失掉了档案信息的所有权。档案信息除了具有信息的一般特征外，还具有自己的特殊性，主要是原生性和广泛性。

1.档案信息的原生性。这是档案信息的产生特征，信息按其形成特征可分为原生性信息和派生性信息。档案是人们进行社会活动所形成的第一手材料，是事物发生、发展和变化的原始记录，它是没有经过处理的原始信息。它可以作为其它信息进行再加工的原材料，而产生出情报、图书、资料等派生性信息。档案信息的原生性，决定了档案信息与其它信息的不同地位。

2.档案信息的真实性。这是档案信息的价值特征，档案是历史真迹，记载了当事人的印章、签字、笔迹等。它是最原始、最真实、最具体地反映事物的本来面貌，是令人信服的真凭实据。档案信息真实性决定了档案信息的特殊价值——凭证作用。

3.档案信息的广泛性。我国著名科学家钱学森曾经说过：“从系统工程的技术角度来看，情报资料、图书、文献和档案都是一种信息，这种系统工程的目的是信息的储存，信息的检索和提取，信息的传输和显示，所以这整个技术可以称之为信息系统工程。”档案工作就是由档案信息的收集、加工、传递、提供、存贮等一系列的信息工作所组成，形成信息工作系统的有机过程，它具有信息工作的一般特征。当然，档案信息也具有自己的个性，所以才称其为档案工作。

当今时代是信息的时代，交流与沟通信息，是做好一切工作的重要环节和方面。随着我国经济的发展和社会的全面进步，全国人民正在努力为实现中华民族伟大复兴的中国梦而奋斗，信息也早已经成为人们从事各项社会实践的第一需要。档案工作者，明确认识档案的信息属性，努力开发档案信息资源成为全面建成小康社会的宏伟目标，是当前头等大事。

（作者单位：吉林省通榆县医疗保险经办中心）

（责任编辑 张雅楠）