如何在中小企业推进会计电算化

毛文停

（云南泰道建筑工程有限公司，云南 昆明 650001）

会计电算化是以电子计算机为主的当代电子和信息技术应用到会计工作中的简称。它主要是应用电子计算机代替人工记账、算账，以及代替部分由大脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程。实施会计电算化能提高工作效率，为决策层提供准确、快捷的会计信息。

但目前中小企业虽然购买了财务软件，会计电算化程度仍然不高。为什么高效、快捷的会计电算化在现实中却不能得到认可呢？下面，结合我多年来的工作经验，分析会计电算化在中小企业的现状和问题，解决如何在中小企业推进会计电算化。

一、会计电算化在中小企业的现状及存在问题

（一）中小企业领导对电算化的安全性存在顾虑

对于部分中小企业，企业领导认为实施会计电算化不仅需要增加会计人员及电脑设备，而且电脑账更容易造成信息的泄漏，若电脑出问题，数据丢失对企业影响更大；手工账能留下痕迹，不容易造假，认为手工账更安全、可靠。不过企业领导的这种担心并非没有道理，由于会计电算化的存储介质都是磁性介质，会计数据容易被改动并且不留痕迹，从某种意义上说安全隐患是客观存在的。

（二）缺乏合格的会计电算化人才

会计电算化人才需要既懂计算机、又懂会计，而且要熟悉公司业务，在实施会计电算化以前，要做统一的部署、规划，想到公司业务可能涉及的方方面面。但现实中，中小企业往往喜欢聘用一些工作经验丰富，年龄较大的会计，缺点是这类会计人员虽然会计经验丰富，但计算机知识缺乏，不懂财务软件功能的开发与应用；有的会计也学会财务软件的基本操作及应用，对于前面人设好的系统用起来倒是没问题，但对于第一次实现会计电算化却束手无策。有些会计也会一些基本设置及应用，但却没有系统概念，像做手工账一样在一级科目下加客户、供应商作为二级科目，大大降低了财务软件的使用效率与效果。

（三）会计软件相互不兼容

由于财务软件的开发未能实行统一标准，再加之单位使用的财务软件是各自向软件开发商购买，甚至有的软件开发商还别出心裁地搞出各自的特色，使所用的财务软件混乱，不同财务软件的数据接口、使用方法等不一样；有时即使同一种软件，不同版本也不能很好对接，导致有的企业认为当前版本不能满足使用要求，换新软件或新版本，还要重新进行基础设置及数据录入。

二、会计电算化在中小型企业的推进方法

会计电算化在中小型企业的推进方法，最重要最核心的问题其实是建账问题，但多数没有工作经验的新会计人员和对电算会不了解的老会计人员，初次建账不知从何处下手的人不在少数。

会计电算化的实施，初次建账就好比建高楼大厦，怎么建设怎么规划设计，要建成什么样子，都要考虑周全。对建好账的财务软件进行使用，如建好的大楼里放东西，什么房间、什么功能、什么东西应该放在哪，在建大楼设计的时候已经定好了，只要不放错就可以了。下面我以建筑施工企业为例，通过介绍建账前需做哪些准备工作以及如何建账来介绍如何推进会计电算化：

（一）建账前的准备工作

不论我们使用什么账务软件，用友、金蝶、或是NC、浪潮等，在我们建账前，首先要对公司的业务现状进行调查，公司涉及那些业务，老板对公司业务核算要求的程度如何，怎么做才么满足老板对会计信息的需求等进行调查，然后根据调查情况，结合会计准则进行科目体系构建。下面我以某中小型施工企业以例来介绍如何调查及如何构建科目体系问题。

首先，在构建科目体系前，我们要对公司往来客户、供应商等情况进行调查，对公司信息进行收集，列出下列表格：

1.调查公司有多少家甲方（业主），列出业主一览表，见图1：

XX一览表（图1）

2.调查公司有多少家分包单位或劳务协作，我们可以按地区、专业类分类列出，列出分包单位一览表，格式可参考图1。

3.调查公司有多少家材料供应商，材料供应商根据需要可以根据材料类进行分类，如钢材供应商、混凝土供应商、水泥供应商、砂石料供应商等，也可以按地区分类，列出供应商一览表，格式也可参考图1。

4.调查公司有多少人员，特别是经常向财务借备用金的人员，一定要录入，录入人员时可以按部门分类，列出公司人员一览表。

5.调查公司有多少工程项目，列出工程项目一览表，格式可参考图1。

其次，我们要明确成本费用核算的项目、类别，如施工企业要在工程施工中设人工有哪些类人工（公司管理人员、劳务分包人员等）；材料有多少类主要材料（如钢筋、混凝土、砂石料等）；机械有多少种主要机械等（如挖机、塔吊等）；公司管理费用有哪些类别，如办公费、招待费、车辆费、交通费、差旅费、投标服务费等，根据公司实际发生业务进行调查、一一列举。

最后，对其他项目进行调查，如收入有哪些种，税金有哪些种，是否有营业外收支等进行调查，调查完成后进行科目体系的构建。

（二）科目体系的构建

1.明确会计科目编码与级次的概念。在构建科目体系前，我们先要明确会计科目编码及级次的概念。会计科目编码是根据会计制度的规定的会计科目，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法。一级科目由准则规定，通常为总账类科目（可以参照企业会计准则——应用指南的会计科目），如1001 为现金，1002 为银行存款，……二、三级科目通常为自己根据需要设定，通常为明细为科目（如1002.01 为XX 银行，1002.01.01 为XX 银行XX 账号，以此类推）。

2.依据会计准则及对企业业务的调查，建立科目体系。建立科目体系是一项系统的工程，需要统筹考虑企业运营过程中可能发生的各种业务，需建立在前期调查研究的基础上。科目体系建立时考虑是否周全直接影响到日后运营管理。一个好的科目体系，不仅考虑到目前公司运营业务，还有考虑到以后变化的科目体系扩充问题。特别是明细科目扩充后仍是一个系统有机体系。如2241 其他应付款，我们可以2241.01 其他应付款—暂收款，2242.02 其他应付款—押金……2241.99 其他应付款—其他，其它应付款—其他可以先设上，业务需要增加时，先从前面预留处增加，整个科目就是个有机整体。

在依据准则及前期调查资料基础上，综合考虑各种因素，做出公司的会计科目体系。示例如下表：

XX公司科目体系一栏表

（三）建立账套，依据前面收集资料进行系统基础设置

在财务软件上依据提示建立账套后，依据前期准备资料及建立的科目体系，在财务软件上进行基础设置，包括设置会计科目、录入客户信息、供应商信息、项目信息、职工个人信息等。初始化设置是一项非常繁琐的工作，需要我们有耐心与细心，把初始资料录入准确。

另外，要特别注意，会计电算化科目设置时有一个辅助核算功能，我们也要注意应用。辅助核算这个选项只要勾选，一个供应商或客户信息可以在几个科目下共享。许多企业不会用辅助核算功能，习惯在科目下设明细科目，这样实际做起来工作量还是比较大的。比如A 供应商供货100 万，其中质保金10 万，如果不设辅助核算，就要在应付供货款与质保金下同时设明细科目，而用辅助核算，只需“√”选供应商往来，就不用重复设明细科目，就可以在几个科目下共享供应商信息，而且还可以查看这家供应商的账务明细情况，使用起来非常方便。

（四）进行系统初始化，启用系统

系统初始化需始入期初余额，启用系统，建账工作大功告成。剩下的就是我们具体应用了。相当于我们建成的大楼里放东西了，账建好了以后用起来会使工作效率大大提高，提供财务信息的准确性与及时性都有很大提同，为公司管理能力提升及发展奠定基础！

总之，电算化的建账工作虽然看起来繁琐，只有我们广大财务人员掌握建账、基础设置及软件的权限管理和计算机数据维护，加强电算化安全性，并在中小企业应用中充分利用软件的功能，才能高效、准确的进行财务管理，从而更好地为中小企业财务管理的全面提升服务！