企业档案管理的信息化建设

杨昊

摘 要：企业的发展水平对于国家的综合实力的提升有着重要的意义，必须不断的提高企业的创新能力。本研究就企业档案管理的信息化建设进行详细的论述，并为我国企业档案管理的信息化建设提出若干建设性的措施。

关键词：企业；档案管理；信息化建设

随着我国计算机水平的不断发展和提高，信息化开始在我国各个领域中广泛运用。企业是我们国家综合实力提升的有力保障，我们必须加强企业档案管理的信息化建设，立足现状，查漏补缺，为企业的长足发展打好坚实的基础。

一、信息化建设的全面认识

1.信息化建设的主要内容。对于档案信息的信息化建设，首先应该具备数字化、网络化、自动化等几种主要信息。其中，对于档案信息具备数字化的条件是整个档案管理信息化的基础部分，其他的一切档案信息化的环节都要建立在数字化的基础之上。传统的档案管理是以纸张最为档案信息的载体，而将档案管理建设成为信息化的档案，则需要将原始的纸质档案转换。而相关企业应该以加快室藏档案的数字化进程为基础，并将电子文件的归档和管理作为档案信息化的重点，从而加强档案信息资源的建设。那而所谓的将企业档案信息化管理所应该具备网络化，则是以当前的形式为依据来制定的。档案管理的网络化可以实现由传统的面对面式的交流转变为网络的自助服务。而将档案进行信息化管理的最终目的应该达到这样一种境界：借阅者可以通过网络的自助平台进行借阅的申请提交，然后又档案管理员通过平台上的申请进行审核并借出，这样的过程中，借阅者全程不需要花费时间来预约，而地方较远的人们也不用担心距离的问题，不仅大大的提高了档案管理的工作效率和服务水平，更给借阅的过程提供了很大的方便。而方便借阅所带来的后果就是会有更多的人去使用自助的信息化档案系统进行借阅。

2.信息化建设的重要性。对于现代社会来说，生活的节奏是很快的，人们不可能把时间都浪费在图书馆，档案室的借阅排队上，而档案管理的工作人员也不能做到高效率、高质量的为每一个借阅者服务。所以，由此可以看出对于档案管理改革的必要性。而随着我国的科技水平不断的发展，我国的网络技术及数字化技术也是越来越发达，并且，利用信息化技术可以更加准确，更加高效率的进行档案管理工作[1]。而对于传统的档案管理来说，是由纸质作为信息的载体，而纸不仅十分容易损坏，销毁，更是十分容易发生遗漏或者丢失的现象，除此之外使用纸质的档案则需要很大的一部分空间对其进行容纳，并且在需要进行相关资料的查找时，也是十分的繁琐。而利用信息化的技术对档案进行管理，相关工作人员可以通过简单的敲击键盘就将所需要的资料进行调用，而借阅人员也可以通过自助服务进行查找，这不仅十分的方便，也会使档案的管理工作效率大大的提升。所以，将档案管理进行信息化的建设是十分必要的。

二、人企业档案管理信息化建设存在的问题

1.企业领导的高度重视和大力推动。对于企业的档案管理信息化，所存在的最基本的问题就是企业的相关领导对这件事情的态度，或者说企业的领导者是档案信息化管理的真正推动者。在一个企业当中，领导的态度就是下属做事的准则，而企业领导对档案的信息化建设的意识是可以直接决定企业员工对于档案信息化的看法。所以，为了使企业中的档案信息化建设可以顺利进行，作为企业的领导者，就更应该对这件事放更多的心思和精力，并通过自身的言行来表现出对于这件事情的支持，除此之外，企业的相关领导还应该在档案信息化的建设上投入一些资金以及人才设备的，这样对于档案管理信息化的建设所起的推进作用也是很大的同时，企业相关领导还应该对档案管理的相关工作人员进行及时的沟通，及时解决档案管理信息化建设中所遇到的问题，从而使这项项目可以顺利的开展。

2.档案管理人员的培训教育。档案管理信息化建设的过程是一个需要不断的进行完善、优化的过程，而如何完善和优化这一项目则主要取决于从事档案管理工作的相关人员的综合素质。档案工作与其他工作并不相同，其是一个应用性很强的工作，而为了使档案管理信息化的建设工作可以更加完善，相关工作人员则应该不断的学习和吸收新的知识，新的技能来满足现代社会对于档案管理的需求。而对于档案管理信息化来说，其主要应用技术就是计算机技术的应用，所以，为了使档案管理信息化的工作能够得以更长远的保存和利用，就要求相关的档案管理工作人员必须要对计算机档案管理技术可以熟练的使用，这其中主要包括要档案管理的工作人员可以熟练的使用电子计算机以及各种现代化办公设备进行电子文件的制作、使用和维护。因此，企业必须对从事档案管理的工作人员进行专业培训和基础知识教育，从而使档案管理信息化的建设可以更加顺利的开展。

三、有效实现信息化建设的若干措施

对于如何实现企业的档案管理信息化建设，其措施有很多，比如对相关工作人员进行培训，需要相关领导的重视等，但是其中最重要的问题还是对其信息资源的建设。而对于这种信息资源的建设一方面是将档案进行电子化，通过计算机对档案的手机、筛选和不同层次的加工，使其可以将纸质的信息资料通过微机软件的形式的二次档案来提供给人们信息并加以利用。传统的档案管理是不具备这种软件的档案信息管理的[2]，所以，传统方式缺少通用性，又或者是部分的软件系统只能 适用于文件的管理，有的软件只能进行档案的管理，很难将文档实现一体化。由于这种分开的方式，使得档案信息化管理很难实现使用计算机对其进行统一的管理，而工作效率也就不是很高了。所以针对这一问题，建立一个将办公自动化，档案管理这两方面可以有效的结合的软件系统就是十分关键的。而另一方面来说，我国目前的档案管理信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，因此需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，进行档案目录的输入、保存。

四、结语

随着我国科技水平的不断提高，信息化的建设在各个领域中都开始得到了广泛的使用。由于信息化技术的高效准确的特点，使得这种方式成为了一种主流的方式。而企业将档案进行信息化的建设，也是根据时代的潮流所作出的重要改变。但是由于笔者能力有限，还不能讲问题完全表述清楚，日后相信会有更多的研究人员对此进行完善。

参考文献：

[1]刘越南.电子文件管理流程的变化及其引发的思考[J].中国档案，2006（03）.

[2]吴宝康.档案学理论与历史初探[M].成都：科技出版社，2005.