浅议学校档案管理创新

李娜

(甘肃广播电视大学办公室，甘肃兰州　730030)



浅议学校档案管理创新

李娜

(甘肃广播电视大学办公室，甘肃兰州730030)

［摘要］在信息化背景下的大数据时代，学校档案管理创新面临新的机遇与挑战。以办公自动化为基础有效进行电子档案的管理和利用，进而实现数量庞大的实物档案的数字化和网络化，推动实物档案与电子档案的有效整合利用，充分发挥学校档案的学术价值和社会价值，借此带动学校档案管理的现代化。要解决当前学校档案管理存在的核心问题，信息化是最主要的突破口。

［关键词］学校档案;管理创新;信息化

学校档案包括学校行政和党务管理文件、教职员工档案、学生档案、教学和考评资料、财务资金报表等，忠实记录了学校行政管理、教职工聘用、学生招录、教育教学、学生成长和经费开支等方面的基本情况，是教学经验的积累与总结，也是学校成长和发展的反映与见证，在改进管理决策、完善教学活动、优化考核评估、审计经费开支等方面，具有不可替代的价值和作用。但是，当前我国学校档案管理事业发展缓慢，很难适应信息化背景下大数据时代的要求。而且，由于长期以来学校档案的开发和利用不够，使得学校档案的价值和作用未能得到充分发挥，造成了严重的资源浪费。本文在研究有关学校档案管理研究文献的基础上，提出学校档案管理创新的一己之见。

一、文献综述

近年来对创新学校档案管理工作的研究与探讨，较多的是剖析了对于当前学校档案管理存在的主要问题，其观点主要可以概括为以下几个方面:其一，学校领导和相关工作人员漠视档案管理的重要性，对档案管理的意义认识不足［1］76，依法归档的意识不强。其二，学校档案管理制度不够完善，已有的管理和操作规范落实不到位;缺乏统一的考核评价标准，难以进行全面的监督管理。其三，各级教育主管部门和学校对于学校档案管理的资金投入不足，导致相关的软、硬件缺乏，基础设施建设滞后［1］79。其四，学校档案管理人员的职业技能不够，综合素质不高，管理手段落后，管理水平低。其五，由于上述几个原因，导致学校档案的搜集、归档不够全面，整理、编研不够充分，致使完整性和准确性有所缺失，部分地降低了其所蕴含的价值。其六，当前对于学校档案的管理主要是以藏为主，开发程度和利用效率不高，未能充分发挥出学校档案所具有的价值和意义［2］。

基于这样的认识，一些研究提出的相应改进措施具体包括:

第一，提高对学校档案管理工作的认识，把学校档案管理工作纳入学校的整体工作计划和管理制度，实现学校档案集中统一管理，确保学校档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第二，建立健全学校档案的管理制度，如收集、整理、分类、立卷、借阅、鉴定、剔除、销毁等环节要形成相应的操作规范，并建立统一的考核标准，强化监督检查［3］65。

第三，加大学校档案管理的资金投入，添置电子计算机、扫描仪、打印机、刻录仪等现代化管理设备，引进网络管理系统，完善基础设施建设，提升管理手段。

第四，提升学校档案管理人员的职业技能，一方面是重新聘用档案文书学和计算机技术方面的专门人才，另一方面则要加强对现有工作人员的从业理念和职业素养的培训，从软实力方面增强管理能力。

第五，通过数字化、网络化技术手段，完善学校档案的检索工具［3］66，建立规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库，支撑起信息资源共享的技术平台;积极利用各种通讯手段和社交网络，对学校档案进行宣传，增加公众对档案的熟悉程度，提高其利用率。

二、反思与再认识

笔者认为，上述观点是比较全面的，也不乏真知灼见。但笔者结合自己从事档案管理工作的实践，对上述研究成果更有一些反思与再认识。

首先，我国各级政府部门和企事业单位长期以来是比较重视文件资料的归档和存储的，最基本的就是各级政府、党团、企事业单位全部建立了相应的档案管理机构，对各种管理活动和日常工作所产生的文件资料进行保存，各类学校尤其如此。所以说对档案工作不够重视，应该只是局部现象，而非整体。

其次，上述学校档案管理方面的弊病以及相应的改进措施，虽然对此讨论已久，但在现实中改观不大，说明这些方面的问题一直未能得到有效解决，并不是各级管理部门的工作做得不到位，而是揭示了一个基本的事实，即在当前条件下，经过长期的制度建设和经验积累，档案管理部门已经在档案管理的各个方面达到了力所能及的水平，局部的小修小补并不能转变当前档案管理实践存在的突出问题，尤其不能激活陷入停滞状态的大局。这启示我们，要改进当前的学校档案管理工作，推动其现代化，还需要进行认识上的创新，把握问题的核心，找准能够“牵一发而动全身”的关键。

再次，我国各级各类档案管理机构所收藏的各种档案资料的利用率确实普遍很低，这可能是使得整个档案管理事业陷入停滞状态，并衍生出前述诸多问题的一个关键因素。因此，如何充分开发档案资料的价值，使其得到有效利用，对于激活整个档案管理事业，推动其现代化、信息化建设至为关键。但要从根本上扭转这种局面，需要管理理念和制度规范的创新。

从这些基本认识出发，我们需要反思此前关于学校档案管理创新的认识，找准当前学校档案管理存在的核心问题，并谋求解决问题之道。

其一，有效开展电子档案的管理和利用。

基于办公自动化和网络通信技术的深入发展，产生了大量具有档案保存价值的电子文件，这种客观形势，以及电子档案所具有的节省存储空间、检索快捷、便于管理、展示方式多样化等优势功能，使得电子档案管理成为当前学校档案管理的主要工作内容。但是电子文件在形成、处理、归档、保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以正常利用和开发，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，以此来维护电子档案的原始性和真实性。当前信息安全技术整体上还不成熟，严重限制了学校档案管理工作，使其落后于时代发展的需要，极大地影响了对档案价值的开发利用。

其二，将传统实物档案与新生的电子档案进行整合，统一管理和利用。

在过去的数十年中，很多学校档案馆积累了大量的实物档案，由于其实物形态的限制，使其长期得不到有效利用。在当前信息化背景下的大数据时代，如何充分发掘这些历史财富的价值，并将其与电子档案进行统一存储和管理，成为客观需要。由于其数量庞大，形制并不统一，识别存在困难，在当前技术条件下将其全部进行数字化基本上是不可能的，因此在未来一定时期内，传统实物档案与电子档案的双套归档、双轨管理成为必然。在这种二元体制下，如何对此二者进行整合，跨校、跨区域地开展统一管理和利用，成为解决手工档案管理向现代化档案管理过渡的新问题。

其三，有效推进学校档案的利用和价值开发。

开发利用程度不高，价值不能得到充分发挥，是长期以来困扰我国学校档案管理事业的基本问题，但一直未能得到有效解决。这就要求学校要加强档案价值利用的意识，建立推动学校档案系统开发与利用的工作机制。

三、信息化是档案管理创新的突破口

要解决当前学校档案管理存在的核心问题，信息化是突破口。所谓档案信息化，就是借助计算机技术和网络环境对档案信息资源进行数字化和网络化处理，从而更科学、更方便、更有效率地对档案材料进行收集、整理、鉴定、归档、保管、存储和传播，使得跨学校、跨系统、大范围、全方位、多层次地管理和开发利用学校档案成为可能。

要实现学校档案管理的信息化，其核心是要建设通用的学校电子档案系统。其基本步骤包括:第一，要建立一个标准化、规范化的大多数软件都能接受的文件信息存储及交换格式标准［4］，保证高校校园网、校际网、教育系统网、档案系统网之间档案信息存储、交换的顺利进行;第二，与之相适应地，还需要研发保障档案信息存储安全和利用安全的技术手段和机制;第三，在前面的技术标准和安全机制的基础上，建成一个现代化的集档案数据采集、加工、存储、检索、输出和发布于一体的档案数据处理中心，这是实现各部门、各单位档案信息管理标准化和现代化的基本平台。第四，利用校园网建立档案信息网站，实行信息上网发布、电子邮件服务、联机公共目录查询和光盘远程检索服务，同时开展档案信息咨询服务，为用户进行定向、定期的交互式信息咨询，并运用现代信息技术对档案信息进行加工、提炼和深层次开发，提供更多可深加工的信息产品，拓展档案信息网站的服务功能，提高档案服务质量。

但是，要完成学校档案管理信息化建设的任务，必须由国家相关职能部门牵头，组织一批有实力的学校档案馆、高校等科研单位以及信息技术企业，借鉴国外的档案管理方式，进行通用电子档案管理系统的技术攻关，制定统一的电子档案技术标准和制度规范，再在全国范围内各学校推广。这成为实现学校档案管理创新的可行渠道。

此外，在有效保障学校、师生法定权利的基础上，尽可能地使相关档案资料去保密性而开放化，积极开展学校档案管理利用的社会化，对于充分发挥档案内在价值具有重要意义。在这种开放制度下，学校档案不仅要为学校行政管理和教学、科研活动服务，还应该积极面向学校师生和家长，使其能为他们的学习、生活所用。学校档案还可以更多地向高等学校和社会其他教育、科研单位有偿开放，使之将其应用到教育学、心理学、管理学、社会学、公共卫生学等方面的科研活动中去，使学校档案的价值得到充分发挥，并借用高校等科研机构的技术、管理和资金优势，来推动和完善自身的信息化建设。

［参考文献］

［1］王成.当前学校档案管理工作存在的问题与对策［J］.办公室业务，2012(7).

［2］丁汀.对学校档案管理现代化建设的若干思考［J］.档案，2007年(4) :47－49.

［3］余磊.浅谈如何做好学校的档案管理工作［J］.时代教育，2013(16).

［4］宋艳萍.加强学校档案管理之我见［J］.黑龙江档案，2014(4) :66.

［责任编辑张亚君］

作者简介:李娜(1971－)，女，陕西咸阳市人，经济师，主要从事机要和档案管理工作。

收稿日期:2015-03-11

［中图分类号］G271

［文献标志码］A

［文章编号］1008－4630(2015)02－0086－03