档案工作立足于高校工作的思考

王建宇

（南通航运职业技术学院，江苏 南通 226010）

档案工作立足于高校工作的思考

王建宇

（南通航运职业技术学院，江苏 南通 226010）

高校档案工作最基本的职能就是服务于学校工作，这不仅要求档案服务于行政工作，而且，更重要的一点是服务于学校全面工作。从另一方面讲，档案工作只有立足于学校工作，紧扣学校工作，才能真正充分发挥档案的价值，实现档案工作的有为、有位发展，进而推动档案工作不断前进。

高校；档案；学校工作

长期以来，高校档案部门多固守于传统的“看摊子”式的档案管理模式，档案利用率不高，多重视党政、财务类行政工作查考，轻视对教学科研类档案的利用。档案工作计划和方案的制定，也只着眼于本部门、本领域，没有充分考虑学校发展的大局，更没有紧紧围绕学校工作的需要。因而，档案整体工作开展得比较盲目、被动，最终导致档案工作常常与高校工作实际相脱节，严重影响了档案工作为学校工作服务的广度和深度，阻碍了高校档案工作全面发展的步伐。新形势下，高校档案工作部门应立足于学校工作，围绕学校工作的需要，服务于学校工作的全局，拓宽工作思路，促使档案资源尽可能最大化的发挥效用。

一、高校档案工作立足于学校工作的重要意义

（一）学校工作的需求是高校档案工作的根本出发点和依据

高校档案部门存在的根本意义就是根据利用者的利用需求提供相关的档案材料，为学校工作的开展提供原始凭证和参考依据。离开了学校工作，档案工作就成了无源之水，无本之木，盲目而无意义。因此档案部门必须以学校工作的需求为出发点，有目的、有成效地开展好档案工作，进而更好地为学校建设服务。

（二）服务于学校工作，是高校档案工作的最终目的和价值归属

档案工作的最终目的是为学校工作服务，这也就决定了评判档案工作开展是否有效的一个重要准绳——是否为学校工作提供真实有效的档案信息资源。为学校工作提供档案服务的过程，既是档案实现价值的过程，又是向人们展示档案工作的价值和意义的过程。通过这一过程，也才能让学校领导、教职员工，尤其是档案的使用者真真切切体会到档案的价值所在，最终推动档案工作的有为有位发展。

二、立足学校工作开展档案工作的实践及举措

学校工作不仅包括行政、财务类工作，而且包含教学、科研、后勤等方面的工作。高校档案部门在做好党政类、财务类档案利用的同时，更要积极主动地为学校各项工作提供更多更好的档案信息，得到领导的重视，师生员工的肯定，从而实现档案工作的持续发展，切实提升档案工作地位。

（一）提供教学科研档案信息服务，全面推动学校教学科研工作发展

高校最主要的任务就是教学和科研，因而，为教学科研服务是高校档案工作的重要任务。档案馆（室）保存着大量的有关优秀教案、教学成果、科研成果、优秀毕业论文等档案材料，档案部门可以依托这些信息资源，为师生在教学、科研、学业方面提供服务，充分发挥其效能。一是可以为教师提供有关教学科研的专门档案，为他们提供准确、可靠的教学信息资源和比较完整、全面、系统的科研成果档案信息资源，使他们可以站在档案信息的“巨人肩膀”上，在前人成就的基础上，进行教学科研的创新研究。二是可以为学生提供优秀毕业论文、调查报告等档案信息的查考服务，力所能及地为其顺利完成学业提供不可或缺的帮助，使档案馆（室）成为除课堂与图书馆外的第三课堂，为社会培养创新人才工作起到积极推动作用。三是通过开发利用和整合教学科研档案信息资源，编纂《科技成果汇编》《优秀论文集》《著作提纲汇编》等编研材料，方便档案利用，同时也能更系统地展示学校教学科研的成果。四是建立专业的高校档案资源研发团队。有条件的高校，可以在全校范围内网罗包括档案人员、文字功底深厚的编研人员、计算机专业人员等各门类专业人才，组成档案资源研究开发团队，承担学校档案资源的研究以及开发利用等工作，在为学校工作提供更有效的档案综合服务的同时，进一步提升档案部门自身的科研能力。

（二）紧扣教学评估工作，建立评估工作专题、特色档案信息资源库

近年来，教学水平评估越来越为各级教育管理部门和高校重视，已经成为衡量一所高校师资配备、教学实力的重要指标和尺度。而档案作为教学过程中形成的最原始、最直接的历史记录，是高校评估的基础和依据。紧扣教学评估工作，档案部门应着力做好以下几点工作：第一，扩展教学档案信息资源的收集范围。档案人员要做个有心人，在为学校评估提供信息服务的同时，核查评估要求的原始材料是否涵盖在档案归档范围内，并以评估指标体系为标准充实档案信息，丰富库存档案资源，满足评估工作需要。第二，开发和整合教学档案信息资源。评估要求提供的一些信息是经过分析、概括、归纳出来的综合性信息，这就要求档案工作者围绕教学水平评估的要求，深入研究档案利用的需求动向，在已有档案信息资源的基础上进行一次、二次、三次加工，专题编研，形成高层次的档案编研材料，比如《历年学生招生就业情况数据分析》《专业剖析》等，从而为教学水平评估提供更高层次的信息服务，使档案工作由滞后式被动接受型转变为超前式主动服务型。最后，建立专门的评估档案，制定专门的评估档案管理办法，将根据评估体系指标要求而形成的各类材料进行整理归档，包括一些档案佐证材料的复印件、评估活动中形成的文件材料的原件以及档案编研材料等。这样做既避免了重要评估档案的丢失、评估档案信息的封闭以及人力的重复劳动，也保证了每次评估工作材料的连续性、一贯性。

（三）充分挖掘档案的文化价值，营造特色鲜明的校园文化

高校档案真实地记录了学校从艰苦创业到发展繁荣的历史过程，再现了学校建设与发展的全貌，是学校发展史的见证和“化石”，是高校文化的积淀和积累，是一笔珍贵无比的文化财富。高校档案在保存学校历史记录方面的文化属性决定了高校档案具有启迪心智、培养优良品质的教育功能，档案部门应充分利用档案这一功能服务于校园文化建设，营造具有学校自身特色的校园文化氛围。第一，充分利用校史馆和各种专题展览，让一些档案材料比如名人手稿、老照片、奖牌、奖杯等走出封闭的库房，以实物的形式，对师生进行爱国荣校教育，真实生动地向他们展示学校创业的艰苦历程，发展过程中取得的辉煌成就以及杰出校友的先进事迹等，以此增强师生荣誉感、责任感、使命感和奋发图强的精神，这比口头说教更直观，更真实，更容易理解，更具说服力。第二，制作学校发展宣传片。立足于高校档案馆（室）丰富的馆藏，选取其中最具代表性的档案，汇制成学校发展宣传片，以声形并茂、动静结合的形式，生动形象地向学校师生、社会各届推介学校发展情况、取得的成果等，提升学校在社会上的形象。第三，依托档案史实资料编纂校史和大事记，翔实地记载高校成长发展的历程以及在教书育人、教学科研等方面取得的光辉成就，以文字形式彰显学校浓厚的文化底蕴，同时以史明志。这也是对学校校训和办学理念最好地诠释。此外，还可以充分依托校园网、橱窗等形式，开设档案专栏，专题介绍学校历史上的名人事迹、校史典故、杰出校友、优秀教师等。通过一系列的措施，使得高校档案馆（室）真正成为学校思想政治教育的第二课堂、校园文化基地。

（四）加强基建档案管理，助力节约型校园建设

近年来，建设节约型高校已成为高校落实科学发展观、提高办学效益的重要任务。而基建档案记录着学校所有建筑项目、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修情况等原始材料，这就决定了建设节约型高校工作的开展离不开基建档案。为此，高校档案部门应着力加强基建档案管理，围绕节约型校园建设的需要，提供必不可缺的档案服务。首先，转变观念，在重视重点工程、地面工程的同时，加强对改造、小型项目以及隐蔽工程的关注和管理。其次，从两方面着手，加强基建档案收集力度，充实基建档案信息资源：一是对已竣工或在建项目的基建档案，应及时进行查漏补缺，通过向校内相关基建人员收集，向施工单位再次征集，向城建档案馆查询复制等多种手段确保基建档案的齐全完整；二是对即将建设的项目，在与施工单位签订合同时，就应该把对基建档案材料归档的要求写入合同，明确规定施工单位应移交档案的范围，并将“及时完整移交档案资料”作为竣工验收时的考核项目之一。再次，档案部门人员应加强基建专业知识的学习，向基建人员普及档案专业知识，引导其做好基建档案信息服务的同时，根据基建档案利用的实际情况，对基建档案信息进行加工提炼，编制出高层次的档案材料，为基建项目后续工作的开展提供系统的、完善的档案参考材料，从而更好地服务于节约型校园建设。

综上所述，高校档案部门应转变思想，开拓工作思路，积极围绕学校工作的实际，从以往只注重党政、财务类单一性内容的档案向综合性、多门类档案服务方向发展，更好地服务于学校建设，最终使档案工作真正成为学校工作中不可或缺、不容忽视的重要组成部分，促进高校档案工作健康、长足的发展。

［1］倪慧敏，乔玉英.高校评估档案管理初探［J］.档案与建设，2006（12）.

［2］高国华.试论节约型校园建设与基建档案的有效利用［J］.档案与建设，2014（8）：22-25.

［3］徐蔚.让高校档案为校园文化建设服务［J］.北京档案，2009（3）：33-34.

［4］许萍.基建档案在高校发展中的重要意义及其加强管理的对策［J］.黑龙江史志，2009（16）：44-45.

［5］陈燕.发挥高校档案文化教育功能 推动创新教育实践探索［J］.中国成人教育，2014（12）：94-96.

Reflections on Archives Work base on School Work

WANG Jian-yu
（Nantong Vocational&Technical Shipping College,Jiangsu Nantong 226010，China）

Archives work of colleges and universities serves for the school work.This requires it not only serves for administrative work,but also serves for overall job in school. On the other hand,archives work can fully play its role is only based on the school work,closely linked to school work.Only in this way can we promote the file work forward.

colleges and universities;archives;the school work

G271

A

1673-2022（2015）02-0078-03

2014－11－12

王建宇（1979-），女，江苏如皋人，副研究馆员，研究方向为高校档案管理。