文档中图表的制作

【摘 要】在办公文档中，添加图表是为了增强数据的直观效果，更加方便地查看、比较多种不同数据之间的差异和预测数据的变化趋势，即让文档图文并茂，又直观地反映数据变化，表达自己观点，行情走势一目了然。

【关键词】文档；图表；数据；轴；布局

在办公文档中，我们往往需要添加一些图表，图表可以将数据图形化，更直观的显示数据，使数据的比较或趋势变得一目了然，更容易表达我们的观点。

如：利用Word2007的图表工具，将前3季度的市场分析报告中插入精美的1—9月份产品出货量及趋势分析图表，从而让报告文档引入注目！下面就看看如何实现。

一、插入基础图表

由于需要插入图表来说明1-9月份产品出货量变化趋势，因此需要选择一种折线型图表并且输入相关产品的出货量数据，具体操作如下：

1.插入图表

启动Word2007，可新建一篇“××年度1～9月份市场分析报告”的文档，将插入点定位于需要插入图表的位置，然后单击工具栏上的“插入”按钮，在下面弹出的浮动面板中选择“图表”按钮，此时会显示一个“创建图表”窗口，从其中选择需要的图表类型，为能够在实际工作中找到表达自己观点所需的图表，应选择恰当的图表类型，在这里选择“折线图”类别中的“折线图”选项，这样便于让图表显示随着时间的变化，说明1-9月份产品出货量变化趋势，单击“确定”按钮。

当我们想删除图表时，单击图表的边框选中它，单击“Delete”键即可删除它。

2.编辑数据源

当进行以上操作后，就会在Word文档中插入一个折线图示例，此时工具栏自动切换到 “设计”浮动工具面板，且在右侧弹出了一个标题名为“Microsoft Office Word中的图表”的Excel2007窗口，在其中存放着这个图表的示例数据。

Office2007中的Word、Excel、Powerpoint采用了另一种设计理念，针对不同的工作环境，它们可以自动调出相关的浮动工具面板，并且将一些常用功能从Office2003的菜单栏转移到了工具栏，常用功能的调用只须单击一次工具栏上的按钮，Office2007还将Word与Excel无缝结合在一起，这样可以充分利用Word的文字编辑排版能力以及Excel的强大数据处理能力。

由于存放在Excel2007窗口中的图表数据仅仅显示例数据，因此必须将自己的数据添加到Excel工作表中。添加数据时，可以使用Excel的所有功能，比如输入各个月份时，可以使用填充柄，然后选择其中的“以月填充”命令即可。

在Excel2007工作表中输入必需的源数据后，插入文档中的图表只会显示1～4月份的数据。原来，采用默认方式插入的图表，只有4行3列，增加的数据行列是不会显示在图表中，因此须要自己将这些新增数据区域添加到图表的数据源中。修改数据源时，单击“设计”工具面板中的“编辑数据源”按钮，在弹出的“编辑数据源”窗口中，单击“图表数据区域”选项右侧的选择按钮，然后在弹出的选择对话框中选择Excel工作表中修改后的全部数据区域，如：$A$1：$E$10，然后依次单击“确定”按钮，即可将全部数据区域设置为图表的源数据。

如果需要单独修改图表源数据的水平轴（即X轴）值或者系列值的单元格区域，可以单击“编辑数据源”窗口中的“水平（分类）轴标签”或者“图例项（系列）”中的“编辑”按钮，然后重新选择新的数据区域即可，通过这种方法也可以将已经编辑好的Excel表作为图表的源数据。

二、给图表锦上添花

1.给图表换新装

在Word2007中，修饰图表最简单也是最“傻瓜”的方法就是应用“快速布局”以及“快速样式”工具了，在这两个工具列表中，预设了大量的设计方案，因此可以随手拿来使用。单击“设计”浮动面板中的“快速布局”列表框，从其中选择一种带标题且能够显示图表中各个数据点数值布局的方案，如：布局9，从“快速样式”列表框中选择一种底纹浅蓝色的“样式41”，即可发现图表变得精致起来。

选择不同的布局方案，文档中的图表会实时发生对应的变化，这就是Office2007帮用户提高效率的实时预览功能。

2.让图表更实用

为了使浏览图表的使用者对图表内容一目了然，还需要给图表添加坐标轴标题、能够说明某种产品出货量未来前景的趋势线以及可能存在的统计误差线等，这些操作都可以通过单击图表，然后单击工具栏上的“布局”按钮，即可弹出一个“布局”工具面板，在这个面板里可以对图表的各种布局要素进行个性设置。

（1）添加坐标轴标题：添加图表的横坐标以及纵坐标轴标题时，单击“布局”中的“Labels”中的“坐标轴标题”按钮，在弹出的菜单中选择“主要横坐标轴标题”选项，然后选择横坐标轴标题在图表中的位置，如：坐标轴下方标题，即可在横坐标轴的下方添加一个文本框，然后在其中输入坐标轴标题即可，比如：月份，采用同样的方法添加纵坐标轴标题。

（2）预测产品销售前景，如：根据要求，为了能够制定公司的主导产品-B产品的销售方案，必须测算一下B产品的未来两个月的销售前景。对于这个问题，使用趋势线即可解决，也不需要通过复杂的测算。单击“布局”中“Analysis”中的“趋势线”按钮，在弹出的菜单中选择“线性趋势线”，在弹出的小对话框中选择“B产品”，即可在图表中自动生成一条销售变化趋势线。

但是这条趋势线只是预测××年1-9月份B产品的销售趋势，而要求预测未来两个月内的变化趋势，可使用鼠标右击这条趋势线，在弹出的快捷菜单中选择“设置趋势线格式”菜单命令，弹出“设置趋势线格式”对话框，在其中的“趋势预测”的“前推”编辑框中输入“2”周期，然后通过这个对话框的“线条”、“线型”等选项，修改趋势线的格式，单击“确定“按钮，即可在图表中添加B产品未来两个月的销售变化趋势线了。

三、让图表细节更精致

图表经过一番辛苦的劳作基本完成了，但图表的一些细节，比如背景、坐标轴以及各种线条还不美观。选中图表中的某个对象，比如背景，然后单击“格式”按钮，在弹出的浮动工具面板中，从“形状样式”类别中选择“快速样式”按钮，然后在弹出的众多形状样式列表中，选择一种，即可给图表中的对象添加令人惊喜的艺术效果

经过检查无误后，单击工具栏上的“保存”按钮，即可将这篇图文并茂的分析报告保存为一个docx格式的Word文档了！

这里Office2007采用的文档类型，其文档后缀名均在原来的基础上添加了个“x”，比如docx、xlsx、pptx等，以示与原来版本Office2003文档的区别。Office2007能够兼容Office2003及更早版本的文档，但是以前的版本却无法打开docx、xlsx、pptx等类型的文档，针对这个问题，在保存Office2007创建的文档时，可以选择以前的老版本文档类型，比如word97-2003文档（*.doc）。

参考文献：

[1]卓越电脑课堂.最新电脑办公自动化实用教程.上海科学普及出版社.2013

[2]工作过程导向新理念丛书.常用办公软件应用——Office2007中文版.清华大学出版社.2010

[3]吴华.Office2007办公软件应用标准教程.清华大学出版社.2010

[4]陈静，张爽.Office 2007办公软件应用教程：工作任务汇编.化学工业出版社.2010

作者简介：

徐莅（1964.3～），籍贯：上海，学历：本科，职位：大学老师，研究方向：计算机教学。