电子文档与更新传统文件管理模式的几点体会

摘 要：以计算机技术为代表的信息技术已经渗透到社会活动的各个方面。我国借助计算机技术的帮助，对信息资源的开发和重视程度也在日益提高。档案作为人类社会活动的产物，在各项事业的发展中一直发挥着重要的不可替代的作用。特别是随着电子文件及电子档案的广泛产生和利用，传统的档案工作在保持原来特色的基础上，必然要适应信息化发展要求。

关键词：信息技术；电子文件；档案；管理；

中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

随着以计算机信息技术为依托的电子档案生成和电子信息管理电子平台的设计实施和推广，档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变，在形成、传递、存储和利用等自身发展规律上发生相应的变化。当前计算机信息化系统正在逐步演化成为各类组织机构业务运行的基本方式，网络平台也正逐渐成为各类单位信息运作的支撑平台。对这些部门的档案管理活动而言，运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新的理念和新的方法。

一、电子文件的特点及其与传统纸质文件的区别

所谓电子文件，是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等磁性材料为载体的文字材料。主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。电子文件在性质、形式上与纸质文件不同，这些不同也正是由档案界最先感受到和最先引起关注的。与纸质文件比较，电子文件有其独有的特点：

（一）电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备的辅助才能显示并阅读利用；

（二）电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，信息的产生不再具有唯一性的特点，因此修改也十分方便；

（三）电子文件的利用可实现同时远程共享，而不再受时间和距离的限制；

（四）电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场所的面积要求不高，而对环境的温湿度、酸碱度及防磁性等条件的要求很高。

由于电子档案显示出的不同特性，就使我们的传统档案业务管理工作在流程和具体操作上面临巨大的变化。

二、电子文件对档案工作的影响

（一）电子文件对档案本质属性的影响

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出一份文稿真实的原始性。也正是档案的原始记录性，这种产生的 “唯一性”才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都可在计算机及相关设备上进行。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文件能否作为档案，它是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界研讨的一系列新课题。

（二）对传统档案业务管理工作的影响

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，长期的管理实践使传统的档案工作形成了一套完整的工作规范。特别是档案的业务管理工作，整个流程各个环节完备、保管制度严密、提供利用严格。而在文件形成过程中应用计算机后，电子文件是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁介质上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、业务技术人员所共享。电子文件随时产生，随时更改，随时进行存贮。如果归档电子文件，必须在移交电子文件打印稿的基础上，以磁盘或光盘的形式进行移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统，也就是档案信息读取系统。

1、对分类工作的影响。由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类将不可避免地被概念分类整理所取代。因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的必需，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多元的整序，不再需要通常对纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。2、对立卷工作的影响。2000年国家新的文件整理方法出台后，在档案整理过程中第一次引入了计算机辅助进行管理，由于计算机的强大贮存功能和查找记忆功能，直接应对每一份文件，就能轻而易举地快速实现精确检索。这样以来，通过立卷实现检索的传统手工方法彻底失去了意义。在电子文件的归档过程中，模拟意义上的立卷同样没有任何意义，而以文件形成单位“件”为基本管理单位的保存和检索成为电子文件管理的最好选择。3、对价值鉴定工作的影响。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，因此对电子文件的读取软件甚至操作系统的分析，将成为电子文件保存价值高低的重要内容。

三、在新形势下做好档案工作的对策

（一）档案人员知识结构的变革迫在眉睫。当代社会新思想、新技术的产生和利用十分广泛，档案人员也要切实转变观念，要适应信息技术和档案事业发展的需要。因此，培养满足信息时代需求的拥有各方面知识的复合型人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

（二）保护好归档电子文件的真实性。在实行电子业务管理的过程中，电子文件将成为文件产生的主流，对新型电子文件的归档势在必行。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥应有的社会效用。

（三）建立文档一体化管理模式。在电子业务建设的成熟阶段，由单位统一建立起规范标准、密切相关联结、互为保证、相对独立的电子政务管理运行模式，实现纸质档案和电子文档的统一有效管理。对电子文件的管理从文件的形成、文件的捕获、归档、鉴定、管理、保管、利用等所有环节都进行前端控制，实现电子文件产生和电子档案归档同步，鉴定同步，管理同步，利用同步。

（四）开展纸质等载体档案的数字化工作。随着信息化建设的发展，通过网络信息的远程查询，实现信息的及时共享将成为档案利用工作的大方向。因此，对原有纸质档案进行数字化改造工作已提上日程。因此，档案部门必须适应这种要求，做好文档数据的转化工作，为不断发展进步的各种业务技术工作及其辅助管理提供扎实有效的服务。

作者简介：庞卫青（1966.02- ），女；单位：青海广播电视大学；职称：副研究馆员。