档案管理系统中数据挖掘技术的应用

杨鸿华

摘要：档案管理工作在信息技术的推动下获得了快速发展，将数据挖掘技术引入到档案管理系统中是实现档案管理目标和提升档案管理价值的必然要求，本文在介绍了数据挖掘技术及其与档案管理工作关系的基础上，重点从档案分类、档案收集、档案保管三个方面研究了数据挖掘技术在档案管理系统中的应用。

关键词：档案管理系统；数据挖掘技术；应用

1引言

信息时代背景下的档案管理模式不断受到网络技术和计算机信息技术发展的冲击和挑战，人们对信息需求具有多维性和及时性的特征，因此信息时代背景下的档案管理模式和档案管理系统必须满足人们不断增长的海量信息需求以及最大程度上缩短信息获取的等待时间，实践表明将数据挖掘技术引入到档案管理系统中具有非常重要的作用和价值。

2数据挖掘技术及其应用概述

数据挖掘技术是伴随着信息技术的革新和人工智能的发展而得到广泛应用和不断发展的一项技术，目前其已经在包括档案管理系统在内的广大领域中得到了广泛而深入的应用，伴随着数据挖掘技术在档案管理系统中的应用，相关的档案信息收集、数据处理、数据利用的速度和质量都得到了大幅度提高，大大地推动了档案管理事业的发展。

数据挖掘技术通常使用分类法、关联法、粗糙集法等对采集的数据进行多维度分析整合，从而得到隐藏其中的知识、规律和模式，决策者基于数据挖掘的结果进行决策可以显著提高决策的科学性、准确性和针对性，提高对未来行为和事情的预见性。

在使用数据挖掘技术之前，必须有可供挖掘的大量数据存在，只有满足这个前提才能使用相关的方法对数据进行分析、整理从而得到相应的结果，数据挖掘后得到的结果可以在过程控制、信息管理、数据维护、查询优化、决策分析等方面得到广泛的应用。数据挖掘技术及其应用同时又是一个跨学科的技术，其与人工智能技术、计算机技术、数据仓库技术和统计学方法理论等紧密相连，同时数据挖掘技术中还会大量应用到遗传算法、神经网络等技术。

3档案管理系统中数据挖掘技术的应用

档案管理系统中数据挖掘技术的应用不仅是信息时代背景下档案管理工作的客观要求，同时也是新时代背景下实现档案管理价值的重要方法和途径。归纳综合起来档案管理系统中数据挖掘技术的应用主要体现在以下几个方面：

3.1档案分类中数据挖掘技术的应用

档案分类是档案管理的基础工作，数据挖掘技术的决策树算法可以依据一定的规则将不同种类不同属性的档案快速区分开来，对符合一定规则和属性的档案进行归整，大大提高档案管理员的归类速度，提高档案检索速度和效率。档案分类中数据挖掘技术的具体工作流程为：在众多具有不同特征的数据集中挑选出训练集，训练集是指已经完成分类工作的数据集，基于此训练集构建符合既定规则的分类模型，然后将该分类模型应用到没有完成分类工作的训练集，这种档案分类可以帮助档案管理者对信息用户的特点和行为进行分类总结，并可以根据其个人爱好定制和推荐用户感兴趣的信息，诸如基于用户的职业、性别、学历、爱好以及浏览习惯等信息分析和推断出用户的偏好，这种基于数据挖掘的差异化和个性化分析可以帮助用户提高获取有效信息的速度，从而提高档案管理的有效性和价值水平。值得注意的是要在档案分类中正确使用决策树算法要处理好分裂属性的选择和训练数据分类的有效性。

3.2档案收集中数据挖掘技术的应用

档案收集中数据挖掘技术的应用主要是基于数据库内的数据描述来构建数据模型，将数据样本与数据模型进行对比并找出差异，如果发现测试样本模型与构建的数据模型相吻合，那么就按照测试样本模型的分类方法对事务进行分类。档案收集中数据挖掘技术的应用要求对档案信息库进行全面分析和综合测度以得到科学的描述方案，并对已知概念模型和相关数据集进行科学描述，然后将模型与测试样本进行比较来检查模型的准确程度，如果反复测试后模型表现出较高的准确性，那么就将该模型作为标准模型，这是档案管理个性化功能实现的基础。将数据挖掘技术应用到档案收集中可以提高档案收集工作的有效性，从而为后续的档案分类和档案信息预测工作创造良好的前提条件，这也是档案管理个性化和功能定制化得以实现的重要保障。

3.3档案保管中数据挖掘技术的应用

档案保管的目的是保留用户的档案信息防止档案流失。对于企业来说留住老员工的成本远远要比重新聘用新员工的成本要低，研究和保管老员工的档案信息是留住老员工手段的重要方法之一，通过对老员工档案流失记录的分析、挖掘和整合，从中可以发现导致员工流失的原因并及时地采取补救措施，这在现代企业人力资源档案管理中具有十分重要的地位，国内外许多大公司已经率先应用并取得了一定的成绩。档案管理活动的目标是为了满足管理者对于档案信息的需求，将数据挖掘技术应用到档案日常保管管理中可以提高档案工作的效率和效能，同时也可以将档案管理工作与人力资源管理工作紧密结合起来。

4 结论

数据挖掘技术是现代信息化技术的重要领域，也是人工智能（AI）和商务智能（BI）领域的重要支撑技术，具有重要的实际应用价值和发展前景。档案管理系统中数据挖掘技术的应用，大幅度地提升了档案管理工作的效率和档案信息查询检索的速度，随着档案管理现代化的不断推荐、新的需求不断提出以及计算机技术的发展，因此有必要进一步加强档案管理工作中数据挖掘技术的应用，从而有效快捷地实现档案管理的现代化。

参考文献：

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