基于图书馆档案信息资源的开发利用和整合

关琳琳

摘要：为了进一步促进图书馆事业的发展，加强对档案资源开发利用与整合这方面工作开展的力度已经有其必要性。本文接下来简要阐述了此项工作的重要性，并针对现阶段对图书馆档案信息资源开发利用与整合工作造成影响的多种因素进行了探析，最后提出了图书馆档案信息资源开发利用与整合的有效途径，以期能给相关人士提供一定的参考。

关键词：图书馆档案信息资源；开发利用；整合；措施

中图分类号：G273文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）03-0199-02

图书馆档案不只是对图书馆自身各个阶段发展情况的客观记录，更有着很大的信息功能与参考价值。并且对图书馆未来的发展有重大影响与深远意义。所以，图书馆必须加强对档案资源信息的收集与整合，最大限度对其进行开发与利用。进一步让档案资源的社会价值得以实现，给图书馆事业发展提供重要的动力，让其更好地为广大群众服务。

一、圖书馆档案信息资源开发利用与整合的重要性

图书馆档案信息资源开发利用与整合，可以为其未来的发展提供众多实践依据，具有很强的参考意义。也能为图书馆日常工作提供相关的实践经验，让图书馆能够更加全面地考虑其日常工作管理模式与开展情况。而且其资源的开发利用与整合在很大程度上丰富了馆内事业发展方面的研究资料，也充实了图书情报专业发展方面的研究资料。同时也给图书馆对用户进行研究提供了档案资料，使其能够很好地归纳总结，发现其中规律，从而对图书馆新课题申报或研究热点的认知起到重要的借鉴意义，对图书馆业务不断革新与进步也有重要的参考作用。

二、影响图书馆档案信息资源开发利用与整合的因素

（一）档案意识薄弱，认知不全面

部分图书馆对档案工作的认知不够全面，并没有将其作为基础工作，对其的整合也不够彻底。许多工作人员通常就只是保存与移交图书馆的档案信息资料，对其整合力度不够强。

（二）缺乏统一管理，制度不完善

对于图书馆的档案管理工作，现阶段大部分图书馆都比较缺乏这方面统一管理的制度，对这方面工作开展的研究与改进力度也比较小。实际工作过程中更是缺少相关行政部门的监管与指导，抑或是这些部门监管力度不够，监管态度不够严谨。部分需要长远保存的档案资料没有根据相关规定报送进行专业保存，馆内没有形成比较完善统一的管理制度，使得许多档案发生遗失。

（三）现代化程度低、系统性与完整性缺乏

馆内资料来源通常是上级文件与馆内业务工作，还尚未形成系统的整体。甚至部分图书馆还存在断档或缺档这类现象，部分需要立档的也没有立档。许多图书馆还没有立卷，缺少标引、分类等，更没有对其进行更进一步的加工。保存、检索等方面对现代化技术的引入还不够充足。特别是在当今信息化时代的大环境下，馆内档案管理不够现代化，就无法与社会发展达到一致。许多图书馆在经费缺少的情况下，对这方面的投入比较少，档案管理方面的多项工作也就出现了技术引入缺乏的问题。

（四）价值鉴定

档案价值鉴定这方面的专业人员比较缺乏，使得许多图书馆在档案价值鉴定这方面的工作开展比较困难。使得其具体保存价值难以确定，也就无法准确评估出这些资料的保存年限。造成图书馆对档案翔实、真伪程度、价值高低方面未能全面顾及。

三、图书馆档案开发利用与整合的有效途径

（一）建立并健全档案系统

想要更加充分地开发并利用图书馆档案资源，那么增加档案保存意识也就成为了其基础保障。增加档案意识，可以让相关工作人员与管理人员更加清晰地认知到档案工作的重要性，进一步促进档案资源得以全面开发并得到充分利用。

当然，为了方便图书馆档案资源被更加有效开发与充分利用，一定要科学管理图书馆的档案资源，准确将各类资源进行分类管理，形成检索目录。以此才能更有利于人们查找自己所需要的档案信息资源。档案工作也需要明确其分类，严格落实档案的“科学性、一致性、逻辑性”准则，坚持保持档案的连续性。针对图书馆档案的资源管理工作，可以选择使用集散相结合的方式进行。把日常事务性档案方面的事宜分配给办公室负责，把业务档案分配给部门负责，然后定期定时地把全部档案再移交给相关方面的档案专员。如此，不但能够增强所有人员档案保存方面的意识，让其认知到档案保存工作的重要性。还能进一步提升各个部门档案工作的主动性与积极性，让图书馆档案得以更加有效地开发与充分利用。

（二）拓宽资源搜集工作

根据图书馆业务内容与管理流程的整体情况分析，其信息资料基本上可以划分为日常管理档案与业务流程档案。前者包含了规章制度、岗位职责、行为规则、会议记录等，后者包含了业务文档、工作日志等。如此也就很好地利用了集中与分散二者相结合的原则。此外，在这些比较常见的文书档案之外，还存在其他载体的档案，比如类似于光盘与磁带这种信息载体，就可以归纳到其他载体档案之类。所以，应该全面、多方位地挖掘与梳理图书馆档案信息资源，使馆内档案的完整性与系统性得以有效保障，能够在开发与整合中发挥出更大作用。

（三）合理利用现代化技术

现阶段，许多现代化技术已经被不断引入图书馆到档案信息资源管理之中，使得图书期刊的采访、典藏与编目等全部实现计算机检索与管理。因此，现代化技术在馆内档案管理工作方面的合理利用可以在很大程度上增强其工作效率与管理水平。比如说，可以合理增加电子文档。现阶段档案多是以电子文档与纸质文档并存发展的模式为主。因此，在坚持重视纸质文档收集与整合的同时，加大电子文档的整理与保存力度，才能提高档案资源的利用效益。在此过程中，需要注意的是，电子数据长期保存与归档方面的问题必须予以优先解决。要不断引进新的计算机技术，充分将其运用到馆内档案信息资源的管理当中，增强档案与数据的管理水平，进一步促进档案资源管理在现代化道路上的发展步伐。最终成功建立起电子档案数据库，从而使馆内档案信息资源得以更加彻底的开发，也让其利用更加方便，使档案社会价值得以实现。

（四）档案资源实现共享

由于档案资源自身具有保密性的特点，使其资源实现共享的道路显得比较困难。档案不仅涉及了图书馆业务数据，还涉及到用户个人信息与工作信息。所以，想要充分开发并利用档案资源，还需要注意这些信息的保密工作，最大限度降低共享过程中产生的负面影响。网络的不断发展，使得信息资源多了许多开发利用的途径，也多了许多整合途徑。比如，图书馆可以根据档案资源的性质选择比较合适的加工方式与制作方式。然后再传递到数据库与图书馆建立的网站中。以此就能够让更多的用户使用到这些信息，并对信息内容进行定期更新与改进，让更多有需要的用户能够浏览与使用，从而让图书馆档案信息资源被更好地开发利用与整合。

四、图书馆档案信息资源整合的措施

（一）资源检索网站

可以让相关档案部门组织建立一个检索网站。比如说，建立馆内档案信息资源检索网站的内容以其电子档案目录为依据，再根据时间、地域等众多因素逐渐进行整合与生成搜索记录。与此同时，再创建一个对应的网络链接，让用户可以直接通过目录中心连接数字档案的信息与资源。

（二）搜索引擎

建立图书馆档案信息搜索引擎，不但能把让其分散的资源形成一定程度的集成，还能以此作为一种网络化信息资源检索机制。从而给馆藏数据库提供数据与搜索机制。比如，以数据库、委托代理软件与搜索引擎组成这个系统，在这之中的自动搜索软件可以完成相关信息的检索。再把与之对应的结构储存到数据库中进行备用。而委托代理软件可以给用户提供帮助，通过界面把数据提供给客户，让馆内的所有用户能够获取充分的数据源。现阶段，国内许多图书馆都开始构建搜索引擎，以此更好地保管信息。搜索引擎可以利用一定的技术对相关档案信息进行搜索与扫描，让其进入到多个数据库之中，供用户使用。然后再为用户设置出统一的检索界面，在该界面中存在多个检索途径，等用户选择检索途径之后，其便能利用代理软件进行数据库的分类检索。这不但能让多个图书馆网络档案信息资源同时搜索得以实现，还能使信息资源得以整合。

五、结语

图书馆作为一个非盈利性的服务部门，档案管理科学化是一种必然趋势。现阶段还需要不断增强相关工作人员的档案意识，激发其工作的积极性。让其在档案信息资源整理与搜集过程中最大限度地发挥自身作用，进一步促进档案信息资源搜集与整理工作向制度化迈进。从而给广大用户提供更加优质的服务，最大程度开发与利用档案信息资源，让其社会价值得以更好的实现。

责任编辑：杨国栋