基于Excel的医用耗材管理系统开发及应用*

姜茂刚　罗二平　雷 涛　景 达　谢康宁　申广浩*



基于Excel的医用耗材管理系统开发及应用*

姜茂刚①罗二平①雷 涛①景 达①谢康宁①申广浩①*

[摘要]目的：为促进医院临床和科研医用耗材管理工作，提高统计分析的效率，基于Excel开发自定义医用耗材分析管理系统。方法：将医院原系统中的数据导出，利用Microsoft Excel软件的数据透视表、函数及数据透视图等功能，对医用耗材出库数据进行统计分析。结果：利用Microsoft Excel软件的数据统计及函数功能制作统计表，绘制统计图，能够更加方便、可自定义地对耗材出库数据进行统计分析。结论：开发的自定义医用耗材分析管理系统对耗材出库数据进行统计分析，可弥补原有管理系统的不足，提高耗材管理工作的效率。

[关键词]医用耗材；统计管理；数据透视表

①第四军医大学生物医学工程学院 陕西 西安 710032

姜茂刚,男,(1987-),硕士，助教。第四军医大学生物医学工程学院，研究方向：医疗卫生装备。

[First-author’s address]School of Biomedical Engineering,Fourth Military Medical University,Xi’an 710032,China.

目前，医院医用耗材的入库与发放工作多由医学工程科、设备科或物资采购中心负责，为提高耗材入库与发放的效率，多数医院开发、配置了物资管理系统，利用条码扫描等信息技术对耗材出入库信息进行登记管理[1-6]。医院基于“军卫一号”系统开发配备了物资耗材管理系统，该系统可建立数据字典，利用条码录入耗材信息，进行耗材的出入库登记，对出入库信息进行统计，导出数据等；还可实现对某耗材的使用量、某科室的耗材使用情况、某配送商的送货情况等按年、月统计，并具有盘库、对账等功能。但该系统只能针对预设定的项目进行统计分析，若实现自定义或复杂的统计分析则较为繁琐[2，7]。

Excel软件提供了强大的数据分析统计功能，利用数据透视表可完成相当一部分统计需要[8-9]。2010版Excel软件最多可存储1048576行×16384列数据，完全可满足数据统计分析的需要[10-11]。为此，本研究拓展自定义或复杂的统计分析，将待统计分析的原始数据导出为Excel文件，利用Excel软件的数据透视表及函数功能对原始数据进行自定义统计分析。

1　调整数据格式

选择特定时间段内需要统计分析的耗材出库记录数据，导出生成Excel文件，该文件的第1行数据一般为记录的字段名，调整数据表格式，筛选出与统计分析内容相关的字段，剔除干扰字段，以节省系统运行时的开销，见表1。

表1　调整好格式的数据

2　统计分析

2.1利用数据透视表进行数据统计

任意选中一个单元格，单击“插入”选项卡下的“数据透视表”，建立一个数据透视表，在该表中可自由组合行字段和列字段，对数据项进行统计，如求和、计数及平均值等[12]。为了统计各科室在某一时间内对耗材的使用情况，在行字段中选中日期，在列字段中选中科室，在数据项中选中出库金额，软件自动汇总出结果。可在行字段中选择需要查看的科室，如图1、图2所示。此外，相比软件提供的分类汇总及数据筛选功能，数据透视表能够更方便的得到数据统计清单，如为了解各科室每日物资耗材出库情况，可在行字段中依次选择日期、科室及物资名称，在数据项中选择出库金额，同时在设计选项卡中选择“不显示分类汇总”、“以表格形式显示”和“重复所有”3个项目标签，最终得到的数据统计清单如图3所示。

图1　选定透视表各字段内容截图

图2　科室在某时间段耗材使用情况截图

图3　利用数据透视表得到统计清单截图

2.2利用函数进行自定义统计

为了对耗材使用进行规范、有效的管理，医院定期对耗材进行统一招标，制定耗材使用目录，临床科室须使用中标目录内的耗材。但在实际工作中，难免会遇到使用目录外耗材的情况，因此需要对未中标耗材的使用情况进行跟踪。将一段时间内耗材出库记录导出为Excel文件后，根据标识耗材的名称、规格及厂商等信息，可以从目录内利用函数进行统计，确定该耗材是否为中标耗材，并利用数据透视表功能汇总出未中标耗材的使用情况。具体做法如下：首先利用“&”运算符将标识耗材的名称、规格及厂商等字段进行联合，生成一个新的字段名“标识”，然后利用“VLOOKUP”函数从中标目录中对该字段进行查找[13]。若有则为中标耗材，否则为未中标耗材，将查询结果生成字段名“中标”，其函数为“＝VLOOKUP(H2，$K$2：$L$9144，2，0)”，接下来即可利用数据透视表功能对未中标耗材使用情况进行统计。在行字段中选择科室、物资名称，在列字段中选择中标情况，在数据项总选择出库金额，得出科室未中标耗材使用情况，如图4所示。

图4　汇总未中标耗材使用情况截图

2.3利用数据透视图绘制统计图表

用图表形式显示出统计出的结果，可以对数据有更加直观的认识，更明显看出数据的分布、趋势等，还可以对数据进行空间、时间等范围内进行对比分析，得到一些规律，从而做进一步的数据挖掘和分析[14-15]。除选择统计好的数据利用“插入图表”功能绘制图表外，还可以利用“数据透视图”直接绘制统计图。如为了得到不同科室各月份耗材出库情况，可以在图例(系列)中选择科室，在轴(类别)中选择月份，在数据项中选择出库金额，同时设置图标类型为折线图，得到的统计图如图5所示。

图5　不同科室各月份出库情况统计图

2.4利用工作表保护避免不规范输入

在日常工作中常需要向临床科室及代理商获取耗材的更换、新增及停用等信息，通常可通过汇总收集来的Excel文件实现。但难免会出现改动表格样式或者输入数据不符合要求等情况，这些情况可以通过使用Excel的保护工作表及数据验证功能避免。保护工作表功能可以使用户只能选定未锁定单元格输入数据，无法调整格式等(如图6所示)。数据验证可以确保数据输入格式符合要求，如数字、日期及序列等。

图6　保护工作表功能图

3　结语

利用Excel软件的数据透视表、函数、数据透视图以及工作表保护等功能，实现了方便的、可自定义的医用耗材出库数据统计、图表绘制以及数据录入等功能，弥补了原有定制系统的不足，提高了耗材管理工作的效率。由于Excel软件简单易学，可操作性强等特点，可作为医院耗材管理工作中的理想补充工具，并可通过编写VBA程序等方法进一步实现更复杂的功能[16-17]。

参考文献

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Development and application of the Excel-based medical disposable materials manage system

/JIANG Mao-gang,LUO Er-ping,LEI Tao,et al//China Medical Equipment,2016,13(3):34-37.

[Abstract]Objective:To promote the management of medical disposable materials and improve the efficiency of statistical and analysis,user-defined system based on Excel was developed.Methods:The original data was exported from the system and analyzed by the PivotTable,function and data perspective of Microsoft Excel.Results:The statistical table and chart generated by the software of Microsoft Excel can realize more convenient and user-defined statistical and analysis of medical disposable materials data.Conclusion:Using the Microsoft Excel to analyze the medical disposable materials data can make up the deficiencies of existing management system and improve the efficiency of the management of medical disposable materials.

[Key words]Medical consumable materials management;Data management;Excel pivot table

收稿日期：2015-06-11

作者简介

*通讯作者：ghshen@163.com

*基金项目：国家自然科学基金面上项目(81471806)“脉冲电磁场、振动波协同低弹多孔钛合金修复骨缺损的作用研究”

DOI:10.3969/J.ISSN.1672-8270.2016.03.009

[文章编号]1672-8270(2016)03-0034-04

[中图分类号]R197.324

[文献标识码]A