电子档案在高校档案管理中的应用

韩凌

[摘要]随着现代社会的信息化程度的不断提高，电子档案管理方式越来越广泛地运用于高校日常的办公管理以及高校的档案管理中。本文主要分析了其中的优势和弊端，对电子档案在高校档案管理中的应用策略做了简要探究。

[关键词]电子档案 高校档案管理 应用策略

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）06-0113-01

信息化的快速发展也使高校档案管理工作进入了新的时代，这既是机遇也是挑战。高校档案管理进入了信息化的管理模式，提高了档案管理的效率。但是当前许多高校还采用传统的纸质档案管理方式，如何推进纸质档案管理向电子档案管理转变，是如今高校档案管理工作面临的重要课题。

一、电子档案的定义及特点

电子档案包括电子文件、电子信息、电子报表和电子图纸等。具有实时共享性的特点，可以避免时间和空间的限制，可以随时随地进行远距离信息共享。同时，电子档案是通过计算机进行阅览的，体积小、容易保存及携带。

二、电子档案的优势和弊端

（一）电子档案的优势

1.提高工作效率。依靠计算机的信息处理能力，可以大大提高工作效率。电子档案的使用可以使档案资料在收集、储存、分类、统计和查阅的环节更加方便快捷。在一定程度上也减轻了档案工作人员的劳动强度。例如，在查找档案信息时，就可以直接在计算机相应的文件中搜索文件分类号，快速找到所要的文件信息。通过电子档案，使档案可以快速高校的归档。……