高校档案管理创新及档案管理数字化问题

江心乾

随着国家的现代化发展，全社会各个领域都在实现着科技化进步。高等院校作为广大学生的最后校园教育阶段，科技发展和现代化管理更应该首当其冲。高校档案管理是高校教育工作中十分重要的一部分，应当充分体现创新意识，用科技方法完成高校档案管理数字化。

档案管理创新数字化一个国家的科技进步情况，可以反映出国家的发展阶段与状态，而科技的发展离不开创新意识。高等院校在校园管理上要紧跟时代的步伐，用现代化科技手段完善校园内部管理。在高校的档案管理上也是一样，要注重管理的创新意识，完成档案管理数字化的转变。

一、高校档案管理创新及档案管理数字化具有重要意义

高校档案管理的创新及档案管理数字化是以现代管理科学方法为指导，充分运用现代管理理念和手段，以及先进的管理技术和设备，改革过去以往的管理方式，使高校档案管理具有创新意识，更加系统化、科技化、数字化。

高校档案管理的现代化相对于传统的档案管理方式具有很多优势，如占用空间相对较小，信息存储量较大，个性应用能力较强，实用速度较快等。可以在实际的高校档案管理工作中及时迅速，准确大量的储存并查阅档案，提高了档案管理工作的工作效率。高校的档案数量极大并且时间跨度很大，现代化的管理是发展的必然结果。

二、高校档案管理创新及档案管理数字化存在的问题

高校档案管理创新及实现档案管理数字化，并不是一朝一夕就能完成的事情，这是一条需要长期坚定持续发展的道路。在现阶段的高校档案管理中，还存在着各种问题。

（一）档案标准缺乏统一性

因为学校的发展程度不同，档案管理也有很大的区别。就同一所学校而言，因为时间的不同，技术发展阶段不同，导致档案无法遵从统一的标准。硬件设备的好坏，机器型号的不同，教职员工个人素质的高低等，这些都可以变成影响档案标准统一性的因素。

（二）管理方式缺乏创新性

前面说到高校的档案管理是长期发展需要，具有很强的连贯性。从信息化发展初期，国家开始重视档案管理的现代化发展。但随着科技与时代的进步，在高校档案管理上，很多高校并没有跟上时代的步伐，缺乏创新性。科技发展是迅速的，档案管理也应该保持创新意识，用科技去引领现代化管理工作。

（三）数据库建设缺乏实用性

目前，国家在对高校的管理经济投入上，针对档案管理投入的经费相对较少。因为经费有限，所以很多高校也是有心无力，无法及时更换更先进的软硬件设备，使现有建成的档案数据库规模较小。大多数的高校档案数据库都显现出实用性不足的问题，数据库规模相对较小，标准化程度偏低，类型过于单一，且无规范化的控制，不能够满足用户的多样化需求，一定程度上降低了高校档案数据库的利用率。

三、高校档案管理创新及档案管理数字化的合理性建议

高校档案管理创新及档案管理数字化对于校园管理部门和档案使用者来说，都是一场革命性的历史变革。

（一）加强标准化建设

在高校档案管理创新及档案管理数字化中要加强标准化建设，首先要做的就是形成档案管理标准体系。高校要根据现行的相关法律法规，结合自身特点，制定和建立起符合实际的各类档案管理办法和措施，在档案建立、交换、传递、共享的过程中，用统一的标准去规范和指导。使高校的档案管理创新及数字化发展在初期的建设运行，后期的管理和维护工作中，都可以做到有章可依，有规可循，充分地保障了高校档案管理的现代化发展。

（二）实现管理现代化

目前，在很多的高校实际档案管理工作中，信息工作会出现一定程度的分离状态，如档案和信息部门之间的部门分离，部门内部的分离等。因为这种分离状态的产生会给统一的现代化管理造成严重阻碍，从而无法实现真正意义上的档案管理现代化。因此，在实现管理现代化之前，学校一定要制定相关的标准流程，并且加强组织领导。比如：可以组成以校领导作为实践管理组长的领导小组，负责相关协调工作，有专职的信息部门负责人进行现代化的档案管理工作，所有相关岗位人员都需要从自身职责出发，遵循既定的标准流程进行高校档案管理，真正实现管理现代化。

（三）重视科技人才培养

在高校档案管理创新及档案管理数字化的变革中，还要重视相关科技人才的培养。管理理念的现代化是高校档案管理的发展灵魂，所以一定要增强工作人员档案管理现代化的创新意识，如果管理人员缺少这种管理创新意识，那么就会影响到档案现代化的发展脚步。高校档案管理人员要树立起科学的发展实践观念，学习先进的科技知识和最新的管理使用方法，改变过去封闭保守的思想，主动提高创新意识，不怕吃苦甘于奉献，促进高校档案管理的现代化进程。只有把优秀的科技人才加以培训教育，使他们成为复合知识型人才，全身心的投入到现代化的高校档案管理工作中心，才能使高校档案管理创新及档案管理数字化更快地迈向新的台阶。

四、结语

计算机和互联网的产生，让我们的生活与学习进入了互联网时代，信息数字化已经成为当今社会经济和科技发展的整体趋势。高校档案管理作为档案管理事业的重要组成部分，保持创新意识，完成数字化转变既是顺应了当今时代的发展要求，同时也加快了档案信息化的管理步伐。

参考文献：

[1]青格乐图.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].大观周刊，2012，（02）.

[2]张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸，2010，（05）.