基于管理流程的工程项目合同管理信息化设计

张峰

摘要：科学技术的飞速发展，使各个行业都有了新的发展，每个领域都应用了高科技的产物，工程管理项目也广泛地应用了当代的新兴技术，工程项目合同在此同时也被注入了新鲜的血液。文章对基于管理流程的工程项目合同管理信息化设计进行了探讨。

关键词：工程管理；合同管理；信息化；管理流程；工程项目 文献标识码：A

中图分类号：F284 文章编号：1009-2374（2016）24-0179-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.24.089

1 大型设计项目合同管理流程的概念及特点

1.1 大型设计项目合同管理流程的概念

了解大型设计项目合同管理流程，首先需要知晓其核心部分的管理流程的概念。管理流程，顾名思义，是指在管理活动中一系列前后相互连接的、彼此密切相关的行为，它是在整个整栋过程中的方向指标，宏观把握着整个活动的连接的前后顺序以及彼此之间的相互关系和整个活动的客观规律。

大型设计项目合同管理流程规定了在整个项目建设期间，所有项目活动的管理方式以及施工方式，规定了施工过程中所有的信息流与物质流之间的衔接关系和方法，规定了合同在运作过程中的规则和要求，从而促使合同达到预期的作用，最终使合同在整个项目建设中发挥作用，使项目建设也达到最终的效果。

1.2 大型设计项目合同管理流程的特点

项目合同管理流程主要具有目的性、必然性、多样性、系统性和层次性的特点。目的性主要指的是，合同的中包含的对工程进行管理的一系列的流程，最终的目的是为了达到预期定下的项目目标，这是项目合同制定最为主要的因素；大型设计项目合同管理流程的必然性指的是，若想达到预期的结果，在项目执行的过程中，必须要通过这个流程；多样性是指在整个工程管理的过程中，并不仅只有一项业务包括许多不同的业务内容，与此对应，也会存在多种业务的管理流程，这些流程不是独立存在的，而是息息相关的，是严密的组织。多种不同的流程构成的一个流程体系，进而推动整个工程管理的发展；层次性是指由于管理系统的功能具有层次性，相应的管理业务与流程也具有层次性，即一个综合性的管理业务的流程可以分解为若干较管理业务流程组合。

2 大型设计项目合同管理流程的设计与实现

2.1 前期分析

2.1.1 项目合同流程管理的背景分析。制定某大型项目的合同管理流程，应该了解制定合同时公司所处的环境，对公司该项目的一系列相关的事物进行全面的掌握与整理，比如投标项目时的投标文档，在流程过程中的合同、相关文档以及各种账目费用，都应该进行提前的管理，使原本杂乱无章的施工管理相关事务变得有理有条，管理起来更加便捷、省时。在制定合同管理流程的同时，还要考虑当前政府的政策以及国家出台的相关政策，保证该管理流程的方向是准确无误的。合同的管理流程不仅仅只是起到对整个工程的管理作用，同时还应该做好衔接整个工程的各项业务管理，如工程进度、材料与物资、质量安全等各个管理系统之间起到协调、监控作用。

2.1.2 项目合同流程管理的目标分析。项目的合同流程管理主要是为了实现整个项目流程的顺利进行。合同流程的管理主要指的是，从合同签订开始，直至工程结束后的资金结算整个过程的管理，其中的每一个环节都要受到合同的制约。除此之外，还可以通过对整个流程的管理，收集有关的信息以进行决策。建立项目合同管理流程，首先，把开始招标就纳入其中，进行规范性要求，进而使合同在签约时也被纳入到流程中，规范操作；其次，合同的流程应该将工程的整个过程都包括在内，实现每一阶段的工程流程中，都受到合同体系的制约和监督。除此之外，当发生违约或是自身权利受到侵犯时，可以及时地依据合同采取行动，当合同发生变更时，双方可以强势地更改合同，并及时地对工程的管理进行相应的调整；最后，项目合同流程的管理要贯穿于整个工程的始末，在工程建设的生命周期中，如果发生方案的变动、进度的调整或者是其他的项目进行了调整，都要相应的进行记录，为了使合同明晰清楚，可以将合同分为两层进行管理，对合同的任何变化都要明确的记录，使合同能够全面系统且高效地管理整个工程，真正地实现高质量、高效率、低费用的目标。

2.2 大型设计项目合同管理流程的构建

2.2.1 大型设计项目合同管理流程的构建的前提条件。一个系统全面的管理流程是保证项目合同顺利实施的必要条件，真正全面高效的管理流程必须要满足两个条件：一方面，要保证流程要求的一致性，要以合同制定时的目标为基础，协调在流程中的其他各项要求，最终保证工程项目高质量、高效率地完成；另一方面，在保证原本设立的标准的基础上，利用较低的资源成本，完成预期设立的目标。

2.2.2 项目合同管理工作的分解及相应流程的构建的步骤。首先，确定项目合同在管理上的划分标准，可以按照管理职能或是合同实施的前后顺序进行划分；其次，标准确定后，确定每一个管理结构下的具体的任务，使每一项任务都明确分配，避免各个管理结构之间的链接中断或是某项任务难以确定归属；最后，对确定下来的项目工程的合同管理体系进行监测、调整和修改，确保管理体系的可行性。

2.3 合同管理综合流程图

合同管理综合流程图如图1所示：

图1

2.4 合同主要的功能模块

2.4.1 合同签约管理模块。本模块是项目合同管理的起点，只有确保该模块的顺利进行，才能保证合同的有效性，因此必须要保证该部分的规范化才能确保后续工作的顺利进行。

2.4.2 合同进程管理。合同进程管理的主要任务就是对各标段进行审核，掌握每个部分的进程，对反馈信息进行汇总。这一部分主要包括进度信息管理、质量信息管理、计量信息管理、支付信息管理四大管理模块。进度信息管理主要功能就是反映工程的進度计划与完成情况，最终汇总进度表。质量信息管理主要提供工程检测与评定及质量事件的信息。计量信息管理主要是对各标段每期工程计量信息的查询与汇总。支付信息管理主要是对各标段每月支付信息进行查询与汇总。

2.4.3 合同变更。该部分主要是将变更原因、变更内容、变更时间、审核记录等汇总得出合同变更情况一览表，当合同发生变更时，根据该模块的内容进行调整。

2.4.4 合同索赔。该模块明确指出发生索赔情况时，能够实现索赔的条件，包括索赔日期、索赔原因、索赔内容、索赔审核意见等，可以为企业在工程建设过程中发生索赔情况时，提供查询的资料。

2.4.5 合同终止管理。当合同终止或者中止时，必须进行费用的结算以及相关资料的结算。在合同中必须包含信息终止或者中止的信息的相关内容，与此同时，还要汇总各项费用，进行系统的核算。

3 大型设计项目合同管理流程的实施

3.1 对大型设计项目合同管理流程的监控

建立工程项目合同管理流程可以系统地在工程的生命周期里进行监控，确保工程的过程中高效、高质量地完成。根据合同流程中所反馈的信息，可以针对性地采取措施，做出最优的选择，让每一个管理的模块都接近设立时的目标。

3.2 依据项目合同管理流程对项目进行管理

项目合同管理系统包含着多个子系统，各个子系统彼此之间既有区别，又有联系，应该恰当地处理其中的关系，确保合同管理系统的顺利进行。项目合同管理系统与外界以及合同管理内部之间的流程要素以及各管理流程之间存在复杂的关系，它们之间互相作用、互相联系、互相影响。由于管理系统与外部环境有着相互作用的关系，利用外界环境所提供的资金、信息以及技术，提供外界所需要的产品与服务。项目合同管理系统贯穿于项目建设的整个生命周期，根据工程所处的不同阶段对人员及其工作的内容进行调整。各个管理流程虽然各自的任务不同，但是最终的目标也是一致的，要确保每个流程之间相互连接、不能中断，以免影响整个合同管理流程的进行。在项目合同管理流程中虽然规定了每个部门的工作，但并不是每个部门的工作都是独立的。一个管理流程的子系统的工作，是在多个部门的共同努力之下完成的。

工程合同管理流程的信息化不仅更新了管理模式，提高了管理的質量和效率，同时也提高了整个工程项目的运作效率，适应了当前科技发展的新要求。当前的建筑企业都应该适应时代的要求，建立本企业合同管理流程信息化的模式，提高对合同的管理水平。

参考文献

[1] 李垣，王元恺.以流程为中心的管理模式[J].西安交通大学学报，2001，（4）.

[2] 王田苗，胡耀光.基于价值链的企业流程再造与信息集成[M].北京：清华大学出版社，2002.

（责任编辑：周 琼）