动物实验信息化管理系统的开发和应用

顾祖曦, 张超超, 蔡贞贞, 黄祯珍, 汤家铭(上海中医药大学实验动物中心, 上海201203)



动物实验信息化管理系统的开发和应用

顾祖曦, 张超超, 蔡贞贞, 黄祯珍, 汤家铭
(上海中医药大学实验动物中心, 上海201203)

[摘要]介绍了本单位动物实验信息化系统开发的设计思路、主要内容和基本流程，包括课题负责人的确认、实验人员的资质审查及注册、预约登记、登记修改及确认、课题伦理审查及批准、实验经费结算等。它的初步应用给本单位的动物实验管理带来了先进思想和方法，提高了效率,促进了科学化、标准化进程，使动物实验管理工作规范有序，提升了整体工作水平，并为建设数字化管理打下了基础。

[关键词]动物实验; 管理; 信息化; 标准化

近二十年来信息技术的发展速度超过了其他任何一类科学技术, 而且也正在以空前的规模和速度向其他学科渗透[1], 加快了各行各业网络化进程。

在实验动物和动物实验领域内，信息技术有着广泛应用前景，有的已经用于实验动物的繁育管理、产供销管理[2]、屏障系统管理[3]、质量监测管理[4]以及实验动物生物学特性及动物实验技术数据库的建设[5]等。它的应用带来了新的管理思想和方法，提高了管理效率, 促进了管理科学化、标准化进程，为建设数字化管理打下基础。

本中心承担着校内外动物实验服务平台的功能, 随着学校教学科研的迅速发展, 实验动物中心承担的动物实验规模、数量等都有很大增长，需要用先进的信息技术进行管理，使动物实验管理上一个新台阶。为此，作者与安徽省科大奥锐科技有限公司合作开发了“动物实验管理信息化系统”，并已投入使用，取得了良好效果，现介绍如下。

1 动物实验管理信息化设计总体思路

作为动物实验的公共服务平台, 从接受课题登记到课题结束经费结算, 中间有很多环节, 如课题负责人的确认、实验人员的资质审查及注册、预约登记、登记修改及确认、课题伦理审查及批准、实验经费结算等, 都可以应用信息技术在网上完成。

为此，作者设计了动物实验信息化管理框架图(图1)并进行软件开发。

2 动物实验信息化管理的主要模块

2.1 课题负责人管理模块

2.1.1 课题负责人注册

2.1.1.1 注册内容 课题负责人是指“具有独立研究经费来源、负责本课题研究并能支付全部动物试验费用的研究人员”。课题负责人对下属实验人员在本中心进行试验研究时发生违纪违规行为承担法律和行政处罚责任。通过点击“课题负责人注册”进入注册页面(图2)。

注册内容包括: 用户名、用户密码、身份、真实姓名、性别、证件类型、证件号、单位(部门)名称以及固定电话、手机号码、电子邮件、验证码。其中身份、证件类型和单位(部门)名称为菜单型，可供课题负责人选择。如身份的选项有校本部、附属医院和校外，证件类型有身份证、学生证和护照，单位(部门)名称有学校各二级学院和附属医院名称和科室。校外单位直接填写单位名称。

填写注册内容后，在“本人承诺: 上述个人信息真实有效，无任何虚假。能按时支付本人名下动物实验的各种费用”上打钩，保存。

2.1.1.2 说明 本中心实行收费服务，为了防止动物实验后无人付费的现象，也考虑到1个实验人员可能为2个以上课题负责人服务，中心确定以课题负责人作为注册对象进行管理。课题负责人注册后由中心管理人员进行身份核实，校外的课题负责人注册后需要携带单位介绍信备案。利用此模块可以有效地找到能够支付实验费用的课题负责人或单位，而且信息化能够让课题负责人无论身处何地都可对实验人员的动物实验进行有效管理，避免耽误动物实验进程。

2.1.2 获取登记码和批准课题

2.1.2.1 获取登记码 课题负责人注册后，可进入“管理登录”页面(图3), 点击“生成登记码”, 可自动生成10个登记码。1个登记码可预约登记1个动物实验课题。登记码用完后可再次点击“生成登记码”自动生成10个登记码。该页面可显示登记码的发放时间、使用时间和是否有效。如1个登记码已经使用过了，在“是否有效”栏中则显示“否”。

图1 动物实验信息化管理框架图

2.1.2.2 批准课题 实验人员预约登记后则需要课题负责人批准确认。在“管理登录”页面(图3)，点击“课题负责人审核和确认”，可显示属下实验人员的预约登记内容，如有问题，可通知实验人员，通过动物预约管理模块中的“预约修改”进行修改；如无问题, 则点击“确认”批准该实验。动物实验预约订单只有在课题负责人批准确认后才可进入订购动物和安排动物实验场所的流程。

2.1.3 动物实验伦理审查

2.1.3.1 课题负责人申请伦理审查 课题负责人进入“管理登录”页面，点击“动物实验伦理审查”(暂未开始使用)，可自动生成伦理审查申请表。伦理审查要求简述动物实验方案，阐明此次动物实验的必要性，无其它试验方法可替代，回答“实验人员是否经过实验动物有关法律法规的培训，是否了解在实验动物中心做动物实验的规章制度，是否掌握了本次试验的有关动物试验操作技术”等问题，并列出本次试验减轻动物痛苦的措施。根据填写表格说明，按照实际情况填完表格后，课题负责人须签名承诺：本动物实验方法和目的符合人类的道德伦理标准和国际惯例，在动物试验期间遵守有关的法规、实验动物伦理福利原则和实验动物中心的规章制度。点击“提交”。

图2 课题负责人注册窗口

图3 课题负责人管理窗口

2.1.3.2 校伦理审查委员会审查 校伦理审查委员会将每周审核课题负责人提交的动物实验伦理审查申请表，审查结论分为“通过”、“需要修改”和“不通过”三项。对符合动物福利动物实验课题，校伦理审查委员会审核通过后会自行产生伦理审查编号；对不符合动物实验“3R原则”和动物福利的实验方案，提出修改意见和建议。课题负责人可以在提交一周后，通过注册时的电子邮箱查询审核结果。

2.1.4 经费结算

2.1.4.1 经费结算流程 课题负责人进入“管理登录”页面(图3)，点击“经费结算”，系统会自动生成一张该课题负责人需要支付的动物实验费用的明细表，每3个月为一个结算周期，课题负责人随时可以按照课题、时间段或不同类型的费用等情况自行选择结算经费。

2.1.4.2 说明 每当后台管理人员审核通过一张预约登记单时，系统会自动将采集动物实验费用结算所需要的信息并存放入动物实验经费结算模块中。当实验动物采购完成，送达各饲养区域后，后台管理人员在第一时间将采购价格等其他预约登记单中无法采集的信息登记入经费结算模块中。同样后台管理人员也可以通过经费结算模块登记饲养费、技术服务费和耗材费等其他的费用。因此课题负责人可以随时查询每个动物实验课题的经费使用明细，并随时前来结清账目。消除了以往需要统一采集收费信息后，统一缴费时课题负责人才能清楚实验费用的使用情况的弊端，使课题负责人可以更快，更详细地了解动物实验的经费使用情况，合理安排，避免经费超支情况的发生。同时也解决了减少工作人员因重复采集收费信息所产生的工作量和差错率。

图4 动物实验预约登记窗口

2.2 动物实验预约管理模块

动物实验预约管理模块包括是动物实验预约登记、订单查询以及预约修改三个部分。

2.2.1 动物实验预约登记内容及流程 进入动物实验预约管理模块(图4)后，点击“预约登记”，进入“预约登记许可”界面，填入由课题负责人提供“登记码”，实验人员注册时的登录用户名、登录密码，验证码(系统自动产生)后，进入动物实验预约登记申请表格的填写界面。因需要课题负责人提供登记码以及实验人员注册后才能填写并提交电子预约申请表格，因此每一个电子表格上课题负责人和实验人员的注册信息就会自动显示，不能修改。其他需要填写的表格内容，可以根据填表说明，真实填写课题名称、项目来源、需要使用的实验动物品种品系和级别、数量、性别、规格，以及希望动物来源和希望动物采购日期，预计动物实验的起止日期、说明有毒有害、具有感染性、挥发性、放射性的供试品的名称、进入饲养区域的人员名单、说明需要使用单笼单养或代谢笼等设备的名称等内容后提交动物实验预约登记单。提交的同时会生成序列编号，便于工作人员根据先后顺序和饲养区域的可容纳量采购实验动物。提交的预约登记单必须经课题负责人审核确认后，才能进入后台管理人员的审核采购流程。每审核并通过一张可以采购的预约登记单的同时，模块会自动产生一个课题编码，便于不同类型的实验课题数的统计。

2.2.2 动物实验预约登记的修改 需要对课题负责人未审核确认的预约登记单，进行修改时，可以在动物实验预约登记模块中，点击“预约修改”，进入“预约修改许可”界面，填写“登记码”(填写预约登记单时使用过的登记码)，实验人员注册时的登录用户名、登录密码，验证码(系统自动产生)后，进入需要修改的动物实验预约登记申请表格的界面。实验人员可以根据需要修改表格内容后重新提交，同时修改好的预约登记单需要课题负责人审核确认后，进入采购流程。如果是已经过课题负责人审核确认过的动物实验预约登记单，需要修改时，必须经后台管理人员人工退回后，方可进入修改流程，且修改完成后必须再次经课题负责人确认后，才能进入采购流程。

2.2.3 动物实验预约申请单查询 实验人员需要了解动物实验预约登记单的进程等情况时，可以在动物预约登记管理模块中，点击“订单查询”，进入“订单查询”界面，填写“登记码”(填写预约登记单时使用过的登记码)，实验人员注册时的登录用户名、登录密码、验证码(系统自动产生)后，进入动物实验预约登记申请查询结果的界面。通过该界面实验人员可以了解到预约登记单审核结果，包括是否已经采购或不能采购的原因，以及采购到的实验动物的信息和饲养区域等信息，并提醒实验人员尽快前来饲养区域认领并验收实验动物。减轻了工作人员电话联系告知实验动物已经采购和安置饲养区域等情况的工作量。

2.2.4 说明 该模块是电子实验订单建立以及完成数据采集的过程，实验人员无论何时何地都可提交电子订单，不需要与管理人员面对面交待或当面填写和修改申请，避免了提交、修改申请时的时间和地点的限制。实验人员需要的实验动物的合格证编号以及提出申请时需要咨询的一系列问题等，后台管理人员会第一时间在网站的通知和公告栏内公示，方便实验人员自行填报申请和查找所需的信息。同时，也可以通过网站查询到实验动物是否采购等情况。减轻了工作人员电话和面对面接待咨询的时间，很大程度减少了工作量，提高了工作效率。一旦电子订单被后台管理人员审核通过，进入采购流程，订单中的所有数据就会自动进入数据的采集、分析、处理和统计流程，提高了采集数据的准确性和完整性，避免了以往在不同管理项目中重复的收集各类订单信息的情况，大幅度的提高了工作效率等。

提交的动物实验预约申请单，只要课题负责人没有批准确认的，实验人员可以随时进行修改后重新提交。课题负责人一旦批准确认后，实验人员无法进行修改。只能通过后台管理人员返回预约申请单后，方能重新修改。另外，由于实验人员提交申请时，需要课题负责人提供登记码和实验人员登录，因此课题负责人以及实验人员的姓名、电话、身份、邮箱等信息在进入预约登记申请表格填写界面时会自动生成，不需要实验人员填写，这类信息不能修改。

预约登记单是否通过后台管理人员的审核等一系列信息通过实验人员订单查询界面查询的同时课题负责人通过注册时提供的电子邮箱详细也可以查询到结果。因此，课题负责人无论何时何地，都可以进行及时有效的对实验课题进行管理。

2.3 自助式培训和考试管理模块

该管理模块包括: 实验人员注册、自助式培训、自助式考试3个部分。

2.3.1 自助式培训 对于初次进入实验动物中心的实验人员，如果未经过上海市实验动物从业人员岗位培训，或未选修过《医学实验动物学》课程的，均需经过自助式培训。网上自助式培训及参考资料主要包括：国家法规条例、中心规章制度、实验动物学教材、实验动物数据库、实验动物教学录像和动物实验技术录像等6个栏目。所有栏目均设置只可查阅、观看，供网上自助培训考试用，不可下载，文字内容为pdf格式。

参加自助培训人员可点击“网上培训”后(图4)，直接进入培训课程的选择页面。培训课程各栏目页面可与自助式考试页面同时打开，方便考试者寻找正确答案。

2.3.2 自助式考试 完成自助式培训后，可以点击“网上自助考试”，进入填写应试人信息界面，填写应试人姓名、年龄、性别、单位、部门、学号、身份证号码、电话、手机、一卡通卡号等，不可遗漏信息。填完后进入试题。试题出自网上自助式培训教材中的国家及地方法规、国家标准、实验动物中心规章制度以及实验动物基础知识, 共出5套试题，每套试题从试题库(包括以上内容)随机抽取100题试题，每题1分，共100分。对与错即时提示，且考试中考生答不出来的题，可打开网上培训页面，查询有关资料进行解答。 80分以上为合格，合格者即可转入《网上申请授权》栏目。80分以下需重新考试，直至合格。考试合格后自动产生授权号。实验人员通过授权号进行网上注册，并且有资格开通相关区域的门禁等。授权号在注册成功后将失效。

2.3.3 实验人员注册 实验人员是指在中心各饲养区域或各个公共实验区域具体操作完成动物实验课题的人员。实验人员必须通过网上自助培训考试，考试合格后，才能进行网上注册，注册成功后，方可进行动物实验预约登记，和开通有关实验室的门禁系统。实验人员在动物实验中心进行实验研究时发生违纪违规行为，将承担行政处罚责任。

通过点击“实验人员注册”进入注册页面。

注册内容包括: 登录用户名、登录密码、真实姓名、性别、身份、证件类型、证件号、单位(部门)名称、联系电话、手机号码。其中身份、证件类型和单位(部门)名称为菜单型，可供实验人员选择。如证件类型有身份证、学生证和护照，单位(部门)名称有学校各二级学院和附属医院名称和科室。校外单位直接填写单位名称。

在“是否选修过《医学实验动物学》课程？”、“是否通过上海市实验动物从业人员岗位培训”和“是否通过自助考试”选项中，回答均为“否”者，注册将不会成功。

填写后，在“本人承诺: 上述个人信息真实有效，无任何虚假”上打钩，保存。

2.3.4 说明 由于大多数做动物实验研究课题的研究生都选修了《医学实验动物学》课程，但仍有部分研究生和大学本科生、本校一些研究人员及外单位实验人员未经过实验动物学基础知识的培训。自助式培训覆盖了这部分实验人员，使进入本中心的实验人员都经过不同程度实验动物基础知识的学习。该模块能让任何需要学习的人员随时在网站阅览，查询资料和观看教学录像。通过该模块能有效地提高实验人员遵守规章制度的意识和实验操作技能，减轻了管理人员接受咨询和要求实验人员遵守规章制度的工作量，同时也减轻了实验动物中心对不断涌现的新进实验人员的培训压力。

3 动物实验管理应用信息化必要性

信息化代表了先进的生产力, 信息化技术的采用将计算机网络技术替代了很多传统上用手工才能完成的工作, 实现了高度的智能化、推动社会生产、生活方式的转型。由于动物实验促进了医学教学及整个生命科学的发展, 并随着人们在医学教学与科研中对动物实验需求量的不断增加和对动物实验管理要求的不断提高, 加上人力成本的不断提高,信息化技术在动物实验管理上的应用也势在必行。

通过动物实验管理系统信息化的开发和应用，作者体会到有如下的优点：

3.1 提高了管理人员的办公效率

本中心每年接受近1 500项动物实验预约登记，高峰时每日登记达30余项，管理人员忙于应付各种咨询，解答各种问题，通知实验人员预定是否成功等，效率低下。有了动物实验管理信息化系统，实验人员可以远程登录，不必来接待室。管理人员可随时查询预约登记信息，汇总后集中向实验动物公司订购，并在网上通知订购是否成功，实现了高效、迅速、全方位的数据采集、汇总、加工、整合等，特别是信息化管理系统具有强大的统计功能，节省大量人力。工作的每一步都可以追溯，实时了解统计结果。

3.2 方便实验人员的预约登记

采用信息化管理系统后，实验人员可在自己办公室内就可以完成预约登记、确认和查询工作，方便了实验人员，提高了工作效率。

3.3 形成了完整的动物实验管理系统

采用信息化管理系统后，实验人员能即时得到培训，并将实验人员的培训考试成绩与注册是否成功挂钩，形成课题负责人和实验人员注册、动物实验伦理审查、动物实验预约和经费结算等整合一起的完整动物实验管理系统，基本覆盖了作为动物实验服务平台的各个管理环节。确定以课题负责人作为注册对象进行管理，可有效防止动物实验后无人付费的现象。

3.4 实现动物实验管理的标准化，保证动物实验管理数据的真实可靠

由于在以往的动物实验管理的操作过程中，由于不同管理工作流程是由不同的人员负责，在操作过程中不能及时将大量信息数据进行有效的采集、汇总、加工、整合等，因此容易造成工作的遗漏和差错，相关数据分散，难以查询和统计，更不利于加工、分析和处理等。

实现动物实验管理网络化管理后，首先能够将几套动物实验管理操作流程整合起来，形成了一个统一的数据库。通过产生每个合格的实验人员到每一个动物实验产生一张电子订单的同时，完成了人员的培训和动物实验所需要的采购信息、实验特点、经费来源、经费结算等一系列重要信息的完成了采集，避免重复性工作的同时减少了管理工作的遗漏率和差错率。其次由于系统自动培训、自动采集、统计、分析、处理等功能, 能很大程度提高工作效率, 从而减少了人力消耗。最后, 通过信息化管理后，动物实验管理能够通过统一的模式和管理制度，按照标准化的模式运行，并且使采集到的数据更准确、更完整和更具有参考价值。

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[中图分类号]Q95-33

[文献标识码]A

[文章编号]1674-5817(2016)03-0219-07

doi:10.3969/j.issn.1674-5817.2016.03.013

[收稿日期]2015-12-07

[作者简介]顾祖曦(1972-), 女, 高级实验师, 主要从事动物模型和动物实验管理。E-mail: guzuxi1972@163.com