试论企业档案保管工作的基本原则

文章编号：2095-6835（2016）17-0038-01

摘 要：档案保管工作是反应企业生产、营活动真实记录的根本保证，是档案业务工作的重要环节之一，要想做好档案保管工作，就必须遵循基本原则。只有这样，才能保证档案的完整和安全，才能更好地为企业的生产、经营服务。

关键词：档案保管；地质档案；基建档案；科研档案

中图分类号：G273 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.17.038

档案能反映历史真实面貌，是企业生产、经营活动的真实记录，能为生产及经营决策提供参考依据。因此，档案部门应将此视为档案管理各项工作中的重中之重。

通常情况下，我们提到的档案保管工作就是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案进行科学保管和保护，防止和减少档案自然或人为损毁的工作。这项工作在档案各项工作中具有非常重要的意义。由于气候及档案存放环境等种种原因的影响，档案处于不断地老化、损毁甚至消失的过程中。只有加强档案保管工作，采取一定技术措施和方法，最大限度地防止和减少档案的自然损失或人为毁坏，才能保证档案的完整和安全，才能更好地为企业生产、经营及各项工作服务。因此，档案保管工作是反映企业生产、经营活动真实记录的根本保证。档案保管得好，则可为整个企业的档案工作提供物质对象，这是档案工作的基本前提。档案保管工作在档案各项工作中处于举足轻重的地位，是档案业务工作的重要环节之一。要想做好企业档案保管工作，就必须遵循以下3项基本原则。

1 按专业类项保管档案

档案部门应按专业或工程项目等分类进行保管，保持档案的有机联系，做到档案存放条理化、排列系统化，便于档案的利用。比如，接收进馆的地质档案、基建档案、科研档案和底图等时，都应分给不同的库房，按所给档号依次存放，从而按一级类目分开库房保管，编制《档案存放位置索引》，便于档案人员全面掌握档案的存放位置，准确无误地进入所要提还档案的库房；每年接收进馆的设计院基建档案和维简资金产生的项目档案，应先按本单位编制的分类大纲，即综合、矿建、工建、民建、管网、道路桥涵、机电设备安装、监理等类目分类整理，后按所给档号依次入库上架，并在每个存放档案的柜架上都标有索引，这样既能保持档案的有机联系，做到档案存放条理化、排列系统化，还大大缩短了调档时间，有利于档案的高校利用。

2 以防为主，防治结合

档案保护必须坚持“以防为主，防治结合”的原则。在“防”“治”两方面，“防”是关键，是主导方面，应掌握档案损坏的原因和规律，采取有效技术措施和方法，将档案的自然损毁率控制在最低限度，杜绝人为损坏档案的行为发生。但对于已破坏的档案，“治”是必须的。要想保管好档案，就必须在“防”上下功夫，必须具备一定的物质条件，具有一定的技术装备。我公司上级部门重视档案工作，给予了档案部门一定的支持，投入资金购买了设备和装具，使我们在档案保护“防”的方面进行了大量工作：①为了防光、防潮和防风，我们在库房外围搭建了外跨走廊，使得库房存放档案的环境得到了改善，起到了保护档案的作用。②每年春季，我们会及时在库房内放置樟脑丸，目的是将害虫消灭在萌芽状态，以免害虫侵蚀档案，做到防患于未然，有效保护档案。③我们购置了控制温、湿度的智能设备，可将温度设定在14～24 ℃，湿度设定在45%～60%的范围之内，并可自动加湿、去湿和调温，以免纸质档案变脆、发霉或发生图纸变色现象，使档案始终存放在适宜的环境下，尽可能地保护档案。④近年来，还投入了大量资金购买了成套缩微设备，对各门类文书档案进行缩微，并编制了缩微检索工具，尽量提供了缩微品，最大限度地保护了档案原件，大大地减少了对档案的损毁。⑤对文书档案进行了扫描，集团公司OA办公系统与档案专业软件进行了连接，设定了权限，做到了网上资源共享，有效减少了对档案原件的磨损，起到了保护档案的作用。

3 突出重点，兼顾一般

档案有珍贵、重要与一般之别，有保管期限长短之分，日常保管中要突出重点，兼顾一般，不能同等对待。对于需要长久保存的珍贵、重要档案，应重点在库房条件、保护装具都有限的情况下，对重点档案应从优考虑；对于一般性档案，也应适当兼顾。如果遇到突发事件，则必须先抢救重点档案。

4 结束语

综上所述，只有坚持档案保管工作的基本原则，才能加强档案保管工作。应采取一切技术措施和方法，从根本上改善保管条件，去除档案本身不宜长期保存的因素，增强档案对外界不利因素的抵抗力，并提高了档案的修复和复制技术水平，尽可能地延长档案寿命，保证档案的完整和安全，更好地为企业经济建设服务。

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作者简介：高立新（1968—），河北顺平人，本科学历，主要从事科技档案管理方面的研究。

〔编辑：张思楠〕