采购合同的管理与风险控制

苗静++严跃萍++黄晓敏

摘要 ：采购合同是各类企业对外签订量较高的一类合同，如果不注意防范合同签订、履行合同过程中的风险，可能会给企业造成不必要的麻烦，甚至是重大的经济损失。加强对合同三个阶段的风险控制，建立完善的合同管理机制，将最大限度减少合同风险。

关键词：采购合同；风险控制；标准采购合同

中图分类号：F426.61 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）024-0000-02

采购合同是采购过程中的一个重要环节，它是前期采购调研、资料收集、对比同类产品、核对技术参数、编制招标文件、组织招（议）标等一系列繁琐工作的成果体现，也是处理后期采购付款、验收等具体交易及可能出现的纠纷的主要依据。加强采购合同的管理与风险控制，可以有效的防范和控制采购合同的法律风险，为企业争取最大的利益。

根据采购合同管理的流程，一般采购合同的管理可以分为三个阶段，即：前期管理（签订过程）、中期管理（履行过程）、后期管理（档案管理）。加强采购合同管理即是加强对这三个阶段的风险控制。

一、采购合同的概述

采购合同是企业与供应商，经过双方一定形式的谈判协商，达成一致意见而签订的“供需关系”的法律性文件，合同双方都应遵守和履行。采购合同是经济合同，双方受“经济合同法”保护和承担责任。其内容条款一般应包括：

企业与供应商的全名、法人代表，以及双方的通讯联系的地址、电话、传真等；采购货品的名称、规格型号，数量以及价格（应包含单价和总价）；交货期、交付方式和交货地点；质量要求和验收方法，以及不合格品的处理；违约责任等。

在具体签订过程应遵守以下几个原则：

①有效性原则，即合同的当事人必须具备法人资格。

②合法性原则。即合同的内容和手续应符合国家法律、法规中有关合同管理的规定。

③平等互利、充分协商的原则。

④等价、有偿的原则。

二、采购合同前期的风险管控

采购合同的前期管理主要是指采购合同的签订过程的管理，这里主要是指前期对合同对方的资格审查及合同条款的审查。

1.资格审查

资格审查对方当事人资格审查的具体内容包括：主体资格审查、资信调查和履约能力调查。主体资格审查主要是审查对方的民事权利能力和民事行为能力。合同双方是否具有主体资格，将直接影响着合同的效力。只有具有相应的民事权利能力和民事行为能力的主体签订的合同才是合法有效的。一般情况下法人是订立合同的主要当事人，法人也可以委托代理人订立合同，具有授权的代理人所签订的合同，同样具有法律效力。但是要注意，代理人代订合同，要有载明代理人姓名或名称、代理事项、权限和期限，并由委托人签名或盖章的授权委托书。

其次，是资信调查和履约能力调查，主要是查明对方当事人的经济实力、信用情况和不良行为记录等，较高的经济实力、良好的信用是确保合同顺利执行的有力保障，通过对对方资信调查和履约能力调查，可一定程度上避免合同执行的风险。

2.合同条款的审查

当谈判双方就交易的主要条款达成一致以后，就进入合同签约阶段。在具体签约过程中低于谈判所涉及的数量、质量、货款支付以及履行期限、地点、方式等谈判内容，都必须清楚的列入到合同中，否则可能会造成企业的经济损失。具体来说，合同条款要力争做到语言简明扼要、内容全面完整，避免产生歧义，体现出合同的实用性和效力性。对于重要的合同或条款内容，要仔细斟字酌句，必要时可聘请专业律师审查，防患于未然。对合同条款的审查，不仅是要审查文字的表述，更重要的是审查条款的实质内容。尤其是对方提供的格式合同应特别注意，保护企业自己的利益。

为避免以后的合同纠纷和不必要的损失，企业可以根据单位的实际情况，编制自己的标准采购合同。标准采购合同可以从形式上保证采购合同的完整，很大程度上可以避免人为疏忽遗漏合同条款，同时可以使企业在签订合同过程中更具主动性，保障企业的最大利益。

标准采购合同的编制应保证合同内容合法，合同条款详细、明确，便于操作。合同内容应以明确下几个方面：

（1）商品的品种、规格和数量

商品的品种应具体，使用标准名称，避免使用综合品名或俗称；商品的规格型号要明确，也可约定颜色、式样、尺码和牌号等信息；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。如果商品种类、数量较多，可以在合同货物内容中列商品品种、规格、数量明细表，以免所交货物因质量不符合所想要采购的标准而引起纠纷。

（2）商品的质量和包装

商品的质量标准，注明是国家或行业的标准，无国家和行业标准的应由双方协商凭样交货；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的办法也可以有具体的规定，如使用的包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志等。在质量条款中还应明确质保期限，尤其是设备采购合同，一般设备质保期为一年，应强调供方在质保期内必须保证设备质量，在质保期内提供免费的维护与维修，但不包括人为导致的损害，对于人为导致的损坏可以提前对维修价格进行约定。有质保期约定的一般都会留有质保金，在合同中应明确约定质保金在质保期结束后予以返还。

（3）商品的价格和结算方式

商品的价格是合同的核心内容，因此要对商品的价格要作具体的规定，并明确对副品、次品的扣价、退货办法等，对作价办法和变价处理等情况以可以视情况进行具体约定，同时也要明确结算方式和结算程序。合同的结算方式将影响合同中的价格约定，在采购谈判中应充分利用，可以达到降低采购采购资金成本的目的。

（4）交货期限、地点和发送方式

交货期限要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运还是自提，保证货物能够及时签收，避免丢失货物。在跨国采购时尤其应注意约定发货方式是陆运、空运还是海运。

（5）商品验收办法

合同中要具体规定验收商品的办法、期限和地点，细化验收标准。对于需要安装调试的设备，应约定以安装调试成功后视为交付完成。

（6）违约责任

合同一方不履约，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负担相应责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定违约事项以及解决方式，以此来维护自己的合法权益。供应商有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：

①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品；

②不按合同中规定的商品质量标准交货；

③逾期发送商品。

（7）合同的变更和解除条件

合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，如果需要变更或解除合同需要通过什么手续等。

（8）合同附件

合同附件中可以增加配置清单、技术参数以及售后承诺等内容，确保合同可以准确无误的反映出采购谈判的所有内容。

此外，采购合同应视采购货物的实际情况，增加若干具体的补充规定，使合同更切实际，行之有效。

三、采购合同中期的风险管控

采购合同的中期管理主要是指采购合同的履行过程的管理，这里主要是指合同在履行过程中可能会出现的合同变更管理、合同纠纷管理以及合同付款管理。

1.合同变更管理

首先，企业应当遵循诚实守信原则严格履行合同，合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动是否能顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。因此，加强合同的执行管理，信守合同，有利于树立良好的企业形象。

其次，在合同履行过程中发现显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，或因政策调整、市场变化等客观因素，已经或可能导致企业利益受损，应当及时与对方协商，按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。

2.合同纠纷管理

企业在履行合同中发生纠纷的，应当依据合同约定或国家法律法规、行业规定，及时与对方当事人协商并按规定权限和程序解决问题。合同纠纷经协商一致的，双方应当签订书面协议。合同纠纷经协商无法解决的，应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

3.合同付款管理

企业财会部门应当根据合同条款，审核后办理结算业务。在付款审核过程中，财会部门需审核发票、合同、入库单等单据，加强对发票真实性、合法性的审核。未按合同条款履约的，或应签订书面合同而未签订的，财会部门有权拒绝付款，并及时向企业有关负责人报告。

四、采购合同后期的风险管控

采购合同的后期管理主要是指采购合同的档案管理，这里主要是指合同在履行完成后，对合同进行分类归档管理。

首先，合同管理部门应当加强合同登记管理，充分利用信息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更等情况，实行合同的全过程封闭管理。合同档案可以包括招标资料、采购合同、验收报告等相关资料，便于后期采购合同信息的查询，为其他类似采购提供信息支持。另外所存资料应均为原件。

其次，企业应当建立合同履行情况评估制度，每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对分析评估中发现的合同履行中存在的不足，可以及时加以改进。

企业在签订采购合同时，应注意合同的资格和条款审查，适时建立自己的标准采购合同，这样在规范了采购流程的同时，也使采购工作严谨而不失灵活；在降低采购风险的同时，也提高了采购工作效率。在合同履行过程中，应随时关注合同执行进度，适时行使自己的合法权利，严格按照合同条款执行，确保合同得到全面、适当的履行，以减少执行合同的风险。最后企业还应加强采购合同的后期管理，通过对合同的归档分析，及时总结经验，可以进一步降低以后出现的合同风险，提高合同管理水平。

作者简介：苗 静（1982-），女，汉族，陕西省子洲县，兵器工业卫生研究所，会计师，经济学学士，研究方向：金融学，采购管理，资产管理。