新时期数字档案馆信息服务模式研究

翟菲

（中央戏剧学院 北京 100710）

新时期数字档案馆信息服务模式研究

翟菲

（中央戏剧学院 北京 100710）

数字档案馆是当前档案馆的主要形态以及发展趋势，对档案工作乃至国家信息化工作都有着相当积极的意义。文章立足于此，首先从档案形式、馆藏内容以及服务方式三个角度探讨了数字档案信息服务的几点特征，紧接着又分析了当前数字档案馆信息服务中的常见模式；最后，从服务理念、服务内容、服务路径、服务范围等多个角度出发，就如何构建数字档案馆信息服务模式提出了几点建议。

新时期 数字档案馆 服务模式

就档案馆的日常工作而言，信息服务是其最为根本的职责，而服务质量的高低也是衡量其工作效能的核心指标。档案形态或者说档案存储介质上的差异性，使得数字档案馆的信息服务模式迥异于传统档案馆。而这种差异性也使得其服务效能得到了有效的提升，更能契合新时期广大用户的实际信息需求[1]40。当然，数字档案馆的建设与发展，对于国家档案管理工作的完善乃至国家信息系统的组建都有着相当积极的意义。

一、数字档案馆信息服务特征分析

1.资源数字化。档案形态，也就是档案存储的介质，是数字档案和传统档案最大的不同，也是数字档案馆和传统档案馆最大的不同。这种不同进一步导致了两种形态的档案馆在服务观念、服务模式乃至服务效能上的区别。在数字档案馆中，档案以计算机可读的数字形态存储，它主要来源于以下两个渠道：第一，办公自动化。随着信息技术的发展与普及，自动化办公成为不少单位的主要办公形态，电子文件作为自动化办公的附属品，理所当然地成为当前产生电子档案的核心渠道。第二，旧有档案的电子化处理。数字档案馆会根据信息服务的实际需要，对传统档案进行选择性的数字化处理工作。处理的途径包括文字录入、图片扫描等，将原有的各种文字资料、声像资料以数字形态重新存储。相比于传统档案形态而言，数字形态存储更为简便，空间也更为节省。

2.内容多样化。在传统的档案馆中，档案信息大都以单一的纸质形态呈现，不仅存储难度大，而且所能记录的内容也相对单一，一定程度上限制了档案信息服务的效果。数字档案馆在信息存储介质上发生了根本性的变化，从纸质形态转变为磁盘、光盘以及最近非常流行的云盘，这些存储工具使得用户可以突破时空界限，随时随地地获取想要的档案信息，这不仅提升档案的利用效率，也加快了档案的传播速度[2]21。不仅如此，随着档案存储介质的变化，档案的形态也逐步从文字为主转向文字、图片、音频、视频等多种形态共同存在的局面，很好地拓展了档案信息的内容，使用户可以轻松地从数字档案馆中获得一些传统档案馆中难以接触到的档案信息，增强档案服务的效力。

3.方式现代化。在传统的档案馆中，信息载体与内容都较为单一，相应的服务方式也比较简略，最为常见的是用户的手工检索。具体而言，用户根据自身的信息需求，检索档案馆中的索引、指南、书本目录以及卡片等工具，以获得想要的服务，检索方式虽然简单，但耗时通常较长。数字档案馆以电子档案为服务内容，因而，其检索方式也就从手工化过渡到智能化，常见的检索方式包括搜索引擎检索、网络检索、光盘检索等，有效地提升了检索的效率以及准确性。不仅如此，数字档案馆的服务方式也发生了深刻的变化，以往档案使用者只能抄录或拍摄档案内容，而数字档案则提供在线阅读、资料下载乃至网络聊天、视频通话等多项服务方式，服务效果更突出。

二、数字档案馆信息服务模式

1.信息集成服务模式。随着数字档案馆的不断发展与完善，其信息服务模式也日渐增多，其中集成信息服务模式无疑是最为主要的一种，同时也是对数字档案馆效能发挥影响最大的一种，对用户以及档案馆自身都有着相当突出的作用。信息集成服务模式是一种综合度更大、效率更好的服务机制，需要数字档案馆对馆内的各种要素资源进行整合。具体而言，集成信息服务包含技术、人力、资源等多项整合要素，其中资源是基础，而技术则是集成能否成功的关键，其最终目标是为用户构建一个多元化、全方位的档案信息服务模式。相比于传统信息服务模式中，因用户界面或检索软件等的不同而造成的检索困难的情形，信息集成服务模式借助集成系统，将格式各异的数字档案资源串联起来，使得用户可以更为简便迅捷地从集成服务机制中获取所需的信息服务。

2.个性化信息服务模式。以人为本是当前服务业的主要发展趋势之一，就数字档案馆的信息服务模式而言，以人为本，也就是以用户为本，将用户的独特需求作为服务的主要目标。信息服务作为现代服务体系中的重要一环，数字档案馆在提供服务时，也必然会从以前的无差别服务转向个性化服务。个性化服务模式实质上是一种以向目标客户提供针对性服务产品为主要目标的服务模式，服务效果较普通服务模式为佳。它的主要实现路径为：数字档案馆借助网络工具搜集用户信息，并以此为依据构建相应的用户数据信息库，从而分析其信息需求与信息偏好，进而为其提供信息服务[3]63。具体到数字档案馆中的个性化服务模式而言，它主要包括个性化的服务内容、服务途径等，它不仅是提升用户信息检索、利用效率的有效手段，也是逐步培养用户服务依赖性的关键步骤。当然，个性化服务并不是凭空而来的，它需要数字档案馆构建相应的网上服务平台，且平台必须以个性为主要特征，诸如互动式信息服务等。

3.信息增值服务模式。就传统档案馆的档案信息服务而言，其所提供的信息服务大都是原始形态的信息，这些信息虽然与用户的实际需求有一定的关联度，也能在一定程度上满足用户的需求，但无一例外存在着粗糙、单一的问题，难以真正满足用户的需要，也根本无法实现信息服务的效能。数字档案馆则在信息服务中直接摒弃了传统信息服务的保守作风，转而采用了更为高效的增值服务模式。信息增值服务直接介入到用户的具体问题之中，向用户提供所需的增值信息甚至是问题解决方案。在增值信息服务模式中，最为核心的内容是电子档案信息的知识化，它要求数字档案馆不再以未经加工的原始信息作为主要服务内容，而是将档案信息经整理、分析、加工、过滤后再提供给用户，提升信息服务的价值。换言之，数字档案馆在信息增值服务模式中，并未向用户提供原始信息，而是具有知识性的信息增值产品，它需要具有优质的档案管理人才以及完善的服务提供体系。

三、新时期数字档案馆信息服务模式的构建策略研究

1.更新服务理念。在传统的档案馆信息服务模式中，服务理念通常较为保守，档案馆更多的是作为档案信息的搜集者、整理者而存在，缺乏主动提供服务的意识。对此，数字档案馆需要从以下几点出发，更新现有的服务理念：首先，数字档案馆要强化服务意识，将向用户提供优质、特色的服务作为档案馆工作的核心使命，以此来指导档案的搜集、整理、分类工作。其次，数字档案馆要强化用户管理，转变以往档案馆在管理模式中只重档案、不重用户的弊端，将用户管理与档案管理作为馆建的两大主要任务，构建用户中心。最后，数字档案馆要突出知识管理的思想。信息是知识的基础，知识管理是当前数字档案馆中的重要管理形态。数字档案馆需要从此出发，弥补当前管理体系中的不足，采取更为主动的服务态度。

2.丰富服务内容。无论是传统的档案馆还是信息时代的数字档案馆，服务内容都是其服务模式中最为核心的要素，服务内容的数量和质量更是直接决定了服务模式的实际效果。首先，数字档案馆要注重信息服务的数量，加大电子档案的搜集、整理力度，主动拓展电子档案的来源路径，不断推进档案馆现有档案存量数据建设，使电子档案的数量更多、类型更全。此外，数字档案馆还要逐步落实好传统档案形态的数字化处理工作。其次，就服务质量而言，以往档案馆在档案信息服务中大都提供的是信息搜集服务，过于简略。数字档案馆需要在此基础上，添加新内容。举例而言，数字档案馆可以根据用户的问题提供针对性的解答，甚至是相应的问题解决方案，从而更好地实现数字档案馆的服务目标。

3.创新服务路径。信息服务路径也就是通常所说的信息服务的具体方式，它与服务效能有着直接的关系。在传统的档案馆信息服务中，存在着比较明显的封闭化、被动化、单一化倾向，严重制约服务效果[4]83。数字档案馆虽然是一种新形态的档案馆，有着自身的特性，但在用户服务的路径上难免会染有传统档案馆的痕迹。对此，最佳的化解途径莫过于数字档案馆需要从自身的特性出发，以用户需求为根本依托来创新服务路径。首先，数字档案馆可以从馆藏资源出发，主动寻求信息服务的需求者，并向其提供专业化的信息服务，使档案馆信息服务的形态由被动转变为主动；其次，数字档案馆在提供信息服务的过程中，可以和服务需求者展开交流以获取其实际需求情形，从而向其提供更为专业、高效的服务内容。这对于信息服务效率与质量的提升都大有裨益。

4.拓展服务范围。就数字档案馆的服务范围而言，它包含内容层面以及对象层面两层内涵。内容层面的服务范围指的是档案馆或相关联的其他数字档案馆所收藏的各种信息资源，而对象层面的服务范围则指接受数字档案馆信息服务的各种用户，包括个人用户、机构用户等等。随着经济建设的持续发展以及科学研究的不断深入，社会各界面临的数字信息服务需求将会呈现出几何级的增长态势，现有的服务范围，无论是内容层还是对象层都难以满足社会的实际需要。因而，数字档案馆需要从此出发，不断拓宽自身的信息服务范围。首先，扩大服务对象。数字档案馆需要挖掘其更多的潜在信息服务需求者，并向其提供信息服务。其次，完善馆藏信息，数字档案馆需要紧扣时代发展的进程，增加馆藏信息内容。

服务是档案馆的天职。相比于传统档案馆而言，数字档案馆的服务效能有了显著的提升，主要体现在服务的主动化、综合化以及个性化，对此，数字档案馆需要从服务理念、服务内容、服务路径、服务范围等多个角度出发，落实好信息服务模式的构建工作。

[1]倪佳.数字档案馆环境下的档案信息服务模式研究[J].活力，2013（1）.

[2]李宇宁.数字档案馆综合信息服务模式研究[J].兰台世界，2009（2）.

[3]高文峰.高校档案馆数字化信息服务模式研究[J].黑龙江档案，2013（1）.

[4]刘建琳.数字档案馆信息服务模式研究[J].卷宗,2015,5（10）.

★作者为中央戏剧学院馆员，研究方向为艺术档案管理、戏剧档案管理、数字档案管理、档案知识管理。

Research on the Information Service Mode of Digital Archives in the New Era

Zhai Fei

(The Central Academy of Drama,Beijing 100710,China)

The digital archives is the main form and development trend of the current archives,which has a very positive significance to the archival work and national informatization work.Based on this,the article discusses some characteristics of the digital archives information service from three angles,including form,contents and service mode of archives,and then analyzes the common modes of current digital archives information service.Finally,starting from the multiple angles of the service concept,service content,service path,service scope,it proposes some suggestions on how to construct digital archives information service mode.

the new era;digital archives;service mode

G270.7

A

2016-07-18