高校科研档案管理方法对比总结

张倩倩

（西南财经大学档案馆 成都 611130）

高校科研档案管理方法对比总结

张倩倩

（西南财经大学档案馆 成都 611130）

随着国家对科学研究的重视加强，科研工作成为高校的重要工作。科研档案的数量和种类都呈现上升趋势，这给档案管理人员带来了新挑战。为了更全面地了解目前科研档案的管理情况，我们通过现场调研和查阅资料等方式，先后走访几所高校，对其部门立卷情况进行了摸底调查，并在此基础上总结了高校科研档案立卷的方法。

高校 科研档案 立卷 调研

近年来，随着高校不断深化改革，在建设创新型大学的号召下，高校的科研工作持续推进的作用力之下，科研档案管理工作也越来越受到重视，成为高等院校档案管理工作的重要组成因素。高校的科研档案如实地记录了高校科研工作的立项申报、评审受理、研究过程、结题等全过程以及在此过程中科研工作的经验和成果。科研档案的有效管理对促进高校科研发展、提高科研效率、掌握科研动态资讯、促进成果转化等方面具有积极作用。因此，在某种程度上，科研档案的管理反映出一个学校的科研管理水平。其中，科研档案的归档立卷是科研档案管理的重要工作，但由于各方面原因，常常导致科研档案的归档立卷工作困难，例如，科研文件材料收集不齐全、集中统一管理难、归档不规范、对归档的材料的遗漏、断续、丢失等问题。针对这些问题，白惠林、熊柱等人提出高校科研档案归档的一些对策。本文通过现场调研和查阅资料等方式，先后走访几所高校，对其部门立卷情况进行了摸底调查，并在此基础上总结了高校科研档案立卷的方法及管理方式。

一、高校科研档案管理存在的问题

科研档案是科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，科研工作是高校的一块重要工作，科研档案的质量和管理水平提高，就能更好地发挥其为学校和社会服务的作用，但一直以来，高校的科研档案管理存在一些问题，主要体现在以下几个方面。

1.科研档案收集不齐全。根据《高等学校档案工作规范》，科研档案应当包括：综合、科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、申报奖励阶段、推广应用阶段几大类。在实际工作中，由于高校看重项目的申报，成果及评审鉴定，科研人员大部分重视科研准备阶段及总结鉴定阶段相关材料的收集。鉴于对知识产权的顾虑，多数科研人员不愿移交研究实验阶段的相关材料，或只上交复印件，而这部分资料却是最核心、最有利用价值的，更有部分教师为了今后评奖评优，申报职称使用方便，整套科研材料都不移交。申报奖励阶段及推广应用阶段的材料大部分产生于科研课题档案移交之后，多数教师嫌麻烦都不移交。

2.科研人员重视不够，归档意识不强。高校科研档案一直以来都由科研处进行移交，并未采用课题组立卷方式。由于科研处工作繁忙，管理科研档案的工作人员兼有几份工作，档案工作也一直不受重视，因此科研处归档的材料，未按规定处理，造成档案馆工作压力大。另外，由于档案由科研处工作人员移交，对课题研究过程中产生了何种材料了解得并不是非常清楚，最终可能导致这部分材料的缺失。

3.管理人员档案知识缺乏。高校建设看重教学科研成果等一些具有凸显性质的工作，而档案工作却是起支撑服务作用的，很难产生亮点，因此科研人员并不重视，故很少学习档案相关知识，对档案概念及部门立卷不了解，认为归档就是将材料交到档案馆。大部分移交人员不仔细查阅档案馆编写的《科研档案归档细则》，遇到问题也不咨询档案馆人员，从而形成了有多少归多少，或者认为不重要就不归的情况。

二、各高校部门立卷情况调研

通过现场调研和查阅资料等方式，先后走访几所高校，对其部门立卷情况进行了摸底调查。

1.电子科技大学采用课题组归档方式。由课题组在项目立项的同时签订项目材料归档承诺书，确定负责人和基层档案员，领取档案归档明细表，科研处和各课题组按照各自的职责范围，分别积累和收集科研准备、研究及鉴定过程的材料，项目结题在申请结项验收前，课题组将完整材料（管理文件在科研处领取），先由科研处审核盖章，再送档案馆复核，办理完归档手续后，课题组方可申报鉴定。项目鉴定验收后一个月内，由课题组基层档案员将项目材料统一向科研处归档，并附归档材料清单一式两份，由课题组和档案馆分别保存。

2.中南财经政法大学采用科研处归档方式。科研处和课题组分别负责收集相关材料，最后由科研处组织项目材料归档，各课题组将相关材料交到科研处，科研处设立兼职档案员，负责向档案馆移交。档案馆编制移交清单模板，科研处兼职档案员以一个课题一卷的方式填写移交清单，并对卷内文件做好三线装订和编写页码的工作。科研处向档案馆归档的同时，提交移交清单电子和纸质版本。

3.上海财经大学采用科研处归档方式。由科研处组织课题组收集资料，科研处兼职档案员负责将收集的资料按课题立卷，卷内材料录入档案管理系统，档案馆员工在网上审核立卷情况，待审核通过后，科研处方可向档案馆归档。

三、科研档案立卷管理对策

在现有科研档案管理中存在问题的基础上，结合对几所高校的调研情况，对照自身在科研档案管理的实践经验，总结了如下科研档案立卷的管理对策。

1.分类预先处理。科研档案主要包括：科研课题、个人科研成果、专著、科研公文。个人科研成果、科研公文与专著以学院或部门为单位立卷，科研课题以课题为单位立卷。立卷后需对卷内每份文件做处理，包括：三线装订、编写页码、录入电脑系统及盖填件号章。整理好的每卷需要填写备考表，打印卷内文件目录，打印粘贴封面和背脊，每一卷文件的整理都是一个繁复的过程，需要耗费大量时间。档案馆员工一般需要管理多个归档部门，如果所有的工作都由档案馆完成，势必造成极大的压力，因此规定哪些步骤应当在部门立卷中进行，做到合理又方便移交，显得尤为重要。

2.完善科研档案管理制度，并加强宣传培训。制定《科研档案管理制度》，加强宣传，落实到位，对不移交档案或不按规定移交的情况做相应惩处。通过校园网系统、OA及发放手册等方式，对《科研档案管理制度》进行宣传。由档案分管领导带头，依靠行政干预，将该制度渗透到各部门工作中。一学期至少举行一次部门立卷培训会，宣传档案基本知识，讲解部门立卷的操作流程。

3.加强科研课题的资料管理。科研处设立档案分管领导，部门兼职档案员，兼职档案员负责收集个人科研成果、专著及科研公文，分别组卷，并对卷内文件三线装订、编写页码、录入档案管理系统，打印卷内目录清单，移交至档案馆。科研课题以课题组为单位归档，在课题立项的同时，由科研处给课题组发放档案归档明细表，由课题负责人指定人员负责项目材料的收集和立卷，科研管理文件在科研处领取，每个课题立一卷或数卷，卷内每份文件三线装订、编写页码、录入档案管理系统，并打印两份卷内文件目录。项目申请结项鉴定之前，课题组将材料交科研处审核，并在卷内文件目录上盖章，再交档案馆复核。档案馆工作人员对档案做检查，是否按要求处理，查验电脑录入情况，对照卷内文件目录，对每卷文件进行核对。档案复核无误的课题，档案管理人员在卷内文件目录上加盖公章，并将课题名称及课题负责人联系方式登记在档案审核一览表中，课题组凭盖章的卷内文件目录申请鉴定结项。课题结项后一个月内，课题组档案员将课题产生的所有材料移交到档案馆。档案馆工作人员把已经移交档案的课题标示在档案审核一览表中，并将一份卷内文件目录盖章返回课题组保存。移交完的每卷文件用专用档案盒装好，由档案馆工作人员盖填件号章，填写备考表，打印并粘贴封面和背脊。

4.完善考核机制。制定考评机制。每年底对各部门兼职档案员作一次评比，制作部门立卷情况一览表，对各部门进行评分，对做得好的进行一定的物质奖励，并将评比结果通知各部门，作为兼职档案员个人一年工作成绩的参考。科研课题项目档案移交完成后，由档案馆出具档案接收证明，课题组才可通过该证明到科研处进行课题结项，并将结项证书交档案馆，未移交档案的科研课题一律不得结项。

[1]任静蓉.高校科研档案的管理与应用研究：以H学院为例[J].亚太教育,2015（8）.

[2]张振国,刘丰文.高校横向科研档案管理问题与对策[J].兰台世界,2007（4）.

[3]白惠林,贾树梅.高校科研档案归档的问题与对策[J].晋中学院学报,2011,28（1）.

[4]熊柱.高校科研档案收集工作存在问题及对策研究[J].广西师范学院学报（哲学社会科学版）,2000,21（2）.

★作者张倩倩为西南财经大学档案馆馆员，研究方向为档案管理。

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2016-09-05