“大数据”背景下高校档案工作的转变

赵晓莉

[摘要]大数据具有信息量丰富、资源类别多样、资源整合大、处理速度快等特点。本文基于大数据背景下高校档案工作存在的问题，提出相关的思考，转变档案工作理念，提升信息服务意识；加强档案信息整合，提升信息收集能力；借助现代技术支撑，强化信息服务能力；优化档案安全措施，加强信息安全管理等，以实现高校档案工作的新转变。

[关键词]大数据 高校 档案 转变

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）22-0100-02

“大数据”是现代科学技术发展的产物，被快速地应用于诸多行业，并且得到人们的普遍认同，它推动了大数据时代的快速到来。高校档案管理工作必须适应大数据时代的要求，根据大数据时代高校档案工作的新特点，采取有效措施，实现高校档案工作的新转变，以更好地发挥高校档案信息资源价值。

一、大数据及其特点概述

（一）大数据提出及发展

2011年麦肯锡首次提出大数据的概念，在《大数据：创新、竞争和生产力下的一个前沿领域》一文中并提出了自己对大数据的认识，他认为大数据已经实现了多个领域的渗透，并对各个领域产生了深刻的影响。此后，在美国政府的推动下，《大数据研究和发展倡议》一文出现在公众面前，掀起大数据热潮，人们对大数据的认识逐步深入化、普及化。

（二）大数据特点

随着大数据概念的提出，人们对大数据的特点进行了广泛的研究，综合人们既有的研究成果，大数据主要表现为以下几个特点：信息量极其丰富，从大数据时代的信息单位可以看出，从TB到P再到ZB级，这种增长趋势并没有出现停滞的迹象；信息资源类别多样化，大数据时代，信息资源类别从传统的相对单一的图文类型向多样化转变，涵盖音视频、网页资源信息、位置信息等，几乎涵盖了所有的类型；信息资源整合大，随着信息资源的日益丰富，人们获取信息的难度增大，但通过整合获取的信息价值得到大幅度提升；处理速度得到快速提升，处理速度得到了秒级时效。

二、高校档案信息服务提升必要性

（一）高校档案信息服务提升是顺应大数据时代必然需求

大数据时代，数据信息量庞大，数据信息类型丰富，数据信息的密度却相对偏低，信息处理速度快。大数据时代的这些特点，迫切需要高校档案信息服务做出相应的调整，采取有效的措施实现自身的新发展与提升，否则就难以顺应大数据时代的发展要求，难以发挥高校档案信息资源的价值。

（二）高校档案信息服务提升是数据信息服务的时代需求

大数据时代，人们的信息获取观念产生了重大转变，社会需要信息供体转变信息供给方式，树立“数据为主”的信息服务观念。高校传统的档案信息服务显然已经难以适应社会以“数据为主”信息服务理念，必须基于社会档案信息服务需要，建立新型的档案信息服务模式，顺应信息时代的需求。

（三）高校档案信息服务提升是促进自我发展的内在要求

大数据时代，信息量巨大，资源类型丰富，高校档案信息服务面临着新的发展形势。高校档案信息传统服务已经表现出一定的滞后性，服务面不广，服务缺乏灵活性、便捷性，大大制约了大数据时代高校档案事业的进一步发展。高校档案管理工作只有进一步提升档案信息服务水平，才能实现由内而外的发展，提升档案管理工作影响力。

三、大数据背景下高校档案工作存在的问题

（一）档案工作理念滞后

大数据是一个全新的概念，大数据时代背景下，高校档案管理工作首先面临着一个思想理念滞后的问题。高校档案管理工作的传统思想理念已经难以适应时代发展需要，必须从传统思想中转变出来，基于大数据时代高校档案管理工作的新特点，摆脱惯性思维的影响与束缚，实现高校档案管理工作理念的新发展与新突破，以适应大数据时代高校档案管理工作需要。

（二）档案信息供给力弱

大数据时代一个显著的特点是信息数据资源丰富，这就要求高校档案管理工作能够具有较强的信息供给能力。目前高校档案信息管理系统存储与分析能力明显不足，突出地表现在检索效率低，高校档案信息不仅查全率效率不高，查准率也明显不高；信息分析能力也是一个突出问题，档案利用形式传统，基于信息分析与加工的新型信息供给能力有待提升。高校档案工作迫切需要进一步提升供给与服务能力，才能满足大数据时代的要求。

（三）档案服务方式单一

高校传统档案服务方式比较单一，主要以封闭式服务为主，服务消极现象严重，缺乏主动性。服务方式的单一化使高校档案工作陷入了“重视信息保管、淡化信息利用”的模式，高校档案管理内容单一，主要以文书的形式存在，造成馆藏资源的单调化，服务对象狭隘，主要服务于高校党政行政机关；档案资源的获取，需要实地借阅，而且审批程序复杂。高校档案服务方式的单一化，大大制约了档案工作效能提升，成為大数据时代制约高校档案工作的重要因素之一。

（四）档案信息安全隐患

大数据对高校档案提出了新的要求，要求构建开放性的资源服务模式，推动档案资源的共享。在档案信息资源开放与共享的同时，带来一个突出的问题，那就是档案信息资源的安全性问题。目前基于档案信息安全措施难以提供有效保障，尽管高校相继开展档案信息化建设，但是缺乏宏观设计，导致建设标准不统一，信息化程度不高，相应的法律法规也相对滞后，明显滞后于大数据时代高校档案工作安全需求。

四、“大数据”背景下高校档案工作的转变

（一）转变档案工作理念，提升信息服务意识

大数据背景下，高校档案管理工作要进一步解放思想，树立服务理念，以更好地发挥高校档案管理资源价值。

1.树立开放型服务理念

大数据时代要求实现信息资源的共享，这就需要高校档案管理工作，根据高校档案工作定位，做好档案信息资源的归类与整理，树立开放性服务理念，走出传统的思想束缚，使档案工作更好地服务于师生，推动高校之间档案资源的共享与互动，实现高校档案信息资源最大化效能。

2.树立个性化服务思想

大数据时代背景下，信息资源以爆炸的方式喷涌，这就需要高校档案工作树立个性化服务思想，进一步提升服务意识。大数据时代，信息数量巨大，提升了用户信息获取的难度，高校要通过个细化服务，进一步提升高校档案资源供给的针对性，满足用户个性化信息需求。

（二）加强档案信息整合，提升信息收集能力

高校档案工作的一个重点是提升信息收集能力，这是发挥档案信息资源价值的前提与基础。大数据背景下，高校必须将信息整合作为一项重要工作，不能优化与提升档案信息收集能力。

1.既有信息资源建设

高校档案工作要进一步强化既有档案信息资源的归档，根据大数据时代要求，推动档案资源建设的信息化水平，完成传统纸质档案资源的电子化归档。电子归档过程中必须强化标准意识，质量意识，从而能够有效实现档案资源的共享，同时要确保档案数据信息的信度，确保电子档案的真实性。

2.新型信息资源整合

高校的快速发展，也产生了大量的新型档案信息资源。高校要加强新型信息资源收集，提升信息资源采集的广度与深度，尤其是要突破档案资源以“行政档案资源”为主的档案资源采集思路，融入人物、文化、科研、历史等丰富的档案信息资源，还要关注媒体档案信息资源建设，以更好地提升档案信息收集能力。

（三）借助现代技术支撑，强化信息服务能力

大数据时代是技术滋生下的产物，因此高校档案工作要强化信息服务能力，必须借助现代技术手段为支撑，实现档案信息资源的增值与服务能力升级。

1.规范的数字化处理

大数据背景下，高校档案工作必须借助现代科学技术手段，实现规范的档案资源数字化处理。新时期，高校档案工作必须将档案信息资源的数字化处理作为首要任务，对所有档案完成数字化加工，提升档案资源数字化加工的技术含量，为档案信息资源共享奠定坚实基础。

2.升级信息管理系统

高校档案信息资源的价值提升需要一套与之相适应的信息管理系统，高校必须基于大数据时代的要求，对既有的信息管理系统进行优化升级，构建基于大数据时代的档案管理系统，确保信息系统的存储、分析能力，并且是信息管理系统具有相对的可扩展性，以确保高校档案工作的可持续发展。

（四）优化安全措施，加强信息安全管理

安全是高校檔案工作要解决的一个重要问题，高校必须优化安全措施，加强档案信息安全管理。

1.提升安全技术

高校要发挥技术优势，用先进的技术构筑起第一道安全防线。高校要充分利用先进的信息安全技术，以安全及时为支撑，提升信息系统的安全防控能力，通过先进的监控技术、密码技术、信息过滤技术等，从技术层面严防安全漏洞。

2.强化制度建设

高校档案第二道安全保障是安全制度，高校要基于大数据时代安全问题，加快安全制度建设，力求全方位地规范人们的行为，将因人为因素造成的安全危害降低到最低程度，确保高校档案工作能够做到有章可循，有制度可依。

总之，高校档案工作转变不仅是大数据时代的要求，也是自身发展的必然要求。高校档案工作必须基于大数据时代特点与要求，进一步提升工作主动性，使档案工作更好地发挥自身价值，促进高校更好、更好发展。

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责任编辑：张丽