关于高校建立人物档案的思考

摘 要：高校人物档案具备真实性和文化性特点，能够发挥存史、资政和育人功能，但建立人物档案是一项较为复杂的工作，开展进程中难免遇到困难，文章分析了高校建立人物档案现存的问题并初步探索解决问题的有效途径。

关键词：高校；人物档案；问题；途径

高校人物档案是指建校以来，校级领导、知名专家、学者、教授和社会知名人士在职务（管理、教学、科研等）活动和其他社会活动中形成的各种材料。2012年国家档案局发布9号令，公布了《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，明确将“著名人物档案”列入综合档案馆收集范围。高校建立人物档案，符合新形势下档案工作的要求，对促进学校健康快速发展具有积极意义。

1 人物档案的特点

1.真实性

高校人物档案的建档对象主要包括校级领导、国家级专家、省部级专家、教授、知名人士、杰出校友等。人物档案的内容涵盖了个人在管理、教学和科研活动以及其他社会活动中形成的具有珍贵保存价值的著作、论文、笔记、证书、照片、图表和实物等，真实记录个人在人生各阶段各层面的历史痕迹，反映了知名人物在各个领域的成果贡献。

2.文化性

文化是人类在社会实践中所获得的能力和创造的成果。作为高校档案的重要组成部分，人物档案通过形式多样内容丰富的资料，反映知名人物艰苦奋斗的成长进程，蕴藏着丰富的人文资源， 包含着一个民族的价值趋向和精神追求，是社会主义文化的重要组成部分，是校园文化的积淀，铸就了大学的品牌与灵魂。

2 高校建立人物档案的重要意义

1.保存历史，服务教学科研

人物档案是重要的档案史料，它不仅是知名人物自身历史，也是反映社会历史变迁的佐证，建立人物档案是保存历史、丰富高校档案馆藏的客观要求。人物档案详尽记载了高校专家学者等知名人物的不懈奋斗过程和取得的突出成绩，有利于高校通过档案深入挖掘人才学术思想和治学精神，保存学术成果和管理经验进而推动教学、科研等中心工作。

2.档案育人，建设和谐校园

人物档案以具体生动的历史故事和情节展现知名人物精神和业绩，是宣传教育的生动素材。高校通过多种方式充分开发利用人物档案资源，如建立知名人物档案陈列室、开发名师专题、编辑出版画册等，可以帮助大学生树立理想信念，弘扬优良传统，达到以史为鉴，教化育人的目的，进一步丰富完善校园文化建设，构建和谐校园环境。

3 高校人物档案归档范围

近年来，许多高校认识到建立人物档案的必要性，纷纷积极挖掘资源着手建立人物档案，笔者认为由于人物檔案的特殊性，人物档案应定为永久保管，而其收集归档工作应侧重于全面客观的反映个人成长、经历、活动及成果情况，归档范围包括以下8个类别内容。

1. 生平类

包括知名人物身份、学历、学位、职务、职称等证件证书；传记、回忆录、他人写的回忆文章及反映个人生活爱好如诗歌、小说、字画、书法等材料。

2. 创作类

包括个人主持的科研项目；独立完成或第一作者的论文；主编、参编的著作、教材；为书刊撰写的重要文章或前言；参加国内外重要会议、科学研究、学术活动和重大比赛的讲话稿以及重要的教案。

3.获奖类

各类奖状、奖章、证章、荣誉证书、聘书、任命书、委任状、代表证等。

4.手稿类

学术手稿、日记、笔记、考察记录、亲自起草的报告、重要批示、题词等。

5.信件类

主要包括个人有保存价值的重要信件。

6.音像类

知名人物开展教学、科研、外事、社会活动的照片、底片、录音带、录像带、影片、光盘以及个人生活的照片、底片、录音带、录像带、影片、光盘。

7.媒体类

包括新闻媒体对知名人物进行的专题采访及报道等。

8.其他类

已故人物唁函、唁电、追悼会签名册、纪念文章、纪念文集；个人使用过的有保存价值的实物、用品及赠送的礼品以及其他有重要保存价值的材料。

4 高校建立人物档案现存问题

1.人物档案管理制度欠缺

“无规矩不成方圆”，科学严谨的管理制度是档案规范化管理的前提，但目前人物档案缺少章程性管理制度，也没有形成人物档案收集与整理编目及查借阅利用工作细则。笔者查阅了《高等学校实体分类法》及《高等学校档案管理办法》，两者都没有对人物档案管理提出具体要求。管理制度不健全带来的负面影响就是人物档案管理工作容易进入误区，比如有些高校档案部门在确定建档对象时认为知名人物就是学校领导；还有的档案工作人员混淆人物档案与人事档案概念，认为人物档案和人事档案主要建档对象均为学校教职工且两者归档范围有重合部分，人物档案就是人事档案的补充延伸，在实际工作中没有跳出人事档案格局，把人物档案建立在人事档案基础上，只是简单的添加一些照片、证书、录音等材料即建立人物档案；也有档案部门在建立人物档案后一味强调安全保密，不重视档案资源开发利用，将其束之高阁，没有充分发挥人物档案“存史、资政、育人”的重要功能。

2.人物档案归档意识较弱

目前人物档案所有者普遍存在归档意识欠缺的问题，即使是建档对象本人也不愿意将代表性的重要成果交给档案部门保管，他们一方面觉得成果材料留在自己手里进行业务查询使用更加方便，另一方面担心材料遗失，对成果归档保管的安全性存有疑惑。档案所有者不理解人物档案工作重要性，归档消极被动，导致档案部门在档案收集工作中“收不上”或“收不全”。

5 高校建立人物档案的有效途径

1.建立健全管理制度，规范管理人物档案

为建立人物档案、促进人物档案规范化管理，高校要在充分调查研究征求意见的基础上，结合学校实际情况制定人物档案管理制度，明确人物档案建档对象、归档范围和保管期限、归档要求，档案保管与提供利用等问题。如有必要还可根据人物档案特点结合工作实践制定档案整理编目及查借阅利用等工作细则，将人物档案管理各环节工作细化标准化。比如在档案材料整理过程中，对于收集的已经前期装订过的材料如知名人物科研项目立项书和结项书等，在档案整理工作细则中应该明确规定不得使用容易损坏纸质材料的起钉器而应采用镊子去除装订物。同时，在人物档案管理人员的选择方面，档案部门应充分考虑到管理工作的复杂性，指定业务能力较强的工作人员负责此项工作。

2.加大宣传工作力度，主动进行归档业务指导

高校档案因安全保密的工作要求，长期以来在师生心中处于“神秘”地位，笔者在多年的档案管理工作中发现很多教职工从未到访过档案部门，不了解档案、档案分类和档案工作内容，对人物档案毫无认识，归档意识更无从谈起。高校建立人物档案必须重视加强档案宣传工作，应以校发文形式发布人物档案管理规定，促进建档对象或其家属、其所归属部门了解人物档案及人物档案管理工作，理解建档工作对学校的必要性，打消建档对象个人或家属归档疑虑，主动通过各种形式把人物档案材料移交档案部门。同时，档案部门应积极开展人物档案归档业务指导，采取主动上门服务的方式帮助归档个人及部门开展档案材料价值鉴定及分类归档工作，从而有效提高归档效率，保证档案材料完整齐全，应收尽收。

参考文献

[1]唐伟.试探高校人物档案的管理现状及管理方法.兰台世界，2015（1）.

[2]刘敏华.走出著名人物档案收集归档与整理的误区.档案管理，2014（3）.

[3]张小晓.试论高校人物档案与人事档案的联系与区别.兰台世界，2011（5）.

[4]杨洪勋.建立高校人物档案的实践与思考.企业导报，2013（9）.

作者简介

刘津元（1975-），女，汉族，内蒙呼市，经济学硕士，办公室主任，助理研究员，研究方向：档案管理。