文书档案现代化管理策略探讨

袁景仪

摘 要：文书档案主要来自于行政管理事务活动中，对单位管理发展的全程记录。随着文书档案数量的增加，如何运用现代代技术对文书档案管理是当前档案管理工作中的重要课题。本文主要对传统文书档案管理中存在的问题、现代化管理文书档案的优势及策略进行分析，以期提高档案管理整体水平。

关键词：文书档案；现代化管理；优势；策略

前言

传统文书档案管理方式已无法满足当前社会的发展需求，需要现代化的管理模式及工具，如近几年的文档一体化管理程序在档案管理工作中得到广泛应用，加上电子政务的发展，档案与文书融合效率非常好，为新时期文书档案现代化管理的实现提供了支持。在当前现代化管理背景下，不同部门之间的联系也为文书档案管理现代化的发展奠定了良好的基础。以下就传统档案管理方面的问题及现代化管理的优势、策略进行分析。

一、传统档案管理存在的问题

首先，传统档案管理立卷难度大，立卷过程中需要对档案各个大纲的归类及按照标题进行排列，确保保存期限进行装订，难度大且难以掌握；其次，管理工作难度大，在文本组好卷后根据不同特点进行编号，需要大量人力及时间，而且容易发生错误，难以达到管理目的；再次，利用率差，传统的档案文本操作不便，查找不方面及时间较长，徒增劳动力强度且管理效率低。

二、文书档案现代化管理的优势

在当前文书档案管理工作中，通过加快推动现代化管理的步伐，不仅可以进一步规范文书档案管理流程，创新文书档案管理方式，而且能够全面提高文书档案管理工作的效率。文书档案实现现代化管理后，档案资料的整理和旭档工作利用计算机技术即可完成，档案管理人员对文件信息资料的收集、存放和分类等工作更具便捷性，整体工作量大幅度降低，这使档案管理人员有了更多的时间和精力进行档案编研等工作，有利于更好的提高档案服务水平。通过现代化管理方式来对文书档案进行管理过程中，由于运用计算机技术和网络技术，因此能够随时对档案资源进行检索，不仅不受时间和空间限制，而且文件查阅速度大幅度提高，档案利用工作效率得以提高，实现了资源的节约。文书资料多在日常公文处理过程中产生，在传递过程中容易发生丢失的情况。实现现代化管理后，通过网络即能够实现对文书资料的传递和流转，可以有效的提高文书资料的传递速度，保证文件的安全性。而且档案管理系统还能够针对档案信息的密级来设置具体的操作权限，以此来保证文书档案信息的安全。另外，电子文书档案相较于纸质档案，可以有效的提高档案信息的利用率。

三、文书档案现代化管理策略

（一）健全文书档案现代化管理制度

文书档案现代化管理的实现，需要以制度作为重要保障，因此需要制定完善的文书档案现代化管理制度，在制度制定出过程中，需要结合各个部门档案管理制度、档案管理手段等方面的差异问题进行综合考虑，并与现代社会發展规律有效结合，全面提升制度的灵活性、合理性和实用性。在实际工作中，针对于传统的管理方法要及时进行调整，并引进现代化管理模式，重新调整文书档案管理结构，健全文书档案管理体系，以此来为文书档案现代化重审工作的开展提供更多的支持，并重视实际工作中优秀管理方法和技巧的综合运用，以此来全面提高文书档案管理工作的质量。

（二）采用现代化技术

在當前文书档案现代化管理工作中，需要加大资金的投入力度，通过构建完善的网络体系，并配备齐全的软硬件设施，以此来推进文书档案信息化建设进程，全面提升文书档案管理工作的效率，促进文书档案的共享。特别是当前办公自动化系统的普及，在办公过程中，通过OA流转即能够收文和发文，因此档案管理人员要加快观念的转变，充分的利用现代化手段和技术来提高文书档案的管理水平。可以充分的运用现代化管理软件，依托于计算机技术来完成文书档案整理、存储和查阅工作。同时通过创建OA软件与现代化管理软件之间的接口，可以实现办公系统与档案管理系统之间的无缝对接，这样电子文件数据直接就能够进入到档案管理系统中，自动完成归档工作。而且电子文档与纸质文档之间保持了良好的一致性。另外，还可以通过设置登录权限、信息查询权限、密钥技术和系统保护密码等来保证文书档案网络的安全。还可以应用ASA和GFW等技术来深层次对文书档案信息管理系统运行中的各类数据信息进行分析过滤，以此来保护档案信息的安全。

（三）提高文书档案检索效率

在文书档案检索方面，首先通过对当前的文书档案进行全面的普查，根据各行业发展的需要，针对一些不具有利用价值的文书档案进行移除，以减少文书档案管理工作中内容的重复性；而对文书档案进行普查与无用档案的清除，也是文书档案管理工作实现标准化与科学化的前提。其次，通过对文书档案进行组合，对于一些内容较多的文书档案将其分为几个类别清晰的案卷，并重新梳理内容繁杂的档案，将各档案之间的联系明确，以促进文书档案资料的利用率以及检索效率。与此同时，严格按照相关标准来规范档案题名，以提高文书档案检索的准确性与效率。因为实施文书档案的规范分类，其目的是为了能够快速检索与提高利用效率，而只有提高文书档案的题名准确性，才能使档案发挥其具体的效用。

（四）切实落实档案管理团队的建设工作

为了促进文书档案现代化管理水平的提升，需要为档案管理部门输送更多素质优秀、专业水平较高的人才。首先，为了对档案管理人员业务水平、综合素质等进行提升，需要对其进行适宜的教育培训，将现代化的先进管理方法、信息技术、专业技能等传授给档案管理人员，为文书档案的现代化管理工作开展奠定基础。其次，通过招聘机制的完善及调整可以吸收更多优秀的档案管理人才。招聘过程中需要对人才的管理能力、计算机技术操作水平、管理意识等多方面进行考核与衡量，吸收更多技术全面、专业水平较高的复合型文书档案管理人才，并且需要对其职业道德素养、责任意识等方面进行考核，为今后文书档案管理工作的开展、同事之间的团结协作等奠定坚实基础。最后，对奖惩机制方面进行健全。对文书档案现代化管理工作中表现突出的人员予以适当的奖励，对未能认真履行职责的人员予以一定惩罚，进而提高文书档案管理工作人员积极性，为现代化管理工作开展提供更多支持。

四、结束语

加强文书档案现代化管理工作，可以加快推进文书档案由传统管理模式向现代管理模式的转变，加快文档一体化进程的实现，这不仅有利于提高文书档案管理的效率和质量，而且对促进文书档案管理的规范化和标准化的实现具有极为重要的意义。由于当前文书档案管理工作中现代化手段还无法全面的满足实际工作需要，也无法全面取代传统的文书档案管理模式，因此在相当长的一段时间还需要保持两者共存的情况，通过两者的互补，更好的发挥出文书档案的重要作用。

参考文献

[1]方爱荣.文书档案的现代化管理探索[J].教育教学论坛，2010（21）：245-246.

[2]夏永强.文书档案的现代化管理对策分析[J].山西青年，2016（08）.

[3]郑海红.浅谈加强文书档案管理的现代化[J].青春岁月，2013（12）.