高校档案信息化管理的探索与运用

马艳

摘 要： 高校档案工作在高校各个领域中扮演着十分重要的角色，在知识创新和应用，科研开发，高新技术成果转化等方面发挥着不可替代的作用。随着信息时代的到来，高校传统档案建设模式已经不能适应时代发展的要求。在当前的信息时代背景下，构建数字化校园已成为我国现代高校发展的主要目标之一，而档案管理作为高校管理的重要内容，促进其信息化建设是推动高校信息化建设发展的重要举措。本文从高校档案信息化管理的优势入手，进而探索高校档案管理信息化的有效途径。

关键词：档案信息化 管理 探索

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）01-0225-01

随着信息技术的日新月异和信息化社会的到来，高校档案管理信息化已成为档案管理创新发展的趋势。信息化技术可以提高档案管理的效率，可以节省人力、物力，还可以大大扩展存储空间，存储海量信息。因此高校档案信息化管理有着传统档案管理不具备的优势。

一、高校档案信息化管理的优势

当前我国大部分高校档案管理依然采用传统的纸质档案，在一定程度上造成了大量的人力、物力、财力的浪费，在信息化高度发展的今天，传统的高校档案管理模式必然被信息化管理所取代。随着信息技术的不断发展，信息技术应用到高校档案管理已然是大势所趋，档案管理模式有效的弥补了传统档案管理模式的缺点，进一步提升了高校档案管理的效率。高校档案信息化管理具有以下几点优势：

1.以信息技术为基础的高校档案管理系统具有处理迅速、查阅方便以及存储量大等优势。这种档案管理模式能够方便存储大量的教学资料，以电脑为手段处理教学档案，使档案管理工作变得灵活方便快捷，实现对档案的合理分配，进一步提高高校档案管理水平。

2.以信息技术为基础的高校档案管理，所需要的人员数量较少，通常情况下，仅需一至二名高素质的专职工作人员即可，由此极大地降低了管理的成本。

3.以信息技术为基础的高校档案管理工作能够实现高校档案的长久保存，以纸质版为媒介的高校档案具有不易保存、占地面积较大的缺点，将信息技术应用到高校档案管理工作当中，能够有效的弥补纸质版档案的缺点，使高校档案能够实现长久的保存。同时，极大的减少了档案存放所占的空间和场所。

4.以信息化为基础的高校档案管理能够有效地实现档案的迅速查找。在传统的档案管理模式中，通常需要大量的人力去查找相关资料，工作效率很难提高上去。而在信息化背景下，查找相关档案，只要在电脑中输入关键词，几分钟甚至更短的时间内就能够找到自己所需要的档案。

二、高校档案管理信息化的具体路径

高校档案信息化建设是一项长期而艰巨的系统工程，涉及数据的整理、建设、开发利用，相关人才的培养，相关标准的制定等等。高校必须认清形势，结合本校的实际情况，从多方面入手，加强组织领导，加大基础设施建设和资金投入，优化档案整体系统的各个结构，打造档案管理信息化平台，这样档案信息化建设才能稳步、高效地推进。

1.加强组织领导，加快高校档案信息化建设步伐

要打破原有的管理格局，统筹信息管理部门和档案管理部门，明确分工的同时，要加强合作，协同创新。在高校的管理体制中信息管理和档案管理部门一般是分离的，以致于无法充分发挥两个部门的有效作用。鉴于此，这就需要高校建立统一化信息化工作机制，将信息部门和档案部门的各项工作进行高效整合，组成以分管校长为主要领导，相关科室负责人为成员的高校档案信息化建设领导小组，负责整个高校档案信息化建设方面组织和协调工作，各相关部门要做好自身信息生成和传播利用工作。此外，高校领导应该重视对档案部门信息化建设的资金投入，将档案信息化建设经费纳入到高校年度预算计划中，并逐年增加投入。

2.加大基础设施建设，为高校档案管理信息化提供有力保障

高校应该将档案管理信息化建设纳入学校总体规划中，不断加大档案信息化基础设施建设步伐和力度。计算机硬件及相关的软件设施、设备是支持高校档案管理信息化建设顺利开展的基础物质保障，高校应加大对档案管理信息化建设的资金投入，进一步完善基础设施建设，提高高校档案管理信息化建设的基础条件，还应该定期更换电脑系统，升级管理软件。同时，要不断加快档案部门内部局域网建设，将其和办公局域网络进行有效对接，并在校园网上使用档案网络管理系统，提高档案管理系统的兼容性、适用性和适应性，真正实现高校电子档案建设管理的数字化。

3.积极打造档案信息化平台，促进相关部门之间的合作

高校加快档案管理信息化建设必须打造信息化平台。在此基础上，利用好这一平台，充分发挥其功能。人事处、财务处、总务处、教务处、学生处等部门都可以通过一个信息平台在权限允许下，调取相关的工作人员的信息，还可以相互协调配合工作。这样既可以提高效率，又可以实现资源共享，提高档案利用率。

4.加快信息资源库建设，不断完善信息化管理系统

高校档案管理工作者要熟练运用信息化档案管理软件，逐步将现有的档案信息转化为数字化信息，并对高校各个部门电子档案的收集、鉴定、著录和归档。在此基础上，将档案数据作为高校的重要信息资源纳入到高校网络办公总体格局中，逐渐建成全校的文献资源数据库，在校园网络平台上有计划的开放档案目录，并上传已经公开的全部档案信息，并提供相应的档案服务工作。

随着信息技术的不断发展，利用互联网开展网上档案服务，已成为高校档案管理者提高档案利用率的重要途径。高校档案管理部门要加快网站建设，并以网站为基础，充分利用档案信息资源数据库，逐步实现电子文件的实时管理和使用，实现档案信息服务网络化。还要積极组织各部门上传并更新数据和信息，使档案管理服务系统与内部各部门的网站链接，实现档案信息的网上检索。从而使高校档案由半封闭、无条理的资料库向使用快捷方便的现代化、信息化发展。

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