档案管理现代化的重要性

摘 要：任何企事业单位都离不开档案管理，而现代化管理就是给档案管理带来很多方便。档案管理现代化是改变原来的管理模式，改变手写、档案类管理模式的现代化管理模式，是由计算机编译，将相关文件扫描成计算机，整体规划布置，使用方便，更加减少占用空间，最重要的是为企业发展提供一个非常方便的支持服务。

关键词：档案；管理；重要性

随着全球经济一体化的不断发展，现代企业制度开始在全球范围内广泛建立起来。 而企业的档案管理工作作为企业内部管理的关键环节，对企业行政管理工作的开展起着重要作用。 由于档案管理工作的特殊性，很容易使其与企业发展的其他方面脱节，进而影响企业的顺利运行，企业档案管理的现代发展是解决档案管理问题的关键。

1企业档案管理现代化的重要性

（一）档案管理的概念

档案管理是一个非常复杂的工作，分为多个步骤和层次，首先要按类别对文件进行分类，然后对每一个类别的文件的重要性进行调整，然后对档案的基本信息进行整理和总结，最后把档案归档到各个区域，定期检查档案的完整性。所以档案管理工作是一项管理性的工作。虽然研究档案馆部门、编辑等活动，但目标是使企业更好地适应社会发展的需要，具有一定的服务性。

（二）档案管理的现状

自《中华人民共和国档案法》实施以来，广大档案工作者依据《档案法》，取得了可喜的成绩：档案法规和规章制度逐步建立并完善， 做到有法可依，有章可循； 档案管理体制逐步完善，形成统一领导、分级管理体系；但是，档案管理工作还是很难满足社会的需求，差距主要表现在以下几个方面：

1.基层档案管理不平衡。文件管理系统不完善。管理机制不好行使职权。档案管理部门无专业图书，无档案规范可操作，无专业人员。首先，缺乏档案管理意识。人们对档案的重要性认识不足，了解不够。 在人们的心目中，档案部门是一个无足轻重的单位，不重要。有的领导片面认为，只要经济建设搞好就行，档案工作的好坏无关紧要。由于缺乏领导支持，档案管理工作没有得到很大的发展。

2.管理模式陈旧。 随着科技的发展高新技术产业的发展和推广，新事物层出不穷，其记录形式和内容多样而复杂，档案的范畴进一步扩大。然而，大多数单位跟不上档案管理的发展。文件管理部门不能用计算机和网络技术进行档案管理服务，但一直采用传统的操作模式。

3.对档紊工作宣传不够，群众参与悲识薄弱

由于对档案工作的宣传力度不大、广度不够，档案工作在社会上影响不大、知名度不高，很多人对档案工作不了解。 大多数人认为档案馆无非是保管资料，是一个无足轻重的单位。 因此，要搞好档案工作，档案管理部门必须改变过去默默无闻式的工作方式，应该通过各种手段，大力宣传档案工作， 增加群众对档案工作的理解、重视和支持，同时，要增强自身的档案意识，使档案工作走向全民，走向社会。

4机关档案管理存在问题。 一般权限仅限于纸质文件的管理，电子信息统一集中，无需录入，无需电子处理。档案信息的影响，档案信息资源不能共享优势。

5.企业档案管理存在问题。 企业档案工作反映了生产、经营和科研的重大活动，但由于缺乏计算机化，许多企业的内部档案资源无法共享。影响了企业内部各部门之间的信息互用。

2 档案管理现代化的必要性

1.时代发展的要求。 新世纪、新时代，电子信息技术的发展要求必须努力实现档案管理工作的现代化。计算机网络等三次科技革命带来了新技术和新方法，在社会生活各个领域和各部门得到了广泛的应用。

2.文件保护和利用要求。档案的保护和有效利用也要求企业早日实现档案管理现代化。由于许多文件存放时间长，除档案保护措施不充分外，造成了纸质档案中一些因长期缺乏保护而出现脱落和模糊现象。同时，它不能同时掌握相关档案，降低档案信息的使用效率，不利于实现工作的有效性和灵活性。现代档案管理将带来许多好处，首先，要保存档案完整性的内容，经常性发生在过去的文件被打破或丢失的现象，引进现代管理之后，这种情况将大大改善；其次，文件可以更精细分割，不再需要手工记录文件，而且更多的人不需要整理文件，既降低了工作强度，又提高了工作效率。

3 我国现阶段的档案管理现代化发展中存在的问题

1.档案管理工作的规范性较差

企业档案管理的一个重要因素是档案管理的规范化和规范化。然而，由于中国的经济仍处于发展的转型期，许多行业都在发生变化，许多行业的标准化和标准化程度不高。当然，这个问题也反映在国内企业档案管理问题上。现阶段，在中国很多企业档案管理工作的责任分工是极其混乱的保密规定，内部管理秩序管理不到位，文件管理和分类不明确，文件没有规定的现象。因此没有规范的档案管理工作的档案管理工作不仅给企业本身带来了一些问题，阻碍了企业档案管理的现代化，同时也给其他部门在企业工作中造成了一定的障碍，不利于企业的良性发展。

2.档案管理资金投入不足

很多公司重视档案管理部门不高，只要文件可以保存，我不知道，这样一个粗略的工作，会带来很多隐患；越来越多的企业档案管理进入了一个资金严重短缺，许多档案管理部门保存文件柜文件已經损坏，许多文件已经发霉。这些都直接关系到档案管理部门的基本情况，而且档案管理部门对资金投入的成果也较少；现代管理模式要求较高的资金投入，这也是企业规划面临资金短缺的问题。

4 加强档案管理在工作中的重要程度

1.利用现代化带领档案管理进一步发展

运用现代技术，对原有档案管理模式进行改革，提高工作效率和有效管理，减轻员工的劳动负担，更重要的是保证档案的完整性和准确性，进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案、维护档案的完整与安全、便于利用的原则。只有按照真正的档案管理的原则，实现标准化和标准化，以档案的现代化企业管理奠定了坚实的基础。

2.使档案管理的建筑和设备达标

从每个房间的湿度、温度、位置等方面考虑，保证文件的安全性和可靠性，同时还增加一些可控制温湿度控制的电子信息设备，增加科学档案管理，争取早日实现对档案管理工作的现代化目标。

3.培养现代化的适于档案管理的人才

档案管理人员的工作能力与档案管理工作有着最直接的联系，是档案管理工作的基础。加强对企业档案管理人员的培训管理，打造一批掌握现代科技人才的优秀档案管理人员，适应自动化办公、无纸化办公等现代化办公。走出高科技含量的企业档案管理现代化。档案管理人员的培养和引进应重视工程技术人员、组织管理人员、技术操作和维护人员的培训。将档案管理工作做到实处，做到最好。

5 结语

现阶段，为国家现代化服务是我国的一项政治任务。档案工作的政治保密档案工作绩效之一。我们国家的档案，记载着政治、经济、军事、文化及科学技嚣震_术等方面的情况，其中大多数属于机密。 因此，档案工作者必须树立正确的保密观念，采取各种有效措施，保护好党和国家的机密。档案工作者要充分认识档案馆的工作特点，建立明确的服务意识，努力为我国的现代化。

参考文献

[1]李春雨，王伟杰.浅议如何做好档案管理工作[J].中外企业家，2009（12）：15-17..[2]李红.论新形势下的档案管理现代化[J].中国水运（社科版），2007（04）：18-20.

作者简介

马青（1986-），女，延安，陕西省延安市职业技术学院。