企业财务档案管理思考

温光远

[提要] 我国《会计法》中规定了财务档案的分类和范围，强调了企业财务档案管理工作的重要性，要求企业不断提高财务档案管理水平。本文从企业财务档案管理工作内容入手，着重分析了企业财务档案管理工作存在的问题，并探索了企业财务档案管理问题的对策。

关键词：企业；财务档案管理；问题；策略

中图分类号：G271 文献标识码：A

收录日期：2017年4月11日

在现代管理理念下，企业财务管理工作十分重视财务档案的管理，并对财务档案管理提出了更高的要求。但现阶段，我国部分企业缺乏对财务档案的重视，财务档案管理工作相关要求并没有真正落实到位，财务档案管理效率不高。甚至有些企业财务档案管理工作中存在着违法违规行为，严重影响企业财务管理工作效率的提升。在这种情况下，企业应加强重视财务档案管理工作，积极探索财务档案管理的科学策略。研究企业财务档案管理工作问题不仅能够提高企业财务档案管理工作水平，而且对企业财务工作的开展有着直接的现实意义。

一、企业财务档案管理工作的内容

（一）财务档案的收集。接收财务档案是企业财务档案管理工作的起点，也是企业财务档案管理的基础环节。并且，企业财务档案的接收会影响到后期的财务档案管理工作。因此，企业应对规定财务档案的接收程序和接收规范进行明确，确保企业财务档案接收的有效性。另外，企业应积极搜集与企业财务档案相关的资料，增强企业财务档案的完整性和系统性，为后期财务档案管理工作奠定基础。为此，企业在接收财务档案的过程中应明确财务档案的数量、名称和编号，并对每一卷财务档案进行核对。并且在核对之后，企业财务档案管理人员应在短时间内对财务档案进行整理并搬运上架。

（二）财务档案的整理。企业财务档案的整理主要包括分类、立卷、排列和编目。首先，分类主要根据财务档案的名称和类别进行归档，确保财务档案没有遗漏。并且，财务档案的分类应该按照财务档案自身的特点和规律进行分类，保证各项财务档案之间的关联性和逻辑性，进而形成严密的财务档案体系；其次，立卷主要指财务档案管理人员在坚持立卷基础上，保证档案之间的联系性和完整性，将财务档案装订成册，便于以后查找；再次，排列主要指对财务档案按照类型、年份、保管期限等进行顺序排列，重视财务档案的清晰度和美观性；最后，编目主要指采用一定的方法和规定对财务档案进行编号和装订，并将财务档案按照编号进行固定，之后登记财务档案的案卷目录。

（三）财务档案的保管。财务档案的保管主要包括清洁、装订和保存工作。首先，清洁主要指对财务档案和档案盛放容具进行消毒，尽可能彻底杀菌，保证财务档案处于一个清洁的环境中；其次，装订主要指采用多种类型和规格的装具对财务档案进行装订。为此，企业应根据财务档案的外形尺寸制定多种类型的档案盛放工具，并制作档案的封面、卷背、目录等。另外，企业应建立财务档案的检索目录、总账和分類账，为档案查找提供方便；最后，企业应在档案室放置防虫药品、吸潮物品等，并定期打扫档案室卫生，确保档案保存的安全性。

（四）财务档案的利用。财务档案的利用主要包括基础性利用和针对性利用。基础性利用主要指财务档案信息资源调查、数据提供、解决经济纠纷、资料需求调查等工作对财务档案的利用。针对性利用主要指企业在外部竞争和企业反倾销诉讼等过程中对财务档案的利用。

（五）财务档案的鉴定和销毁。大多数企业都会定期对财务档案进行鉴定并对达到保存期限的财务档案进行销毁。而企业财务档案的鉴定和销毁需要有企业的财务领导人员带头组成专门的工作小组，检查需要鉴定档案的内容、数量和顺序。并且，财务档案管理人员需要保存仍有经济纠纷或债务纠纷的财务档案。最后，财务档案管理人员需要根据档案鉴定结果对需要销毁的档案建立销毁清册并办理相关的审批手续，之后将需要销毁的档案送到销毁单位，由销毁单位进行销毁并永久保存销毁清册。

二、企业财务档案管理工作存在的问题

（一）基本管理问题。首先，部分财务档案管理人员缺乏对财务档案管理工作的正确认识，财务档案意识不高，尤其对信息化财务档案管理工作发展趋势认识不足，缺乏信息化的财务档案管理方式。另外，部分企业领导人员只重视企业的经济效益和企业的运行发展，缺乏对企业财务档案管理工作的重视，没有制定财务档案管理工作的相关规范和制度，严重影响财务档案管理规范化发展；其次，部分企业的财务档案管理制度不健全，尤其在信息化档案管理发展趋势下，很多企业都没有及时转变财务档案管理模式，缺乏与企业信息化发展相配套的财务档案管理机制，导致企业财务档案管理工作没有章法可循；再次，部分企业的财务档案立卷、归档和销毁工作不够完善，没有严格按照工作要求开展工作。例如，企业财务档案立卷填制不仔细、档案归档不够完整、档案没有进行定期销毁等；最后，部分企业财务档案保管模式十分落后，仍然采用传统的人工保管和纸质保管的方式，财务档案保管需要花费大量的时间和人力。

（二）档案利用问题。首先，部分财务档案管理人员缺乏对财务档案利用的客观认识，认为财务档案主要指为了行政检查和外部审计而开展的，无法为企业创造经济效益。在这种情况下，很多企业都不重视财务档案的管理工作。另外，还有些企业缺乏对电算化财务档案管理的认识，不了解现代化的信息数据和信息媒介，财务档案的利用效率不高；其次，部分财务管理部门过度强调财务档案的保密工作，要求财务档案的利用必须经过企业领导人员书面批准。并且，大多数企业的财务档案只能由财务档案管理人员进行查阅，保密措施十分到位。但是，这种过度保密会将很多档案使用者拒之门外，严重影响档案利用效率的提升；最后，企业财务档案利用方式单一。大多数企业的财务档案都在档案室保存着，档案利用需要跟档案管理人员进行沟通。并且，档案查找工作需要花费大量的时间，单一的人工措施无法满足档案利用的需求。

（三）管理人员问题。首先，财务档案管理人员素质不高。部分财务档案管理人员缺乏对先进管理知识和财务档案管理技能的学习，无法胜任财务档案管理工作。并且在当今信息化时代，财务档案的信息化管理已经成为财务档案管理的重要发展方向。但是，部分财务档案管理人员缺乏基本的信息技能，无法适应信息化的财务档案管理，业务素质有待提升；其次，部分财务档案管理人员存在着一定的职业道德问题。有些企业的财务档案管理人员在岗工作中缺乏诚信意识，没有做到廉洁自律，利用工作岗位之便伪造或篡改档案数据，给企业带来重大的经济损失。

三、企业财务档案管理工作建议

（一）完善财务档案的基本管理。首先，企业应加强财务档案管理人员的档案意识，使财务档案管理人员充分认识到财务档案管理工作对企业发展的重要性，提高财务档案管理人员对本职工作的重视程度；其次，企业应重视对财务档案管理制度的完善，积极制定财务档案管理的相关规章制度，并真正落实财务档案管理的规章制度。同时，我们还应将财务档案管理工作上升到法律高度，增强企业财务档案管理的法制化程度。如，企业财务档案管理规章制度的制定需要根据我国财务档案管理的相关法律，积极完善原有财务档案管理制度的漏洞，明确财务档案管理各部门的管理责任和管理目标，确保财务档案管理工作有序开展；再次，企业应积极规范财务档案的立卷、归档和销毁工作，明确财务档案立卷、归档和销毁工作的流程和标准，增强财务档案立卷、归档和销毁的规范性；最后，企业应促进财务档案管理的信息化发展，将信息技术运用于财务档案管理过程中，积极购置设施完备的信息化设备，加强互联网通信建设，引进信息化财务档案管理人员，不断提高财务档案管理的信息化水平。

（二）提高财务档案利用效率。首先，企业财务档案管理部门应积极树立服务观念，坚持以人为本的理念开展财务档案管理工作，将财务档案管理工作的重点放在为普通群众服务上，建立为人民群众服务的财务档案利用体系。并且，企业针对涉及人民群众切身利益的财务档案要充分考虑财务档案利用者的需求；其次，企业财务档案管理部门应积极更新服务方法，采用多样化的服务方式。为此，企业财务档案管理部门应积极开展口头咨询、电话咨询、书面咨询、网络咨询等多样化的财务档案信息服务工作，在提高档案服务水平的同时提升档案的利用程度。

（三）提高管理人员素质。首先，企业应不断提高财务档案管理人员的专业素养，加強财务档案管理人员对现代化管理知识和财务档案知识的学习，完善财务档案管理人员的知识结构，使财务档案管理人员深入了解管理工作要求和操作程序。并且，企业应组织财务档案管理人员参加业务实践，不断提高财务档案管理人员的管理能力，鼓励财务档案管理人员运用现代化管理技能开展财务管理工作；其次，企业应结合财务档案管理法律法规，加强对财务档案管理人员的职业道德教育，提高财务档案管理人员的法律意识和自律意识，不断提高财务档案管理人员的职业道德素质，在最大程度上避免财务档案管理人员违规操作情况的发生。

主要参考文献：

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