中职学校人事档案管理工作开展的探索

张惠玲

摘 要：中职院校首先需要对人事档案管理工作予以高度重视，才能够在工作中探索到更好地管理路径，才能够让中职院校的人事管理工作更加高效。基于此，本文就中职学校人事档案管理工作开展进行分析研究，希望可以为中职院校人事档案管理质量的提升提供借鉴。

关键词：中职院校；人事档案；管理工作

前言：在诸多的资料管理类工作中，人事档案管理工作具有较强的政策性与专业性。档案管理水平，在一定程度上也代表着学校的管理水平与教学质量，对于学校技能人才培训的要求，起着决定性的作用，特别是在人才的开发、引进以及使用过程中，具有举足轻重的作用。伴随着中职教育管理体制改革的不断深入，各个学校在人力资源方面的竞争愈演愈烈，只有做好了人事档案管理工作，才能拥有各类的高素质人才，才能在激烈的竞争中占据优势地位。

一、中职学校人事档案管理重要性

随着时代的发展和变化，中职院校一方面注重在教学质量上予以不断探索，以期能够更好地传递具有实用性的知识，另一方面也非常注重人事工作的开展，注重人事管理的夯实。而真正促进中职院校人事管理工作予以高校进行的重要基础，便是人事档案管理工作的开展。通过人事档案管理的优化，可以让院校对于人员产生宏观性的认识，能够让院校在人事安排上更加合理，也有助于更好地培养具有专业性的人才，从而促使院校能够更进一步，无论在教学质量还是在人事优化方面的得以更大进步。

二、中职学校人事档案管理现状及存在问题

1.工作制度不健全，落实不到位

部分中职学校对相关管理人员的岗位职责没有进行明确的规定，相关的管理规章及制度缺乏完整性、具体性、系统性，导致制度不健全的情况时有发生。有些中职院校则是相关的制度健全、完备，但是对相关的人事档案管理工作缺乏重视，致使在现实的工作中，许多制度都没有得到落实，对档案管理工作的规范发展产生了一定的影响。

2.材料收集不齐全，整理不规范

各单位的管理人员对国家的有关的法律法规与政策，缺乏足够的认识，没有予以高度重视，在关于执行理解的程度水平方面，也存在着许多差异。此外，部分中职院校的有关管理人员也不固定，经常发生更换的现象，这就导致各个中职学校，在档案材料的收集和整理方面，缺乏严重的完整性、系统性与规范性。

3.新建材料多，失真情况严重

在人事档案中，确保材料的真实，这是院校生存的前提条件。然而，在实际的人事档案管理工作中，履历表中所填写的信息不真实现象时有发生，这就极容易导致档案材料的失真，部分单位为了发展与竞争，普遍存在着新建档案的现象，使中职学校人事档案的部分功能被削减，无法实现对人员考察的全面性。

三、加强中职学校人事档案管理的措施

1.建立档案管理制度，健全管理模式

在中职学校的人事档案管理工作中，对于《档案管理责任追究制度》、《干部档案管理制度》等有关的制度，在建立的同时要不断进行完善，使中职学校的认识到人事档案管理工作重要性，做到有章可循、有章可依。在有关档案登记方面，必须要做到规范化和系统化，人事档案管理的工作，必须依据相关的管理制度，严格依据对档案保管期限及归档范围方面的有关规定来开展人事档案的管理工作。与此同时，对于现行的人事档案管理制度，也要注重加强其规范化建设工作，不断推进与深化人事档案管理制度工作的改革，使人事档案管理制度不断朝着具体化、系统化、科学化、合理化的方向发展，促使认识档案管理制度更加的完善，在服务体制的转变方面，要注重突破传统的服务体制，使服务体制朝着以人为本的方向发展，使人事档案管理建设工作朝着规范化、制度化、科学化的方向发展。

2.及时跟进，做到档案的齐全完整

在中职学校人事档案的收集方面，一定要注重定期开展收集工作，与此同时，也要不定期的开展人事档案的整理，并注重将二者结合起来，在人事档案的收集过程中，要不断加强相关的监督和管理，确保人事档案收集管理的正常、有序、规范的开展与进行，对于人事档案的收集范围也要进行进一步的明确，只有这样，才能使人事档案的完整性予以保障，有利于推进人事档案管理建设的动态化发展。此外，计划的指定也非常重要，结合收集计划对一些相关资料进行收集，这些资料包括工资普调、表彰奖励、职称评定、年度考核材料等等。为了方便组织人事部门对档案查阅工作的开展，对于零散的材料，要不定期对其进行收集整理，对于相关的信息要做到及时地掌握，在对这些信息进行归档之前，必须注重开展相关的鉴定工作，鉴定工作一定要认真严格进行，杜绝工作人员的掉以轻心，只有这样，才能保证材料的客观性、具体性与真实性，才能为相关查阅工作提供切实可行的依据。此外，要定期對材料的登记与传递制度进行检查，使监督机制不断的完善，使档案材料的完整性得到保障。

3.加强信息化建设，提高档案利用率

随着信息技术的不断发展与进步，信息技术已经进入到各行各业，已经渗透到人们的工作和生活中去，并发挥着越来越重要的作用。这就要求中职学校的人事档案管理方面，必须认识到信息化管理的重要性，要不断深入认识与加强，中职业学校人事档案管理信息化建设，利用规范的电子文本，将使用率高及文本格式相似的个人信息进行保存，认真做好档案资源的整合与区别工作。要充分利用各种的终端设备，为使用者提供自动化的服务，满足他们的需求，注重共享机制建立的阶段性与层次性。与此同时，要不断提高自己的服务意识与能力，利用人才信息资源，加大对人才的开发与利用，使人事档案信息发挥应有的作用，在促进学校人事制度改革的同时，为人才的评聘工作提供重要依据。

结语：

伴随着社会时代的不断发展与进步，中职学校的人事档案管理工作也必须紧跟时代发展的步伐，对管理观念进行不断更新与转变，对建立极具现代化的档案管理模式，并不断探索更好地管理形式，注重把握其特点，注重有关经验的总结，使档案的管理水平得到真正意义上的提高，使档案管理工作发挥更重要的作用。

参考文献：

[1]陈彩燕. 中职学校干部人事档案管理工作的现状与对策[J]. 湖南科技学院学报，2015，（08）：186-188.

[2]蔡晶. 浅谈中职学校干部人事档案管理现状与管理策略[J]. 求知导刊，2015，（09）：97.

[3]王纪萍. 浅谈中职学校人事档案管理[J]. 山东档案，2014，（02）：44-45.

[4]刘丽梅. 浅谈中职学校档案管理存在的问题及对策[J]. 科技风，2014，（01）：253.