新时期档案管理工作的优化策略探讨

李文芬

摘要：档案管理是企业日常管理不可或缺的重要部分，良好的档案管理不仅能帮助企业管理者更好地了解企业过去、掌握企业现在以及规划企业未来，还能帮助企业外部人员更好地对企业进行评估，为各项合作活动的开展提供依据。尤其是在新时期，各企业间的竞争越发激烈，档案管理工作的重要性就更加突显。故优化档案管理策略，提高企业综合竞争能力，是当前应首要解决的问题。本文就主要探讨新时期档案管理工作的优化策略。

关键词：档案管理；优化策略；水务局

档案是对客观事实的真实记录，具备法律意义和凭证意义，对水务局而言，档案管理工作承担着“传输信息”的职责，具备依附性、阶段性、封闭性等特点。在新时期，水务局工作面临着很多机遇和挑战，要准确把握机遇、战胜挑战，除了依靠自身的管理能力和人员水平外，还需要完善的档案管理工作作支撑。而要确保档案管理工作的完善，就要不断优化档案管理工作策略。因此，探讨新时期档案管理工作的优化策略极具现实意义。

一、水务局档案管理特点

水务局属于政府的水行政主管部门，主要负责水利工程建设管理、防汛抗旱、水资源管理等工作。水务局档案管理特点主要表现为两点：一是周期长，就以水利工程建设为例，受技术、资金、施工条件等因素的影响，水利工程从初始规划到竣工验收，周期为几年到几十年不等，有的工程还可能受地质条件影响，需要重新规划设计，这无疑就使得建设周期更长了。二是档案种类繁多，水务局涉及的档案种类繁多，单水利工程而言就包含了现场勘察、测量、规划、设计方案等环节的档案资料，再加上防汛抗旱、水资源管理等工作形成的档案资料，不仅形成的档案种类繁多，数量也是极其庞大的[1]。

近几年来，水利工程的建设、各地洪涝灾害的发生、水资源短缺等使得水务局不得不面临更多的工作压力，需要解决的问题和难题也层出不穷，同时形成的档案资料也越发多元化，数量也越来越多。加之，水务局档案管理工作本就存在不足之处，因此，水务局有必要积极探索档案管理工作的优化策略，确保档案管理工作能顺利、高效开展，能够为水务局各项工作的开展提供可靠、真实、完整的信息支撑。

二、新时期水务局档案管理工作优化策略

1.优化档案管理意识。良好的档案管理意识是开展档案管理工作的前提。水务局一方面应优化档案部门工作人员的档案管理意识，让他们明确自身岗位职责，全身心投入到档案管理工作中，做好档案管理工作的整体规划；另一方面应优化其他部门人员的档案管理意识，让他们认识到档案管理工作并不只是档案管理部门的责任，而是需要大家共同努力和相互配合的，促使他们积极参与档案管理工作。只有双管齐下，才能真正创建一个完善的档案管理网络，才能为档案管理工作的后续开展奠定坚实基础。

2.优化档案管理制度。完善的制度是档案管理工作的保护屏障。水务局有必要结合实际工作和档案管理需求，优化档案管理制度，提高档案管理工作的效率。具体而言，在设置内部管理机构时，有必要强调档案管理部门的独立性，给档案管理部门提供足够资源；在内部管理时，档案管理部门也必须严格进行自我监督，完善并落实档案归档制度、整理制度、岗位人员责任制度、考核制度、档案保管制度、借阅制度、保密制度等相关制度。只有这样，才能确保优化的档案管理制度能真正发挥作用，进而确保任何一项档案管理工作的开展都能有相应的制度作支撑。

3.优化档案管理人员。即便在新时期各行各业在档案管理工作方面都或多或少融入了信息化技术和设备，大大提升了档案管理工作的便捷性，但归根究底信息化技术的使用及设备的操作还是要依靠人。因此，档案管理人员的优化是档案管理工作质量的重要保障。具体而言，档案管理人员必须明确档案管理工作的重要性，不断警示自己要实事求是、尽职尽责；熟练掌握部门职责、规章制度、档案分类标准等；积极参与相关培训，不断提高自身专业知识、技能和素养；敢于正视自身不足，不断学习和改进。此外，水务局还可定期对档案管理人员进行考核，通过者才能继续从事原岗位工作，确保档案管理队伍整体质量。

4.优化档案管理设施。在新时期水务局必须不断优化档案管理设施设备才能满足档案管理工作需求。如档案管理室应避免阳光直射，若需人工照明也应使用防爆灯，以免长时间用电造成火灾；档案管理部门应配备专门的库房、阅览室和办公区，同时安装必须的设备与器具；相关区域必须定期清洁打扫，保持干燥整洁；定期检查和维护设施设备，及时修理或更换损坏零件或设备等。此外，档案管理室的湿度、温度、通风也应有所保障，做好通风措施，温度应控制在14-24℃，湿度应控制在45-60%，最好安装湿度测量仪器，以便实时掌握档案管理室的湿度变化，及时做好调节[2]。

5.优化档案管理模式。在新时期信息网络技术的迅猛发展促使各行各业的档案管理工作都逐渐步入信息化建设轨道，水务局档案管理工作也不例外。要优化档案管理模式，实现信息化建设，首先必须认清电子档案管理的发展趋势；然后着重培养和引进信息化管理人才，以及信息化设备的购进，但在此阶段必须确保档案资料的保密和安全工作到位，防止资料外泄、损坏等，尤其要做好电子资料的安全工作，如设置登录密码、安装防火墙、定期杀毒等；最后要紧密结合实际情况和需求，及时更新档案资料，提高档案资料的利用率，确保档案资料能更好地为水务局工作的开展提供服务[3]。

三、结语

综上所述，在新时期水务局档案管理工作面临着诸多问题和挑战，同时也面临着很多发展机遇，要抓住机遇、解决问题、战胜挑战，就必须不断优化档案管理策略。本文主要从档案管理意识、档案管理制度、档案管理人员、档案管理設施和档案管理模式五方面展开了论述。但在具体档案管理工作中，还应结合实际情况和需求选择相应的优化板块，这样才能确保优化后能对档案管理工作产生积极作用，避免做无用功。

参考文献：

[1]孙利文.分析档案管理工作中的疑难点及优化策略[J].才智，2014（05）：337-337

[2]罗伟玲.水利工程档案管理工作的优化措施[J].经营管理者，2015（20）：267-267

[3]李万刚.新时期实业单位档案管理工作的优化策略[J].办公室业务，2017（04）：101-101.endprint